Załączniki do Transakcji
Zakładka Załączniki do Transakcji w Flowtly to centralne miejsce do przechowywania plików i zarządzania nimi w kontekście transakcji finansowych. Funkcja ta zapewnia prawidłowe przyporządkowanie wszystkich zapisów płatności, faktur i dokumentów pomocniczych, co poprawia przejrzystość i zgodność z regulacjami w operacjach finansowych. Umożliwia również zarządzanie dokumentami i plikami niezależnie od konkretnych transakcji.
Zakładka ta oferuje uporządkowany przegląd wszystkich przesłanych załączników związanych z transakcjami. Główne funkcjonalności obejmują:
- Przeglądanie wszystkich załączników transakcji w jednym miejscu.
- Identyfikowanie i zarządzanie nieprzypisanymi (oczekującymi) załącznikami.
- Ręczne dodawanie nowych załączników.
- Edytowanie i usuwanie istniejących załączników.
Wszystkie załączniki są sortowane chronologicznie według daty. Dla każdej daty wyświetlane są wszystkie transakcje z danego dnia. Każdy załącznik jest wyświetlany z następującymi szczegółami:
- Nazwa Pliku – Nazwa dodanego załącznika (np. faktura, paragon).
- Nazwa Kontrahenta – Wskazuje kontrahenta powiązanego z transakcją, wyświetlanego pod nazwą pliku.
- Kwota – Kwota transakcji, podana dla odniesienia.
- Miesiąc Rozliczeniowy / Data Otrzymania – Wskazuje miesiąc rozliczeniowy, w którym transakcja została przetworzona, oraz datę jej otrzymania.
- Załącznik – Plik przypisany do załącznika.
- Podgląd – Umożliwia podgląd załączonego pliku.
- Edycja i Usuwanie – Umożliwia modyfikację lub usunięcie załączników.
Dodawanie załączników i zarządzanie nimi
Aby dodać nowy załącznik:
- Kliknij przycisk „Dodaj załącznik” w prawym górnym rogu.
- Podaj nazwę.
- Wybierz powiązanego Kontrahenta (koszt) z listy wcześniej utworzonych kontrahentów.
- Podaj kwotę załącznika.
- Wybierz walutę.
- Wybierz plik z komputera i prześlij go.
- Podaj datę otrzymania załącznika.
- Wskaż miesiąc rozliczeniowy, do którego należy załącznik.
- Kliknij „Zapisz”, aby zapisać załącznik.
Zarządzanie nieprzypisanymi załącznikami
Nieprzypisane załączniki to pliki, które zostały dodane do Flowtly, ale nie zostały jeszcze przypisane do transakcji. Mogą to być:
- Faktury dodane przed zarejestrowaniem powiązanej transakcji.
- Dokumenty dodane ręcznie, które wymagają przypisania do właściwego kosztu.
- Pliki wymagające weryfikacji przed przypisaniem.
Aby zapewnić dokładność finansową, załączniki te należy przyporządkować do odpowiednich transakcji.
Przykłady zastosowania
- Łączenie faktur dostawców (w formacie PDF) bezpośrednio z konkretnymi transakcjami płatniczymi w celu ułatwienia audytu i ewidencji.
- Przesyłanie zdjęć paragonów za wydatki pracowników, które zostaną później przyporządkowane do odpowiadających im transakcji bankowych.
- Centralizacja wszystkich umów i harmonogramów płatności w celu zapewnienia łatwego dostępu i zgodności z wymogami regulacyjnymi.
- Zarządzanie nieprzypisanymi dokumentami (np. wcześniej otrzymanymi fakturami) do czasu zarejestrowania powiązanej transakcji finansowej w systemie.
