Guia de integração

Este guia acompanha uma nova organização na configuração do Flowtly pela ordem que melhor funciona: cada passo assenta no anterior. Cada passo remete para o artigo que o trata por inteiro. A segunda metade reúne as perguntas que mais surgem nas primeiras semanas, tanto entre administradores como entre as pessoas que convidam, por exemplo um contabilista externo.

Durante um período de teste, uma lista de verificação, "Get set up", surge no canto inferior direito do espaço de trabalho com as três primeiras tarefas: "Add a client", "Create a project" e "Invite a teammate". Os passos seguintes cobrem essas tarefas e o que as rodeia.

Passo 1: Definições da organização

Comece em "Settings" → "Administration" → "Organization". Defina a "Company default currency", o idioma da interface e o idioma legal, os formatos de data e de montante, os dias úteis e o logótipo da empresa. Estes aplicam-se a todos na organização, por isso resolva-os antes de alguém começar a introduzir dados. Consulte Definições da organização.

Depois abra "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" e preencha os dados de faturação que os seus clientes verão nas faturas: nome da empresa, morada e número de identificação fiscal. O "Invoice name format" define como as faturas são numeradas, e os dias de vencimento do pagamento definem o prazo de pagamento predefinido. Consulte Definições de faturação.

Se a sua organização quiser que todos os membros usem um segundo fator de início de sessão, ative agora "Require multi-factor authentication" em "Settings" → "Administration" → "Security", antes de convidar alguém. Ninguém fica bloqueado por isso: as pessoas que ainda não configuraram uma aplicação de autenticação são guiadas pela configuração ao iniciar sessão. Consulte Definições de segurança.

Passo 2: Utilizadores e grupos de permissões

Decida quem deve ver e fazer o quê antes de convidar pessoas. Crie "Permission groups" em "Settings" → "People" → "Permission groups", um por cada função na sua empresa, como «Gestor de projeto» ou «Contabilista». Uma alteração a um grupo aplica-se de uma só vez a todos os seus membros, o que é mais fácil de manter correto do que permissões por pessoa. Consulte Grupos de permissões e Permissões.

Depois adicione as suas pessoas em "People" → "Team members" com "Add team member", e use "Invite" na lista para dar a cada uma acesso de início de sessão. O convite vai para o endereço de e-mail da empresa que consta do perfil. Consulte Convide a sua equipa e Novo colaborador.

As pessoas que aprovam coisas precisam da sua função antes de chegar o primeiro pedido. Os aprovadores de ausências definem-se em "Settings" → "People" → "Time off approvers", e os aprovadores de faturas em "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers". Consulte Aprovadores de faturas.

Passo 3: Clientes e projetos

Adicione os seus clientes em "Counterparties" com "Add counterparty", escolhendo a função de cliente. Defina com cuidado o país e a moeda de cada cliente: as tarifas e as faturas dos projetos desse cliente usam a moeda do cliente. Consulte Clientes.

Depois crie projetos em "Projects" com "Add project", escolha o tipo de projeto, associe o cliente e use "Attach team members" para adicionar as pessoas que vão trabalhar nele. Consulte Adicionar (editar) projeto.

Passo 4: Tarifas

Para trabalho por tempo e materiais, atribua a cada pessoa uma tarifa horária em cada projeto que fatura. Abra o perfil da pessoa, vá ao separador "Rates" e escolha "Add rate". Uma tarifa só pode ser adicionada a um projeto ativo que tenha cliente, e a sua moeda é a do cliente. Quando uma tarifa muda, prolongue-a a partir de uma data em vez de a editar, para que as horas anteriores mantenham o preço a que foram trabalhadas. Consulte Tarifas.

Os preços predefinidos associados a atributos, como a antiguidade, definem-se em "Settings" → "Advanced" → "Billing rates". Consulte Tarifas de faturação.

Passo 5: Registo de tempo

As pessoas registam as suas horas em "Work Time", nos projetos a que estão associadas. Em "Settings" → "People" → "Timesheets" pode exigir um comprimento mínimo da descrição de cada entrada, o que mantém as entradas úteis nas faturas. O registo de tempo pode ser desativado para as pessoas que não registam horas. Consulte Registo de tempo, Folhas de horas e Definições de registo de horas.

No fim de um mês, as horas de um projeto podem ser aprovadas antes de serem faturadas. Consulte Aprovação mensal do projeto.

Passo 6: Faturação

Cada fatura precisa de uma conta bancária e de um cliente, por isso adicione a conta bancária da sua empresa em "Settings" → "Finance & Business" → "Banks" antes da primeira fatura. Depois crie faturas em "Invoices", à mão ou a partir das horas registadas em "Work Time". Consulte Lista e criação de faturas.

Para as faturas de fornecedores, decida quem as aprova. Em "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers", ative o "Invoice approval workflow" e use "Grant role" para cada pessoa que deva aprovar. As faturas também podem ser encaminhadas para o responsável por uma etiqueta de um dos seus "Invoice tag groups", como um tipo de custo. Consulte Fluxo de aprovação de faturas.

Passo 7: Integrações

Ligue por último os sistemas que já utiliza, quando os dados que trocam com o Flowtly já têm para onde ir: contas bancárias, faturação eletrónica KSeF, exportações para o seu software de contabilidade e Google Calendar. Consulte Integrações, Integração bancária, Faturação eletrónica e Exportações de contabilidade.

Armadilhas comuns

Iniciar sessão com um endereço diferente do convidado

Um convite pertence exatamente ao endereço de e-mail para o qual foi enviado. Se já tem uma conta Flowtly com outro endereço, por exemplo uma caixa de correio privada, a organização que convidou o seu endereço de trabalho não aparece quando inicia sessão com o privado. Inicie sessão com o endereço que o convite indica. Se a sua conta deve ficar noutro endereço, peça ao administrador que convide esse endereço em vez disso.

Administradores: antes de convidar uma pessoa externa, como um contabilista, pergunte com que endereço inicia sessão no Flowtly.

Aceitar um convite quando já tem uma conta

Um convite para um endereço que já tem uma conta Flowtly não cria uma segunda conta. Inicie sessão, abra o menu da conta, escolha "Change organization" e depois "See all organizations". Na página "Choose organization" o convite aguarda em "Pending invitations". Escolha "Accept" e a organização junta-se à sua lista. Consulte Trabalhar com várias organizações.

Um aprovador que não aceitou o convite

Quem tem a função de aprovador de ausências ou de faturas mas nunca aceitou o convite não consegue aprovar nada. O Flowtly avisa disso nas definições dos aprovadores e na fatura. Certifique-se de que cada aprovador iniciou sessão pelo menos uma vez antes de contar com ele.

Configurar uma aplicação de autenticação

Quando a sua organização exige autenticação multifator, o ecrã de início de sessão pede-lhe que configure uma aplicação de autenticação na primeira vez:

Instale no telemóvel uma aplicação de autenticação, como o Google Authenticator ou o Microsoft Authenticator.
Leia o código QR do ecrã com a aplicação, ou escreva o "Secret" à mão na aplicação.
Introduza o "6-digit code" que a aplicação mostra.
Assinale "Trust this device" se não quiser que lho voltem a pedir neste navegador durante 30 dias.
Escolha "Verify and enable" e guarde depois os seus "Recovery codes".

Nunca envie o código QR, o segredo ou um código de recuperação a ninguém, incluindo o suporte do Flowtly. Quem os tiver pode produzir os seus códigos de início de sessão. Se partilhar uma captura deste ecrã, tape-os primeiro. Consulte Autenticação multifator.

Se o início de sessão parar com um erro antes de aparecer o ecrã de configuração, contacte o suporte como descrito abaixo.

Início de sessão com Google ou palavra-passe

Escolher "Sign in with Google" e iniciar sessão com o seu endereço de e-mail e palavra-passe levam à mesma conta, desde que o endereço seja o mesmo. O início de sessão com Google só funciona para um endereço que já tenha uma conta Flowtly ou tenha sido convidado. Se nunca definiu uma palavra-passe, use "Forgot password" no ecrã de início de sessão para definir uma. Consulte Iniciar sessão.

Repor uma palavra-passe

Escolha "Forgot password" no ecrã de início de sessão e introduza o endereço que a sua conta utiliza. O Flowtly envia por e-mail uma ligação com validade limitada para definir uma nova palavra-passe. Se a sua organização impõe o início de sessão único (SSO), as palavras-passe não podem ser repostas no Flowtly; inicie sessão através do fornecedor da sua empresa.

O que enviar ao suporte quando não consegue iniciar sessão

Envie uma mensagem com:

O endereço de e-mail com que inicia sessão.
Como inicia sessão: palavra-passe, Google ou o início de sessão único (SSO) da sua empresa.
A hora exata da tentativa, com o seu fuso horário.
Uma captura de toda a janela do navegador, com a barra de endereços visível.

Não inclua a sua palavra-passe, um código QR, um segredo da aplicação de autenticação nem um código de recuperação.

Configurar o KSeF

O token KSeF que cola nas definições de faturação eletrónica precisa das permissões InvoiceRead e InvoiceWrite. Um token sem elas é recusado com uma mensagem que indica o que falta; gere um novo no KSeF e cole-o de novo.

Entregar os dados ao seu contabilista

Antes de contar com uma exportação regular para o seu software de contabilidade, exporte um mês e peça ao seu contabilista que o importe como teste. Os problemas com categorias, registos ou contrapartes surgem aí, antes de chegarem aos seus livros.

Exemplos de utilização

Uma pequena empresa de serviços configura o seu espaço de trabalho numa tarde, das definições da organização até à primeira fatura.
Um administrador prepara os grupos de permissões e os aprovadores antes de convidar toda a equipa, para que ninguém inicie sessão numa vista vazia ou errada.
Um contabilista externo junta-se a uma organização com uma conta Flowtly existente e configura a aplicação de autenticação que a organização exige.