Посібник із впровадження

Цей посібник проводить нову організацію через налаштування Flowtly в порядку, який працює найкраще: кожен крок спирається на попередній. Кожен крок веде до статті, що розглядає його повністю. Друга половина збирає запитання, які найчастіше виникають у перші тижні, як в адміністраторів, так і в людей, яких вони запрошують, наприклад у зовнішнього бухгалтера.

Під час пробного періоду в правому нижньому куті робочого простору відображається список Налаштування з трьома першими завданнями: Додайте клієнта, Створіть проєкт і Запросіть колегу. Наведені нижче кроки охоплюють ці завдання та все, що їх оточує.

Крок 1: Налаштування організації

Почніть із Налаштування → Адміністрування → Організація. Задайте Валюту компанії за замовчуванням, мову інтерфейсу та юридичну мову, формати дат і сум, робочі дні та логотип компанії. Вони застосовуються до всіх в організації, тому визначте їх, перш ніж хтось інший почне вводити дані. Див. Налаштування організації.

Потім відкрийте Налаштування → Фінанси та бізнес → Налаштування рахунків і заповніть платіжні дані, які ваші клієнти бачитимуть на рахунках: назву компанії, адресу та податковий ідентифікаційний номер. Формат назви рахунку задає нумерацію рахунків, а кількість днів до оплати встановлює типовий термін оплати. Див. Налаштування виставлення рахунків.

Якщо ваша організація хоче, щоб кожен учасник використовував другий фактор входу, увімкніть Вимагати багатофакторну автентифікацію в Налаштування → Адміністрування → Безпека зараз, перш ніж когось запрошувати. Це нікого не блокує: люди, які ще не налаштували застосунок-автентифікатор, проходять налаштування під час входу. Див. Налаштування безпеки.

Крок 2: Користувачі та групи дозволів

Вирішіть, хто що має бачити й робити, перш ніж запрошувати людей. Створіть Групи дозволів у Налаштування → Люди → Групи дозволів, по одній на кожну роль у вашій компанії, наприклад «Керівник проєкту» або «Бухгалтер». Зміна в групі застосовується одразу до всіх її учасників, і це легше підтримувати в порядку, ніж дозволи для окремих людей. Див. Групи дозволів і Дозволи.

Потім додайте своїх людей у Люди → Члени команди кнопкою Додати члена команди та скористайтеся Запросити у списку, щоб дати кожному доступ для входу. Запрошення надходить на службову адресу електронної пошти з профілю. Див. Запросіть свою команду і Новий співробітник.

Люди, які щось затверджують, потребують своєї ролі ще до надходження першого запиту. Відповідальних за затвердження відпусток визначають у Налаштування → Люди → Відповідальні за затвердження відпусток, а відповідальних за затвердження рахунків у Налаштування → Фінанси та бізнес → Відповідальні за затвердження рахунків. Див. Затверджувачі рахунків.

Крок 3: Клієнти та проєкти

Додайте своїх клієнтів у Контрагенти кнопкою Додати контрагента, вибравши роль клієнта. Ретельно вкажіть країну та валюту кожного клієнта: ставки та рахунки в проєктах цього клієнта використовують валюту клієнта. Див. Клієнти.

Потім створіть проєкти в Проєкти кнопкою Додати проєкт, виберіть тип проєкту, пов'яжіть клієнта та скористайтеся Додати членів команди, щоб додати людей, які над ним працюватимуть. Див. Додавання (редагування) проєкту.

Крок 4: Ставки

Для роботи за часом і матеріалами призначте кожній людині погодинну ставку в кожному проєкті, який вона виставляє до оплати. Відкрийте профіль людини, перейдіть на вкладку Ставки і виберіть Додати ставку. Ставку можна додати лише до активного проєкту, який має клієнта, а її валюта — це валюта клієнта. Коли ставка змінюється, продовжте її від певної дати замість того, щоб редагувати, щоб ранні години зберегли ціну, за якою їх відпрацювали. Див. Ставки.

Типові ціни, прив'язані до атрибутів, таких як рівень досвіду, задаються в Налаштування → Розширене → Правила атрибутів. Див. Тарифи виставлення рахунків.

Крок 5: Облік часу

Люди вносять свої години в Робочий час, у проєктах, до яких їх додано. У Налаштування → Люди → Табелі обліку часу можна вимагати мінімальну довжину опису для кожного запису, що робить записи корисними в рахунках. Облік часу можна вимкнути для людей, які не вносять години. Див. Облік часу, Табелі обліку часу і Налаштування обліку часу.

Наприкінці місяця години проєкту можна затвердити, перш ніж їх буде виставлено до оплати. Див. Щомісячне затвердження проєкту.

Крок 6: Виставлення рахунків

Кожен рахунок потребує банківського рахунку та клієнта, тому додайте банківський рахунок вашої компанії в Налаштування → Фінанси та бізнес → Банки до першого рахунку. Потім створюйте рахунки в Рахунки, вручну або з годин, внесених у Робочий час. Див. Список рахунків та створення.

Для рахунків постачальників вирішіть, хто їх затверджує. У Налаштування → Фінанси та бізнес → Відповідальні за затвердження рахунків увімкніть Процес затвердження рахунків і скористайтеся Надати роль для кожної людини, яка має затверджувати. Рахунки також можна спрямовувати власникові тега з однієї з ваших груп тегів рахунків, наприклад виду витрат. Див. Процес погодження рахунків-фактур.

Крок 7: Інтеграції

Підключайте системи, якими ви вже користуєтеся, наприкінці, коли дані, якими вони обмінюються з Flowtly, вже мають своє місце: банківські рахунки, електронне виставлення рахунків у KSeF, експорти для вашого бухгалтерського програмного забезпечення та Google Calendar. Див. Інтеграції, Банківська інтеграція, Електронне виставлення рахунків і Бухгалтерський експорт.

Типові проблеми

Вхід з іншою адресою, ніж та, на яку надійшло запрошення

Запрошення належить саме тій адресі електронної пошти, на яку його надіслано. Якщо ви вже маєте обліковий запис Flowtly за іншою адресою, наприклад приватною поштовою скринькою, організація, що запросила вашу службову адресу, не з'являється, коли ви входите з приватною. Входьте з адресою, указаною в запрошенні. Якщо ваш обліковий запис має залишитися за іншою адресою, попросіть адміністратора натомість запросити цю адресу.

Адміністратори: перш ніж запрошувати зовнішню людину, наприклад бухгалтера, запитайте, з якою адресою вона входить до Flowtly.

Прийняття запрошення, коли у вас уже є обліковий запис

Запрошення на адресу, яка вже має обліковий запис Flowtly, не створює другого облікового запису. Увійдіть, відкрийте меню облікового запису, виберіть Змінити організацію, а потім Переглянути всі організації. На сторінці Обрати організацію запрошення очікує в розділі Запрошення в очікуванні. Виберіть Прийняти, і організація з'явиться у вашому списку. Див. Робота з кількома організаціями.

Затверджувач, який не прийняв запрошення

Людина, яка має роль затверджувача відпусток або рахунків, але ніколи не приймала запрошення, нічого не може затвердити. Flowtly попереджає про це в налаштуваннях затверджувачів і на рахунку. Переконайтеся, що кожен затверджувач увійшов принаймні раз, перш ніж на нього покладатися.

Налаштування застосунку-автентифікатора

Коли ваша організація вимагає багатофакторної автентифікації, екран входу вперше просить налаштувати застосунок-автентифікатор:

Установіть на телефон застосунок-автентифікатор, наприклад Google Authenticator або Microsoft Authenticator.
Відскануйте QR-код на екрані застосунком або введіть Секрет у застосунок вручну.
Введіть 6‑значний код, який показує застосунок.
Позначте Довіряти цьому пристрою, якщо не хочете, щоб вас питали знову в цьому браузері протягом 30 днів.
Виберіть Перевірити та ввімкнути, потім збережіть свої Коди відновлення.

Ніколи не надсилайте QR-код, секрет або код відновлення нікому, зокрема службі підтримки Flowtly. Той, хто їх має, може генерувати ваші коди для входу. Якщо ви ділитеся знімком цього екрана, спершу закрийте їх. Див. Багатофакторна автентифікація.

Якщо вхід зупиняється з помилкою до появи екрана налаштування, зверніться до служби підтримки, як описано нижче.

Вхід через Google або пароль

Вибір Увійти через Google і вхід з адресою електронної пошти та паролем ведуть до одного облікового запису, якщо адреса та сама. Вхід через Google працює лише для адреси, яка вже має обліковий запис Flowtly або отримала запрошення. Якщо ви ніколи не встановлювали пароль, скористайтеся Забули пароль? на екрані входу, щоб його встановити. Див. Вхід до системи.

Скидання пароля

Виберіть Забули пароль? на екрані входу та введіть адресу, яку використовує ваш обліковий запис. Flowtly надішле електронною поштою обмежене в часі посилання для встановлення нового пароля. Якщо ваша організація вимагає єдиного входу (SSO), паролі не можна скинути у Flowtly; входьте через провайдера вашої компанії.

Що надіслати до служби підтримки, коли ви не можете увійти

Надішліть повідомлення з:

Адресою електронної пошти, з якою ви входите.
Способом входу: пароль, Google або єдиний вхід (SSO) вашої компанії.
Точним часом спроби з вашим часовим поясом.
Знімком усього вікна браузера з видимим рядком адреси.

Не додавайте пароль, QR-код, секрет застосунку-автентифікатора чи код відновлення.

Налаштування KSeF

Токен KSeF, який ви вставляєте в налаштування електронного виставлення рахунків, потребує обох дозволів: InvoiceRead та InvoiceWrite. Токен без них відхиляється з повідомленням, що називає відсутнє; згенеруйте новий у KSeF і вставте його знову.

Передача даних вашому бухгалтеру

Перш ніж покладатися на регулярний експорт до бухгалтерського програмного забезпечення, експортуйте один місяць і попросіть бухгалтера імпортувати його як тест. Проблеми з категоріями, реєстрами чи контрагентами виявляться там, перш ніж потраплять до ваших книг.

Приклади використання

Невелика сервісна компанія налаштовує свій робочий простір за одну пообідню пору, від налаштувань організації до першого рахунку.
Адміністратор готує групи дозволів і затверджувачів перед запрошенням усієї команди, щоб ніхто не входив до порожнього чи неправильного подання.
Зовнішній бухгалтер приєднується до організації з наявним обліковим записом Flowtly та налаштовує застосунок-автентифікатор, якого вимагає організація.