Introduktionsguide

Denne guide fører en ny organisation gennem opsætningen af Flowtly i den rækkefølge, der fungerer bedst: hvert trin bygger på det foregående. Hvert trin henviser til den artikel, der dækker det fuldt ud. Anden halvdel samler de spørgsmål, der oftest dukker op i de første uger, både hos administratorer og hos de personer, de inviterer, for eksempel en ekstern bogholder.

Under en prøveperiode vises en tjekliste, "Get set up", i nederste højre hjørne af arbejdsområdet med de første tre opgaver: "Add a client", "Create a project" og "Invite a teammate". Trinene nedenfor dækker disse opgaver og det, der omgiver dem.

Trin 1: Organisationsindstillinger

Start under "Settings" → "Administration" → "Organization". Angiv "Company default currency", grænsefladesprog og juridisk sprog, dato- og beløbsformater, arbejdsdage og firmalogo. Disse gælder for alle i organisationen, så fastlæg dem, før nogen andre begynder at indtaste data. Se Organisationsindstillinger.

Åbn derefter "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" og udfyld de faktureringsoplysninger, dine kunder ser på fakturaer: firmanavn, adresse og skatteidentifikationsnummer. "Invoice name format" bestemmer, hvordan fakturaer nummereres, og betalingsdagene fastsætter standardbetalingsfristen. Se Faktureringsindstillinger.

Hvis din organisation vil have, at alle medlemmer bruger en anden loginfaktor, skal du slå "Require multi-factor authentication" til under "Settings" → "Administration" → "Security" nu, før du inviterer nogen. Ingen bliver låst ude af det: personer, der endnu ikke har sat en autentificeringsapp op, ledes gennem opsætningen, når de logger ind. Se Sikkerhedsindstillinger.

Trin 2: Brugere og rettighedsgrupper

Beslut, hvem der skal se og gøre hvad, før du inviterer personer. Opret "Permission groups" under "Settings" → "People" → "Permission groups", én pr. rolle i din virksomhed, for eksempel "Projektleder" eller "Bogholder". En ændring i en gruppe gælder for alle i den på én gang, hvilket er lettere at holde korrekt end rettigheder pr. person. Se Rettighedsgrupper og Tilladelser.

Tilføj derefter dine folk under "People" → "Team members" med "Add team member", og brug "Invite" på listen til at give hver især loginadgang. Invitationen sendes til den firmae-mailadresse, der står på profilen. Se Invitér dit team og Ny medarbejder.

Personer, der godkender ting, har brug for deres rolle, før den første anmodning kommer. Fraværsgodkendere angives under "Settings" → "People" → "Time off approvers" og fakturagodkendere under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers". Se Fakturagodkendere.

Trin 3: Klienter og projekter

Tilføj dine kunder under "Counterparties" med "Add counterparty", og vælg klientrollen. Angiv omhyggeligt hver klients land og valuta: satser og fakturaer for den klients projekter bruger klientens valuta. Se Klienter.

Opret derefter projekter under "Projects" med "Add project", vælg projekttypen, knyt klienten og brug "Attach team members" til at tilføje de personer, der skal arbejde på det. Se Tilføj (rediger) projekt.

Trin 4: Takster

Til arbejde på timebasis og materialer skal du give hver person en timesats på hvert projekt, de fakturerer. Åbn personens profil, gå til fanen "Rates" og vælg "Add rate". En sats kan kun tilføjes til et aktivt projekt, der har en klient, og dens valuta er klientens valuta. Når en sats ændres, skal du forlænge den fra en dato i stedet for at redigere den, så tidligere timer beholder den pris, de blev arbejdet til. Se Takster.

Standardpriser knyttet til attributter, såsom anciennitet, angives under "Settings" → "Advanced" → "Billing rates". Se Afregningssatser.

Trin 5: Tidsregistrering

Folk registrerer deres timer under "Work Time", på de projekter, de er knyttet til. Under "Settings" → "People" → "Timesheets" kan du kræve en mindste længde på beskrivelsen af hver registrering, hvilket holder registreringerne brugbare på fakturaer. Tidsregistreringen kan slås fra for personer, der ikke registrerer timer. Se Tidsregistrering, Tidsskemaer og Indstillinger for tidsregistrering.

I slutningen af en måned kan et projekts timer godkendes, før de faktureres. Se Månedlig projektgodkendelse.

Trin 6: Fakturering

Hver faktura skal have en bankkonto og en klient, så tilføj din virksomheds bankkonto under "Settings" → "Finance & Business" → "Banks" før den første faktura. Opret derefter fakturaer under "Invoices", i hånden eller ud fra de timer, der er registreret i "Work Time". Se Fakturaliste og oprettelse.

For leverandørfakturaer skal du beslutte, hvem der godkender dem. Under "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers" skal du slå "Invoice approval workflow" til og bruge "Grant role" for hver person, der skal godkende. Fakturaer kan også ledes til ejeren af et tag i en af dine "Invoice tag groups", for eksempel en omkostningstype. Se Godkendelsesflow for fakturaer.

Trin 7: Integrationer

Forbind de systemer, du allerede bruger, til sidst, når de data, de udveksler med Flowtly, har et sted at tage hen: bankkonti, KSeF-e-fakturering, eksporter til dit regnskabsprogram og Google Calendar. Se Integrationer, Bankintegration, E-fakturering og Regnskabseksporter.

Almindelige faldgruber

At logge ind med en anden adresse end den inviterede

En invitation tilhører præcis den e-mailadresse, den blev sendt til. Hvis du allerede har en Flowtly-konto under en anden adresse, for eksempel en privat postkasse, vises den organisation, der inviterede din arbejdsadresse, ikke, når du logger ind med den private. Log ind med den adresse, invitationen angiver. Hvis din konto skal blive på en anden adresse, så bed administratoren invitere den adresse i stedet.

Administratorer: før du inviterer en ekstern person som en bogholder, så spørg, hvilken adresse vedkommende logger ind på Flowtly med.

At acceptere en invitation, når du allerede har en konto

En invitation til en adresse, der allerede har en Flowtly-konto, opretter ikke en anden konto. Log ind, åbn kontomenuen, vælg "Change organization" og derefter "See all organizations". På siden "Choose organization" venter invitationen under "Pending invitations". Vælg "Accept", og organisationen kommer med på din liste. Se Arbejde med flere organisationer.

En godkender, der ikke har accepteret sin invitation

Den, der har rollen som fraværs- eller fakturagodkender, men aldrig har accepteret sin invitation, kan ikke godkende noget. Flowtly advarer om det i godkenderindstillingerne og på fakturaen. Sørg for, at hver godkender har logget ind mindst én gang, før du regner med dem.

At sætte en autentificeringsapp op

Når din organisation kræver multifaktorautentificering, beder login-skærmen dig om at sætte en autentificeringsapp op første gang:

1. Installér en autentificeringsapp på din telefon, for eksempel Google Authenticator eller Microsoft Authenticator.
2. Scan QR-koden på skærmen med appen, eller skriv "Secret" ind i appen i hånden.
3. Indtast den "6-digit code", appen viser.
4. Sæt kryds ved "Trust this device", hvis du ikke vil spørges igen i denne browser i 30 dage.
5. Vælg "Verify and enable", og gem derefter dine "Recovery codes".

Send aldrig QR-koden, hemmeligheden eller en gendannelseskode til nogen, heller ikke til Flowtlys support. Den, der har dem, kan frembringe dine loginkoder. Hvis du deler et skærmbillede af denne skærm, skal du dække dem til først. Se Multifaktorautentificering.

Hvis loginnet stopper med en fejl, før opsætningsskærmen vises, skal du kontakte supporten som beskrevet nedenfor.

Google-login eller adgangskode

At vælge "Sign in with Google" og at logge ind med din e-mailadresse og adgangskode fører til den samme konto, så længe adressen er den samme. Google-login virker kun for en adresse, der allerede har en Flowtly-konto eller er blevet inviteret. Hvis du aldrig har angivet en adgangskode, skal du bruge "Forgot password" på login-skærmen for at angive en. Se Log på.

At nulstille en adgangskode

Vælg "Forgot password" på login-skærmen, og indtast den adresse, din konto bruger. Flowtly sender et tidsbegrænset link på e-mail til at angive en ny adgangskode. Hvis din organisation gennemtvinger single sign-on, kan adgangskoder ikke nulstilles i Flowtly; log ind via din virksomheds udbyder.

Hvad du skal sende til supporten, når du ikke kan logge ind

Send en besked med:

• Den e-mailadresse, du logger ind med.
• Hvordan du logger ind: adgangskode, Google eller din virksomheds single sign-on.
• Det nøjagtige tidspunkt for forsøget, med din tidszone.
• Et skærmbillede af hele browservinduet, med adresselinjen synlig.

Medsend ikke din adgangskode, en QR-kode, en hemmelighed fra autentificeringsappen eller en gendannelseskode.

At sætte KSeF op

KSeF-tokenet, du indsætter i e-faktureringsindstillingerne, skal have både tilladelsen InvoiceRead og InvoiceWrite. Et token uden dem afvises med en besked, der angiver, hvad der mangler; generér et nyt i KSeF, og indsæt det igen.

At aflevere data til din bogholder

Før du regner med en regelmæssig eksport til dit regnskabsprogram, skal du eksportere én måned og bede din bogholder importere den som en test. Problemer med kategorier, registre eller modparter dukker op der, før de når dine bøger.

Eksempler på brug

• En lille servicevirksomhed sætter sit arbejdsområde op på en eftermiddag, fra organisationsindstillinger til den første faktura.
• En administrator forbereder rettighedsgrupper og godkendere, før hele teamet inviteres, så ingen logger ind på en tom eller forkert visning.
• En ekstern bogholder slutter sig til en organisation med en eksisterende Flowtly-konto og sætter den autentificeringsapp op, som organisationen kræver.