Flowtly Assistant

Flowtly Assistant er en chat, hvor du stiller spørgsmål om din organisations Flowtly-data på almindeligt sprog og beder den gøre ting for dig, for eksempel registrere tid eller indtaste en kontrakt. Den kører i sit eget vindue på assistant.flowtly.eu, logget på med din almindelige Flowtly-konto, og den arbejder kun med den organisation, du loggede på.

Det er ikke en separat kopi af dine data. Hvert svar læses fra dit levende arbejdsområde, og hver ændring, den foretager, sker i dit arbejdsområde, under dit eget navn og med dine egne rettigheder.

Åbn den

• Fra arbejdsområdet: en organisationsadministrator finder "Open Flowtly Assistant" i kontomenuen. Den åbner assistenten i en ny browserfane, allerede logget på den samme organisation. Hvis intet åbner, blokerede din browser vinduet: tillad pop op-vinduer for Flowtly, og prøv igen.
• Direkte: gå til assistant.flowtly.eu, og log på med din Flowtly-e-mailadresse og adgangskode eller med Google. Multifaktorgodkendelse fungerer på samme måde som i arbejdsområdet.

Spørg

Skriv i feltet nederst, og tryk på "Send". Spørg, som du ville spørge en kollega, for eksempel Which invoices are overdue? eller How much holiday does Anna have left?

Når en chat åbnes, starter assistenten med en kort oversigt over dit arbejdsområde. Du kan slå det fra under "Welcome message" i indstillingsmenuen.

Vælgeren "Agent" over chatten bestemmer, hvem der svarer. "Auto" vælger for dig. De øvrige valg er specialister for ét område, såsom regnskab, finans, HR, projekter, rekruttering eller opsætning af en organisation. Du ser kun de specialister, dine Flowtly-roller tillader, og en administrator ser dem alle.

Bed den om at gøre noget

Assistenten kan også foretage ændringer: registrere din arbejdstid, indtaste en kontrakt, godkende eller afvise en indgående faktura, tilføje en kandidat og, for en administrator, sætte en organisation op og invitere personer. Hvad den må, begrænses af dine Flowtly-rettigheder. Den kan ikke gøre noget, du ikke selv kunne gøre i arbejdsområdet.

Intet skrives, før du bekræfter. Før en ændring viser assistenten, hvad den er ved at gøre, med de oplysninger, den har forstået, og venter. Klik på "Confirm" for at gå videre eller "Cancel" for at droppe det; at skrive yes eller no virker også. Handlinger, der er svære at fortryde, såsom at slette en post, beder om en ekstra bekræftelse. Når ændringen er foretaget, siger svaret det.

Nogle specialister besvarer kun spørgsmål og ændrer aldrig data. "CFO advisor" er en af dem.

Chats bliver gemt

Dine chats gemmes og vises i sidepanelet under "Today", "Yesterday" og "Earlier", så du kan vende tilbage til en senere. En chat får navn efter begyndelsen af sin første besked, og du kan omdøbe eller slette den. "New chat" starter en ny.

En lang chat bliver mindre præcis. Når en bliver lang, foreslår assistenten at starte en ny chat.

Indstillinger

Indstillingsmenuen rummer sproget (engelsk, fransk, spansk, tysk eller polsk), lyst eller mørkt tema, tekststørrelse og "Demo / privacy mode", som slår oversigten over arbejdsområdet og problemrapporter fra, for eksempel mens du deler din skærm. "Report a problem" sender et skærmbillede og en beskrivelse til Flowtlys support.

Eksempler på brug

• Spørg, hvilke fakturaer der stadig er ubetalte denne måned, uden at åbne fakturalisten.
• Registrer gårsdagens timer på et projekt ved at beskrive dem i én sætning, og bekræft derefter.
• Indtast en ny leverandørkontrakt ud fra dens navn, beløb og datoer, og kontroller oplysningerne, før du bekræfter.
• Som administrator: sæt en ny organisation op, og inviter de første kolleger fra én samtale.
• Spørg, hvor mange feriedage et teammedlem har tilbage.