Flowtly Assistant

Flowtly Assistant — це чат, у якому ви звичайною мовою запитуєте про дані вашої організації у Flowtly і просите виконати дії за вас, наприклад внести робочий час або записати контракт. Він працює у власному вікні на assistant.flowtly.eu, із входом через ваш звичайний обліковий запис Flowtly, і працює лише з тією організацією, до якої ви увійшли.

Це не окрема копія ваших даних. Кожна відповідь береться з вашого живого робочого простору, а кожна зміна, яку він вносить, робиться у вашому робочому просторі, від вашого імені та в межах ваших дозволів.

Як його відкрити

• З робочого простору: адміністратор організації знаходить Відкрити Flowtly Assistant у меню облікового запису. Асистент відкривається в новій вкладці браузера, уже з входом до тієї самої організації. Якщо нічого не відкрилося, ваш браузер заблокував вікно: дозвольте спливні вікна для Flowtly й спробуйте ще раз.
• Безпосередньо: перейдіть на assistant.flowtly.eu і увійдіть за допомогою електронної адреси та пароля Flowtly або через Google. Багатофакторна автентифікація працює так само, як і в робочому просторі.

Як питати

Введіть текст у полі внизу й натисніть Надіслати. Питайте так, як запитали б колегу, наприклад Які рахунки прострочено? або Скільки днів відпустки лишилося в Анни?

Коли чат відкривається, асистент починає з короткого огляду вашого робочого простору. Його можна вимкнути в Вітальне повідомлення у меню налаштувань.

Перемикач Агент над чатом визначає, хто відповідає. Авто обирає за вас. Інші варіанти — спеціалісти з однієї сфери, як-от бухгалтерія, фінанси, HR, проєкти, рекрутинг або налаштування організації. Ви бачите лише тих спеціалістів, яких дозволяють ваші ролі у Flowtly, а адміністратор бачить усіх.

Як попросити щось зробити

Асистент також може вносити зміни: вносити ваш робочий час, записувати контракт, схвалювати чи відхиляти вхідний рахунок, додавати кандидата, а для адміністратора — налаштовувати організацію й запрошувати людей. Те, що він може робити, обмежено вашими дозволами у Flowtly. Він не може зробити нічого, чого ви не могли б зробити самі в робочому просторі.

Нічого не записується, доки ви не підтвердите. Перед змінами асистент показує, що збирається зробити, з деталями, які він зрозумів, і чекає. Натисніть Підтвердити, щоб продовжити, або Скасувати, щоб відмовитися; набрати так або ні теж можна. Дії, які важко повернути, як-от видалення запису, просять другого підтвердження. Щойно зміну внесено, відповідь повідомляє про це.

Деякі спеціалісти лише відповідають на запитання й ніколи не змінюють дані. Фінансовий радник (CFO) — один із них.

Чати зберігаються

Ваші чати зберігаються й перелічені на бічній панелі в розділах Сьогодні, Учора та Раніше, тож до одного з них можна повернутися пізніше. Чат отримує назву з початку свого першого повідомлення, і його можна перейменувати або видалити. Новий чат починає свіжий.

Довгий чат стає менш точним. Коли чат розростається, асистент пропонує почати новий.

Налаштування

У меню налаштувань задаються мова (англійська, французька, іспанська, німецька або польська), світла чи темна тема, розмір тексту та Демо-режим / режим приватності, який вимикає огляд робочого простору та звіти про проблеми, наприклад під час демонстрації екрана. Повідомити про проблему надсилає знімок екрана й опис до підтримки Flowtly.

Приклади використання

• Запитати, які рахунки цього місяця ще не оплачено, не відкриваючи список рахунків.
• Внести вчорашні години за проєктом, описавши їх одним реченням, а потім підтвердити.
• Записати новий контракт з постачальником за його назвою, сумою й датами та перевірити деталі перед підтвердженням.
• Як адміністратор, налаштувати нову організацію й запросити перших колег в одній розмові.
• Запитати, скільки днів відпустки лишилося в учасника команди.