Flowtly Assistant

O Flowtly Assistant é um chat em que pergunta, em linguagem corrente, pelos dados Flowtly da sua organização e lhe pede que faça coisas por si, como registar tempo ou um contrato. Funciona na sua própria janela em assistant.flowtly.eu, com a sessão iniciada com a sua conta Flowtly normal, e trabalha apenas com a organização em que iniciou sessão.

Não é uma cópia separada dos seus dados. Cada resposta é lida do seu espaço de trabalho em tempo real, e cada alteração que faz é feita no seu espaço de trabalho, em seu nome e com as suas próprias permissões.

Abri-lo

• A partir do espaço de trabalho: um administrador da organização encontra "Open Flowtly Assistant" no menu da conta. Abre o assistente num novo separador do navegador, já com a sessão iniciada na mesma organização. Se nada abrir, o seu navegador bloqueou a janela: permita pop-ups para o Flowtly e tente de novo.
• Diretamente: vá a assistant.flowtly.eu e inicie sessão com o seu e-mail e palavra-passe Flowtly, ou com o Google. A autenticação multifator funciona da mesma forma que no espaço de trabalho.

Perguntar

Escreva na caixa na parte inferior e prima "Send". Pergunte como perguntaria a um colega, por exemplo Which invoices are overdue? ou How much holiday does Anna have left?

Quando um chat abre, o assistente começa com um breve resumo do seu espaço de trabalho. Pode desativá-lo em "Welcome message" no menu de definições.

O seletor "Agent" acima do chat escolhe quem responde. "Auto" escolhe por si. As outras opções são especialistas numa área, como contabilidade, finanças, recursos humanos, projetos, recrutamento ou configuração de uma organização. Só vê os especialistas que as suas funções Flowtly permitem, e um administrador vê-os todos.

Pedir-lhe que faça algo

O assistente também pode fazer alterações: registar o seu tempo de trabalho, registar um contrato, aprovar ou rejeitar uma fatura recebida, adicionar um candidato e, para um administrador, configurar uma organização e convidar pessoas. O que pode fazer é limitado pelas suas permissões Flowtly. Não pode fazer nada que você próprio não pudesse fazer no espaço de trabalho.

Nada é escrito até confirmar. Antes de uma alteração, o assistente mostra o que está prestes a fazer, com os detalhes que compreendeu, e aguarda. Clique em "Confirm" para avançar ou em "Cancel" para a descartar; escrever yes ou no também funciona. As ações difíceis de desfazer, como eliminar um registo, pedem uma segunda confirmação. Depois de a alteração ser feita, a resposta di-lo.

Alguns especialistas apenas respondem a perguntas e nunca alteram dados. O "CFO advisor" é um deles.

Os chats são guardados

Os seus chats são guardados e listados no painel lateral em "Today", "Yesterday" e "Earlier", para poder voltar a um mais tarde. Um chat tem o nome do início da sua primeira mensagem, e pode renomeá-lo ou eliminá-lo. "New chat" começa um novo.

Um chat longo fica menos preciso. Quando um fica longo, o assistente sugere começar um novo chat.

Definições

O menu de definições contém o idioma (inglês, francês, espanhol, alemão ou polaco), o tema claro ou escuro, o tamanho do texto e o "Demo / privacy mode", que desativa o resumo do espaço de trabalho e os relatórios de problemas, por exemplo enquanto partilha o ecrã. "Report a problem" envia uma captura de ecrã e uma descrição ao suporte do Flowtly.

Exemplos de utilização

• Perguntar que faturas continuam por pagar este mês, sem abrir a lista de faturas.
• Registar as horas de ontem num projeto descrevendo-as numa frase e, depois, confirmar.
• Registar um novo contrato de fornecedor a partir do nome, do montante e das datas, e verificar os detalhes antes de confirmar.
• Como administrador, configurar uma nova organização e convidar os primeiros colegas numa só conversa.
• Perguntar quantos dias de férias restam a um membro da equipa.