Wysyłanie faktur
Istnieją 2 sposoby, aby wygenerować i wysłać fakturę e-mailem:
- Po zapisaniu nowej faktury:
- Kliknij „Wygeneruj PDF i wyślij do klienta”.
- Na liście faktur:
- Kliknij przycisk „Więcej opcji” i wybierz „Wyślij e-mailem”.
Po wykonaniu jednej z tych czynności zostaniesz przekierowany do strony ustawień wiadomości e-mail.
Strona ustawień wiadomości e-mail
Strona ta składa się z trzech sekcji:
- Dane klienta: Sekcja ta zawiera adres e-mail i nazwę klienta. Pola te zostaną automatycznie wypełnione, jeśli dla wybranego klienta istnieje kontakt rozliczeniowy w momencie tworzenia faktury. Są one edytowalne, więc możesz je dostosować w razie zmiany kontaktu rozliczeniowego klienta.
- Ustawienia DW (kopia do wiadomości): Sekcja ta zawiera adresy e-mail i nazwy odbiorców. Aby te pola zostały automatycznie wypełnione, należy nimi zarządzać na poziomie całej organizacji, korzystając z kafelka „Ustawienia organizacji” w menu kontekstowym użytkownika. Jeśli nie są skonfigurowane na poziomie organizacji, można je wprowadzić ręcznie lub usunąć, klikając ikonę „Kosza”. Możesz dodać dowolną liczbę odbiorców, klikając przycisk „Dodaj odbiorcę” w prawym górnym rogu sekcji ustawień DW.
- Wiadomość: Wiadomość jest generowana automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji. Zawiera ona kluczowe szczegóły, takie jak numer faktury, dane do płatności oraz kwota do zapłaty. Faktura zostanie dołączona do wiadomości.
Uwaga: W wygenerowanej wiadomości e-mail z fakturą możesz zauważyć, że pomiędzy sekcjami tekstu występują łamania wierszy: „br”. Podziały wierszy pomagają w organizacji treści, dzięki czemu każda informacja, taka jak dane do płatności i szczegóły faktury, pojawia się w osobnym wierszu, co zwiększa przejrzystość.
Możesz wrócić i edytować fakturę, klikając przycisk „Edycja faktury” w prawym górnym rogu strony. Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów kliknij przycisk „Wyślij fakturę”, aby sfinalizować wysyłkę faktury do klienta. Po wysłaniu status faktury zmieni się na „Wysłano”. Klient otrzyma wiadomość e-mail z załączoną fakturą.
Przykładowe scenariusze użycia
- Wysyłanie nowo utworzonej faktury: Natychmiastowe wysłanie faktury do klienta po jej utworzeniu.
- Ponowne wysłanie istniejącej faktury: Wysłanie przypomnienia lub zaktualizowanej faktury do klienta z poziomu listy faktur.
- Wysyłanie do wielu odbiorców: Uwzględnienie dodatkowych interesariuszy, takich jak kierownicy projektów lub działy finansowe, za pośrednictwem ustawień DW.
- Dostosowywanie treści wiadomości e-mail: Edycja domyślnej wiadomości e-mail przed wysłaniem w celu dodania spersonalizowanych notatek dla klienta.
