Faktury: Lista i tworzenie
Uwaga: Przed dodaniem faktur należy najpierw skonfigurować konto bankowe. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Transakcje.
Uwaga: Przed utworzeniem faktur należy uzupełnić dane w sekcji Ustawienia organizacji, która znajduje się w menu kontekstowym użytkownika. Obejmuje to: NIP firmy, Adres rozliczeniowy, Numer telefonu.
Uwaga: Aby wysyłać faktury do klientów za pośrednictwem Flowtly, konieczne jest uprzednie skonfigurowanie danych klienta w systemie (sekcja „Klienci” w menu głównym). Upewnij się, że dane klienta są w pełni uzupełnione, w tym kraj i waluta klienta. Ta konfiguracja jest kluczowa, ponieważ zapewnia, że faktury są generowane z poprawnymi ustawieniami regionalnymi i finansowymi, zgodnymi ze specyficznymi wymaganiami klienta.
Użytkownicy z rolą Menedżera mogą tworzyć faktury. W Flowtly faktury można utworzyć na trzy sposoby:
Tworzenie ręczne:
Wybierz Faktury z menu głównego.
Kliknij „Dodaj fakturę”.
Utwórz podobną fakturę:
- Kliknij „Utwórz podobną” na podstawie istniejącej faktury.
Generowanie faktury z godzin projektu:
Faktury można również generować bezpośrednio z widoku Czas pracy.
Kliknij przycisk „Utwórz fakturę” w prawym górnym rogu.
Faktura zostanie wygenerowana na podstawie aktualnie zastosowanych filtrów Pracownika i Projektu w widoku Czas pracy.
Działanie funkcji zależy od aktywnego widoku:
- Widok kalendarza miesięcznego – pozwala generować faktury jedynie za pełne miesiące.
- Widok planisty pracy – pozwala zdefiniować niestandardowy zakres dat dla okresu fakturowania.
Uwaga: Ta metoda jest dostępna wyłącznie, gdy moduł Projekty jest aktywny.
Lista faktur
Po wybraniu opcji Faktury z menu głównego przejdziesz do strony Faktury, gdzie wyświetlana jest lista wszystkich wcześniej utworzonych faktur wraz z ich szczegółowymi informacjami, takimi jak:
Tytuł faktury: nazwa faktury. Kliknięcie go prowadzi do strony podglądu faktury. Pod tytułem zobaczysz nazwę powiązanego klienta, wskazując nazwę klienta, dla którego faktura została wystawiona;
Status: wskazuje aktualny status faktury. Możliwe statusy to:
- Szkic – faktura została utworzona, ale nie została jeszcze dokończona
- Edytowano – faktura została zmodyfikowana po jej utworzeniu
- Wysłana – faktura została wygenerowana i wysłana do klienta;
Data sprzedaży: data, w której nastąpiła sprzedaż lub wykonanie usługi. Jest to data sprzedaży podana podczas tworzenia faktury;
Status płatności: wskazuje postęp płatności, wskazując procent zapłaconej kwoty.
Szczegóły: zawiera wyraźnie wyświetlone wartości netto i brutto. Każda faktura zawiera opcję pobierania, dostępną pod dedykowanym przyciskiem. Ponadto dostępny jest przycisk „Więcej opcji” z możliwościami:
Wyślij e-mailem
Utwórz podobną
Edytuj
Otwórz podgląd
Faktury są grupowane według miesiąca, a dla każdego miesiąca wyświetlana jest ich liczba.
Tworzenie faktury
Przyjrzyjmy się procesowi tworzenia faktury od początku. Aby rozpocząć, wykonaj następujące kroki:
Wybierz pozycję „Faktury” z menu głównego.
Dodaj fakturę:
Kliknij przycisk „Dodaj fakturę” znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
W formularzu pierwszym krokiem jest wybór klienta z listy wcześniej utworzonych klientów, co spowoduje automatyczne uzupełnienie informacji o koncie bankowym wraz z jego walutą i kursem wymiany. Jest to kluczowe, aby zapewnić dokładne i efektywne zastosowanie odpowiednich informacji finansowych do faktury bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, co minimalizuje ryzyko błędów. Podaj:
Data wystawienia - data, w której faktura jest oficjalnie wystawiana klientowi,
Data sprzedaży - data, w której towary lub usługi zostały dostarczone lub sprzedane klientowi,
Termin płatności - data, do której klient powinien uregulować płatność. Dodaj produkty do faktury, określając:
Nazwa produktu - nazwa lub opis produktu bądź usługi objętej fakturą.
Projekt (opcjonalnie) - to opcjonalne pole pozwala powiązać produkt z konkretnym projektem w celu lepszego zarządzania nim i śledzenia kosztów.
GTU (opcjonalnie) - Grupa Towarowo-Usługowa, identyfikator związany z konkretnymi przepisami podatkowymi, służący do kategoryzowania produktu dla celów podatkowych.
Ilość - liczba jednostek produktu objętego fakturą (kluczowe do obliczenia całkowitej należnej kwoty).
Jednostki - rozwijana lista służąca do określania jednostki miary produktu, takiej jak sztuki, godziny lub dni.
Cena netto - cena jednostki produktu przed zastosowaniem jakichkolwiek podatków.
VAT - to pole określa procent VAT, który jest wykorzystywany do obliczenia kwoty podatku, którą należy doliczyć do ceny netto. Dodatkowo, do faktury można dodać Notatki i Komentarze wewnętrzne. Notatki zostaną uwzględnione w pliku faktury wysyłanym do odbiorców, natomiast Komentarze wewnętrzne zostaną zapisane wyłącznie w Flowtly i nie będą widoczne na fakturze.
Podczas dodawania produktów do faktury, pola Suma VAT oraz Wartość brutto są obliczane automatycznie na podstawie podanych danych.
Można również zmienić automatycznie generowany tytuł faktury, klikając przycisk „Edytuj” znajdujący się obok tytułu faktury.
Uwaga: Prefiks dla wszystkich przyszłych faktur można zdefiniować w sekcji Ustawienia organizacji w menu kontekstowym użytkownika. Pomoże to w kategoryzacji i organizacji faktur.
Zapisz i wyślij fakturę:
- Po zapisaniu faktury, w prawym górnym rogu strony pojawi się przycisk „Wygeneruj PDF i wyślij do klienta”. Faktura zostanie również dodana do listy faktur po zapisaniu.
Zapisana faktura zostanie również powiązana z klientem wybranym podczas jej tworzenia (będzie widoczna w zakładce Płatności na stronie Klienci).
Przykładowe zastosowania
- Ręczne tworzenie faktury za jednorazową usługę wykonaną dla klienta.
- Automatyczne generowanie faktur dla klientów na podstawie zarejestrowanych godzin projektu w celu zapewnienia dokładnych rozliczeń.
- Duplikowanie istniejącej faktury w celu szybkiego stworzenia podobnej dla usług cyklicznych.
- Śledzenie statusu płatności wszystkich zaległych faktur i wysyłanie przypomnień do klientów.
