Wysyłanie faktur e-mailem
Flowtly umożliwia wysyłanie faktur bezpośrednio do klientów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Faktura jest załączana jako plik PDF, a treść wiadomości e-mail jest automatycznie generowana, aby zawierała numer faktury, kwotę do zapłaty oraz szczegóły płatności. System obsługuje zarówno faktury standardowe, jak i e-faktury (KSeF).
Wysyłanie faktury
Fakturę można wysłać e-mailem na dwa sposoby:
1. Z ekranu Nowa Faktura: po zapisaniu nowej faktury kliknij Generuj PDF i Wyślij do Klienta.
2. Z Listy Faktur: otwórz menu Więcej Opcji dla wybranej faktury i wybierz Wyślij e-mailem.
Obie metody prowadzą do strony Ustawienia e-mail, gdzie możesz skonfigurować opcje dostarczenia wiadomości.
Strona ustawień e-mail
Strona Ustawienia e-mail jest podzielona na trzy główne sekcje:
* Dane Klienta — Wyświetla adres e-mail i nazwę klienta, automatycznie uzupełnione na podstawie przypisanego Kontaktu Rozliczeniowego, jeśli został on skonfigurowany dla danego klienta.
* Ustawienia DW — Umożliwia dodawanie lub usuwanie dodatkowych odbiorców (np. działu finansowego, kierownika projektu). Domyślne ustawienia DW dla całej organizacji można skonfigurować w sekcji Ustawienia Organizacji.
* Wiadomość — Zawiera automatycznie wygenerowaną treść wiadomości e-mail, w tym numer faktury, szczegóły płatności oraz kwotę do zapłaty. Faktura w formacie PDF jest dołączana automatycznie.
Po wysłaniu
Po wysłaniu faktury e-mailem jej status automatycznie zmienia się na Wysłana. Twórca faktury otrzymuje powiadomienie w aplikacji potwierdzające pomyślne dostarczenie.
Powiadomienia w aplikacji
| Zdarzenie | Odbiorca | Priorytet |
|---|---|---|
| Wysłanie faktury | Twórca faktury | Sukces |
| Wysłanie e-faktury | Twórca faktury | Sukces |
| Przesłanie e-faktury do KSeF | Twórca faktury | Info |
| Zmiana statusu e-faktury | Twórca faktury | Info |
| Otrzymanie faktury kosztowej | Księgowi / Menedżerowie | Info |
Przykładowe scenariusze użycia
- Kierownik projektu musi wysłać standardową fakturę za wykonaną pracę bezpośrednio do klienta, zawierającą załączony plik PDF i szczegóły płatności.
- Księgowy wysyła fakturę do klienta i musi dodać do wiadomości (DW) dział finansowy klienta, korzystając z wcześniej skonfigurowanych, ogólnofirmowych ustawień DW.
- Firma wymaga wysłania e-faktury (KSeF) do klienta w celu spełnienia określonych wymagań regulacyjnych, wykorzystując wsparcie Flowtly dla tego formatu.
- Twórca faktury chce potwierdzić, że faktura została pomyślnie wysłana, i otrzymać powiadomienie w aplikacji o jej dostarczeniu.
