Konfiguracja budżetu
Aby skonfigurować budżet, rozpocznij od kliknięcia Budżet w menu głównym. W prawym górnym rogu ekranu znajdziesz przycisk Dodaj, oferujący dwie opcje: Dodaj Budżet lub Dodaj Grupę budżetową.
Jeśli wybierzesz opcję Grupa budżetowa, pojawi się okno modalne, w którym możesz wprowadzić nazwę grupy. Po zapisaniu nowa grupa budżetowa pojawi się w głównym widoku budżetów, na liście poniżej wszystkich niezgrupowanych budżetów.
Po utworzeniu grupy budżetowej możesz dodawać do niej budżety na dwa sposoby:
Utwórz nowy budżet w ramach grupy: Kliknij przycisk Dodaj nowy budżet znajdujący się obok grupy budżetowej. Otworzy się okno modalne, umożliwiające skonfigurowanie nowego budżetu.
Przypisz istniejący budżet do grupy: Otwórz konkretny budżet, klikając jego kafelek, a następnie wybierz Edytuj budżet w prawym górnym rogu strony. W oknie modalnym wybierz żądaną grupę budżetową z rozwijanej listy i zapisz zmiany. Dodatkowo, możesz zmienić nazwę grupy budżetowej lub całkowicie ją usunąć, korzystając z odpowiednich przycisków dostępnych w interfejsie.
Jeśli po kliknięciu przycisku Dodaj wybierzesz opcję Budżet, otworzy się okno modalne z następującymi polami:
Nazwa;
Kategoria budżetu [opcjonalnie];
Typ budżetu: Wspólny (wszyscy uczestnicy korzystają z jednej, wspólnej puli budżetowej), Indywidualny (każdy uczestnik dysponuje własną pulą budżetową, z której korzysta niezależnie).
Po kliknięciu przycisku „Zapisz” zostaniesz przekierowany na stronę tego budżetu. Dla typu budżetu Wspólny dostępne są dwie zakładki: Podsumowanie budżetu i Koszty. Zakładka Podsumowanie budżetu jest podzielona na dwie sekcje: wykres oraz szczegółową listę kosztów uzupełnioną o diagram kołowy, który wizualnie przedstawi wszystkie koszty, prezentując całkowitą kwotę wykorzystaną w ramach budżetu. W tym widoku możesz planować i zarządzać swoim budżetem, klikając dedykowany przycisk Planuj swój budżet.
Planowanie budżetu
Planowanie budżetu w Flowtly odbywa się w cyklach miesięcznych i jest elastyczne. Wybierasz rok, opcjonalnie miesiąc rozpoczęcia i ustawiasz kwotę dla dowolnego miesiąca. Nie ma daty zakończenia — wartości i zasady są automatycznie kontynuowane w przyszłych miesiącach i latach, dopóki nie zostaną zmienione. Planowanie nie jest wymagane do korzystania z Budżetów.
Planner wyświetla jeden rok naraz, dla wygody. Użyj selektora roku, aby przełączać widok pomiędzy latami; nie ogranicza to okresu budżetowania. Kliknij pasek wybranego miesiąca, aby otworzyć edytor miesiąca. Całkowity budżet w prawym górnym rogu odzwierciedla sumę dla aktualnie widocznego roku, a zapisanie zmian natychmiast aktualizuje wykres. Możesz wrócić w dowolnym momencie, aby ponownie dostosować miesiące.
W edytorze miesiąca wprowadzasz Kwotę bazową dla danego miesiąca. Jeśli poprzedni miesiąc ma już przypisaną wartość, pojawi się ona jako domyślna. Opcjonalnie możesz zastosować Wzrost wykładniczy (%), aby skumulować procentowy wzrost z miesiąca na miesiąc, począwszy od tego punktu; Wzrost liniowy (waluta), aby dodawać stałą kwotę każdego miesiąca; lub Wzrost jednostkowy (waluta), jeśli Twój budżet zależy od jednostek. Pozostawienie pól wzrostu pustych spowoduje utrzymanie tej samej wartości w kolejnych miesiącach.
Gdy ustawisz kwotę bazową lub regułę wzrostu w danym miesiącu, staje się ona punktem wyjścia dla wszystkich kolejnych miesięcy i jest automatycznie przenoszona na kolejne lata. Edycja dowolnego późniejszego miesiąca ustanawia nowy punkt wyjścia od tego momentu. Wyczyszczenie pól wzrostu w późniejszym miesiącu zatrzymuje automatyczne wzrosty od tego punktu; istniejące wartości pozostają niezmienione. Miesiące poprzedzające wybrany miesiąc rozpoczęcia mogą pozostać zerowe, jeśli nie są potrzebne.
Zapisz zmiany i przełączaj się między latami, aby sprawdzić, jak obecne reguły wpływają na przyszłe okresy.
Należy pamiętać, że planowanie budżetu nie jest obowiązkowe do rozpoczęcia korzystania z budżetu. Możesz bezpośrednio przypisywać koszty lub faktury do budżetu, nawet jeśli nie został on jeszcze zaplanowany ani skonfigurowany. W takich przypadkach:
- System automatycznie wyświetli Podsumowanie budżetu domyślnie w konfiguracji miesięcznej.
- Wyświetlona zostanie również tabela Kosztów, przedstawiająca przegląd przypisanych kosztów i faktur.
Ta elastyczność pozwala na natychmiastowe rozpoczęcie śledzenia aktywności finansowej, nawet przed zakończeniem procesu konfiguracji budżetu.
Zakładka Koszty wyświetla tabelę zawierającą podsumowanie wszystkich transakcji powiązanych z budżetem, uporządkowaną według miesięcy. Każdy wiersz reprezentuje transakcję, przedstawiając koszty dla każdego miesiąca w wybranym przedziale czasowym. Koszty są prezentowane w odpowiedniej walucie, natomiast puste komórki wskazują brak wydatków w danym miesiącu. Ten uporządkowany widok pomaga w analizie wzorców wydatków i efektywnym zarządzaniu budżetami.
Dla indywidualnego typu budżetu, obok zakładek Podsumowanie budżetu i Koszty, dostępna jest dodatkowa zakładka Uczestnicy. Ta zakładka umożliwia użytkownikom zarządzanie i przeglądanie osób lub podmiotów powiązanych z konkretnym budżetem. Uczestników można dodawać lub usuwać w zależności od potrzeb, zapewniając przejrzystość w zakresie osób zaangażowanych w alokację i zarządzanie budżetem.
Przykładowe zastosowania
- Zarządzanie cyklicznymi miesięcznymi wydatkami działów z prognozowanym wzrostem.
- Śledzenie indywidualnych budżetów projektów dla różnych zespołów lub klientów.
- Alokowanie i monitorowanie osobistych limitów wydatków dla wielu uczestników w ramach większego budżetu.
- Ustawianie elastycznych planów wydatków, które dostosowują się w oparciu o jednostki lub stałe przyrosty.
