Dodawanie kosztów do budżetu
Moduł Budżety w systemie zarządzania biznesem Flowtly umożliwia śledzenie i zarządzanie wydatkami poprzez przypisywanie kosztów do konkretnych budżetów. Koszty można dodawać na wiele sposobów, w tym poprzez wprowadzanie pojedynczych transakcji, powiązywanie wykonawców, przypisywanie projektów oraz powiązywanie faktur. Poniżej przedstawiono szczegółowy opis każdej z tych metod:
Dodawanie pojedynczej transakcji do budżetu
Aby przypisać pojedynczą transakcję do budżetu, wykonaj następujące kroki:
- Przejdź do sekcji Transakcje w aplikacji.
- W górnej części strony wybierz odpowiednie konto bankowe z rozsuwanego menu. Zostaną wówczas przefiltrowane i wyświetlone transakcje powiązane z wybranym kontem.
- Znajdź na liście transakcję, którą chcesz powiązać z budżetem.
- W wierszu transakcji znajdź pole Dodaj budżet i wybierz żądany budżet z rozsuwanego menu.
Zmiany zostaną zapisane automatycznie, a transakcja zostanie powiązana z wybranym budżetem. Będzie ona widoczna w podsumowaniu budżetu oraz w tabeli kosztów w miesiącu, w którym transakcja miała miejsce. Dodatkowo, możesz określić precyzyjną kwotę do przypisania do budżetu. Jeśli kwota nie zostanie podana, domyślnie przypisana zostanie pełna kwota transakcji.
Powiązywanie wykonawcy z budżetem
Powiązanie wykonawcy z konkretnym budżetem umożliwia śledzenie i zarządzanie wydatkami związanymi z tym wykonawcą bezpośrednio w podsumowaniu budżetu oraz w tabeli kosztów. Aby powiązać wykonawcę z budżetem:
- Przejdź do sekcji Wykonawcy w aplikacji.
- Znajdź wykonawcę i kliknij ikonę edycji (ołówka), aby przejść do trybu edycji.
- W polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
- Zapisz zmiany.
Po zapisaniu wszystkie transakcje powiązane z tym wykonawcą zostaną automatycznie uwzględnione w podsumowaniu wybranego budżetu oraz w tabeli kosztów. Budżet można również powiązać z wykonawcą podczas jego dodawania.
Powiązywanie projektu (lub fazy projektu) z budżetem
Powiązanie projektu lub jego fazy z konkretnym budżetem umożliwia usprawnione śledzenie i zarządzanie wydatkami związanymi z tym projektem lub fazą. Dodatkowo, fazy mogą być przypisane do innego budżetu niż ich projekt macierzysty, co zapewnia elastyczność w planowaniu i alokacji środków finansowych.
Aby powiązać projekt z budżetem:
- Przejdź do sekcji Projekty w aplikacji.
- Znajdź żądany projekt i kliknij przycisk „Przejdź do widoku projektu”.
- Kliknij przycisk Edytuj projekt znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
- W wyświetlonym oknie modalnym w polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
- Zapisz zmiany.
Po zapisaniu wszystkie transakcje związane z tym projektem zostaną uwzględnione w podsumowaniu powiązanego budżetu oraz w tabeli kosztów. Budżet można również powiązać z projektem podczas jego tworzenia.
Aby powiązać fazę projektu z budżetem:
- Przejdź do sekcji Projekty w aplikacji.
- Znajdź żądany projekt lub jego fazę i kliknij przycisk „Przejdź do widoku projektu”.
- Kliknij przycisk Edytuj projekt znajdujący się w prawym górnym rogu strony.
- Wybierz zakładkę Fazy w górnej części strony.
- Kliknij ikonę edycji (ołówka), aby otworzyć okno modalne.
- W polu Budżet wybierz odpowiedni budżet z rozsuwanej listy.
- Zapisz zmiany.
Budżet można również powiązać z fazą projektu bezpośrednio podczas jej tworzenia.
Uwaga: Jeśli budżet nie został jeszcze zaplanowany lub skonfigurowany, koszty zostaną nadal przypisane, a system wyświetli w podsumowaniu domyślny widok miesięczny. Każda z metod dodawania kosztów zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym w podsumowaniu budżetu, na wykresach oraz w tabeli kosztów, co ułatwia śledzenie i zarządzanie.
Uwaga: Pola umożliwiające przypisywanie transakcji, wykonawców, projektów i faktur do budżetu będą widoczne i dostępne do edycji wyłącznie dla użytkowników z odpowiednią rolą.
Powiązywanie faktury z budżetem
Powiązanie faktury z budżetem umożliwia śledzenie jej jako przychodu po opłaceniu, zapewniając przejrzystość płatności w podsumowaniu budżetu. Przychody są zaznaczone na zielono na wykresie budżetu, co zapewnia lepszą widoczność. Szczegóły znajdują się w sekcji Faktury
Przykładowe zastosowania
- Firma musi śledzić wszystkie wydatki związane z kampanią marketingową „Q4”. Może ona powiązać z tym budżetem konkretne transakcje (np. wydatki na reklamy, płatności dla wykonawców marketingowych) oraz koszty projektów kampanii.
- Firma budowlana zarządza wieloma projektami budowlanymi. Powiązując każdą fazę projektu oraz konkretne faktury dostawców z dedykowanymi budżetami, np. „Projekt A” lub „Projekt B”, zapewniają dokładny nadzór finansowy nad każdą budową.
- Agencja konsultingowa śledzi swój budżet „Cel przychodów od klientów”. Powiązuje ona przychodzące faktury klientów z tym budżetem, aby monitorować przychody w stosunku do celów finansowych w czasie rzeczywistym.
- Organizacja non-profit zarządza dotacjami. Powiązuje ona konkretne transakcje wydatków i koszty projektów z budżetem „Dotacja X”, aby zapewnić przejrzyste śledzenie i zgodność z wymaganiami dotacji.
