Fakturor via e-post
Flowtly låter dig skicka fakturor direkt till kunder via e-post. Fakturan bifogas som en PDF-fil, och e-postmeddelandet genereras automatiskt för att inkludera fakturanummer, beloppet som ska betalas och betalningsinformation. Både standardfakturor och e-fakturor (KSeF) stöds.
Skicka en faktura
Det finns två sätt att skicka en faktura via e-post:
1. Från vyn Ny faktura, efter att fakturan har sparats, klickar du på Generera PDF och skicka till kund.
2. Från Fakturalistan öppnar du menyn Fler alternativ för en faktura och väljer Skicka via e-post.
Båda metoderna öppnar sidan E-postinställningar, där du kan konfigurera leveransalternativen.
Sidan med e-postinställningar
Sidan E-postinställningar är uppdelad i tre avsnitt:
* Kunduppgifter — Visar kundens e-postadress och namn, förifyllt från den kopplade Fakturakontakten om sådan är konfigurerad för kunden.
* Kopiainställningar — Här kan du lägga till eller ta bort ytterligare mottagare (t.ex. ekonomiavdelningen, projektledaren). Organisationstäckande standardinställningar för kopia kan konfigureras under Organisationsinställningar.
* Meddelande — Innehåller det automatiskt genererade e-postmeddelandet, inklusive fakturanummer, betalningsinformation och det belopp som ska betalas. PDF-fakturan bifogas automatiskt.
Efter sändning
När en faktura har skickats via e-post uppdateras fakturans status automatiskt till Skickad. Den som skapade fakturan får en notifikation i appen som bekräftar lyckad leverans.
Notifikationer i appen
| Händelse | Mottagare | Allvarlighetsgrad |
|---|---|---|
| Faktura skickad | Fakturaskapare | Lyckades |
| E-faktura skickad | Fakturaskapare | Lyckades |
| E-faktura inskickad till KSeF | Fakturaskapare | Info |
| E-fakturastatus ändrad | Fakturaskapare | Info |
| Inkommande kostnadsfaktura mottagen | Revisorer/chefer | Info |
Exempel på användningsfall
- En projektledare behöver skicka en standardfaktura för slutfört arbete direkt till en kund, med bifogad PDF-fil och inkluderad betalningsinformation.
- En revisor skickar en faktura till en kund och behöver lägga till kundens ekonomiavdelning på kopia, med hjälp av en förkonfigurerad organisationstäckande kopiainställning.
- Ett företag behöver skicka en e-faktura (KSeF) till en kund för att uppfylla specifika lagkrav, och drar nytta av Flowtlys stöd för detta format.
- En fakturaskapare vill bekräfta att en faktura har skickats framgångsrikt och få en notifikation i appen om leveransen.
