Konfiguration av arbetsschema

Om din organisation har modulen Avtal aktiverad, har du tillgång till funktionen Arbetsschema och kan hantera arbetsscheman för dina anställda. Detta gör det möjligt att ställa in återkommande skift eller oregelbundna scheman för att anpassa sig till olika arbetsmönster, såsom deltid, heltid och flexibla arbetstider.
Med modulen Projekt aktiverad tillsammans med Avtal, kan anställda registrera sin arbetstid under menyvalet 'Arbetstid'. Om det inte finns något aktivt arbetsschema för en anställd, kan den anställde fortfarande registrera arbetstid, men schemat visas inte (beskrivs under Projekt -> Tidsregistrering).
Med endast modulen Avtal aktiverad kan anställda enbart granska de scheman som tilldelats dem, utan möjlighet att registrera tid. Observera att om en anställd tidigare hade ett arbetsschema men det sedan avtilldelades, försvinner menyvalet 'Arbetstid' från huvudmenyn.
Flowtly erbjuder möjlighet att definiera standardarbetstider och skift baserat på organisationens policyer eller individuella avtal under organisationsinställningarna.

Steg för att skapa ett arbetsschema:

Gå till Organisation i snabbmenyn.
Välj rutan Arbetsschema.
Klicka på knappen ”Skapa arbetsschema” uppe till höger på sidan.
Ange följande i formuläret som visas:
- Namn (obligatoriskt)
- Beskrivning (valfritt)
Klicka på ”Nästa”.
När du har skickat in formuläret omdirigeras du till sidan där du kan skapa schemaomfång.
I kalendervyn kan du definiera om schemat du konfigurerar följer en 7-dagars arbetsvecka eller ett Anpassat schema (skift). Som standard är 7-dagars arbetsvecka förvalt i systemet.
Bredvid denna växlingsknapp hittar du alternativet Ignorera helgdagar. Som standard är den inaktiverad, vilket innebär att alla helgdagar inkluderas för alla anställda som tilldelas detta schema. Om du aktiverar växlingsknappen exkluderas helgdagar.

7-dagars arbetsvecka (standard)

Alternativet 7-dagars arbetsvecka säkerställer att schemat överensstämmer med standardkalenderveckan (måndag till söndag).
Detta alternativ är endast aktivt om antalet dagar som läggs till schemat är delbart med 7 (t.ex. 7 eller 14 dagar).
När det väljs kommer schemat att "fästa" vid standardveckans dagar, vilket innebär att varje dag direkt motsvarar en specifik veckodag (t.ex. måndag, tisdag, etc.).

Anpassat schema (skift)

För att konfigurera ett schema som inte överensstämmer med standardkalenderveckan, välj Anpassat schema (skift).
I detta läge kan du definiera ett schema med valfritt antal dagar, oavsett den typiska veckans format.
Minsta antal dagar tillåtet för ett anpassat schema är 2 dagar.
Maximalt antal dagar tillåtet (för både standard- och anpassade scheman) är 14 dagar.
Om du konfigurerar ett schema med dagar som inte är delbara med 7, måste alternativet Anpassat schema (skift) användas.
Exempelscenarier
7-dagars arbetsvecka: Om du vill ha ett schema som följer den typiska veckan (måndag till söndag). Du kan konfigurera 7 eller 14 dagar, och systemet kommer att mappa dessa direkt till respektive veckodagar.
Anpassat schema: Om du behöver ett 5-dagars arbetsschema som inte överensstämmer med standardveckoformatet. I det här fallet väljer du det anpassade schemat och konfigurerar de specifika dagarna manuellt.

Skapa schemaomfång

Använd funktionen Drag & Drop för att konfigurera arbetsscheman med olika tidsomfång.
Klicka på starttiden i kalendern och dra till sluttiden. Du måste sedan bekräfta eller avbryta schemaomfånget genom att klicka på bockknappen eller kryssknappen. Längst ner i rutan för tidsomfånget visas det valda antalet timmar.
För att konfigurera lunchraster eller andra icke-arbetstider, lämnar du helt enkelt dessa perioder omarkerade – de inkluderas då inte i den totala arbetstiden.
För att redigera ett schemaomfång, klicka på det och justera tidsomfånget med minutprecision i popup-fönstret.
Längst ner på sidan visas den totala summan av arbetstimmar. På så sätt kan du säkerställa att de skapade schemaomfången överensstämmer med de veckotimmar som har angetts i anställningsavtalen för den anställde du avser att tilldela detta arbetsschema.
När du är klar med konfigurationen av schemaomfången, klickar du på knappen "Klar" längst ner på sidan.
Om du vill skapa ett schema för en icke-standardiserad arbetsvecka, till exempel att en anställd arbetar 4 dagar och sedan är ledig i 4 dagar. Det innebär att du måste förbereda ett 8-dagars schema där de första 4 dagarna ligger inom det schemalagda omfånget, följt av 4 dagar utan något schemaomfång. Systemet tolkar de 4 tillagda dagarna utan omfång som lediga dagar.
För att lägga till ytterligare en dag i schemakalendern, klickar du på knappen "Lägg till" som visas efter den sista dagen på schemasidan.

Obs! Om schemat är "standard", kan du endast lägga till hela veckor (upp till max 2 veckor). För ett anpassat schema kan du lägga till enskilda dagar (upp till 14 dagar).

Exempel på användningsfall

Standard 5-dagars arbetsvecka för kontorspersonal: Enkel inställning av ett återkommande måndag-fredag-schema för anställda med konsekventa arbetstider, vilket säkerställer smidig tidsregistrering och avtalsuppfyllnad.
Flexibla eller deltidsarrangemang: Konfigurera anpassade scheman för anställda som arbetar specifika dagar eller delar av veckor, såsom en 3-dagars arbetsvecka eller varierande dagliga timmar, i linje med individuella avtal.
Roterande skiftscheman: Designa komplexa scheman såsom 4 dagars arbete, 4 dagars ledighet (med ett 8-dagars anpassat schema) för att hantera team med kontinuerlig drift.
Automatisk hantering av helgdagar: Se till att röda dagar antingen inkluderas eller automatiskt exkluderas från en anställds arbetsschema, beroende på organisationens policy, genom att använda den dedikerade växlingsknappen.

Relaterade sidor

App-rutter

Öppna /avtal