Dokument
För att hantera anställdas dokument behöver du först skapa lämplig dokumenttyp.
Fliken Dokument visas om dokumentmodulen är aktiv och om en lämplig roll har konfigurerats.
Skapa en dokumenttyp
Det finns två sätt att skapa en dokumenttyp:
- Via organisationsinställningarna (i panelen Dokumenttyper):
Steg:
1. Gå till organisationsinställningarna
2. Gå till avsnittet dokumenttyper
3. Skapa en ny typ och tilldela den till relevant modul (t.ex. Anställda).
- Direkt från dialogrutan Lägg till dokument
Om användaren har rollen Dokumentansvarig kan de skapa en ny dokumenttyp direkt från dialogrutan "Lägg till dokument" genom att klicka på knappen "Ny dokumenttyp +" bredvid rullgardinsmenyn Dokumenttyp.
När den har skapats på detta sätt blir dokumenttypen automatiskt tillgänglig i den modul där den skapades – till exempel i Anställda-modulen.
Ladda upp en fil
När du går till fliken Dokument i en anställdsprofil ser du en lista över redan tillagda dokument med deras filer. För att lägga till ett nytt dokument klickar du på knappen "Lägg till dokument" i det övre högra hörnet. Ett modalfönster visas där du behöver ange:
- Dokumenttyp – välj från listan eller skapa en ny (om du har rollen Dokumentansvarig) [obligatoriskt]
- Bifogad fil – ladda upp en fil i PDF-, PNG-, JPG- eller GIF-format (max. 3MB) [obligatoriskt]
- Beskrivning – en kort anteckning som beskriver filens innehåll [valfritt]
Efter att ha sparat visas dokumentet i listan under den anställdes flik Dokument.
Exempel på användningsområden
- Säkert lagra anställningskontrakt, avtal och erbjudandebrev.
- Ladda upp intyg för professionella utbildningar eller utvecklingskurser.
- Hantera viktiga HR-formulär, såsom introduktionsdokument, skattedeklarationer eller kontaktinformation för nödsituationer.
- Bifoga stödjande dokument, som läkarintyg för sjukfrånvaro eller godkännandeformulär för speciella förfrågningar.
