Flowtlys fraværsadministration dækker hele cyklussen: medarbejdere ansøger om fridage, ledere godkender eller afviser, og HR ser virksomhedsomfattende planlægning. Denne vejledning fører dig igennem medarbejdervisningen, ansøgningsformularen og godkendelsesprocessen.
Hvad du vil gøre
- Åbn dit ferie-dashboard
- Indsend en ny fraværsansøgning
- Gennemgå og godkend teamets ferieansøgninger
Trin 1: Åbn dit ferie-dashboard
Klik på Mine fridage fra sidebjælken. Du ser din feriehistorik og ferieansøgninger med din feriesaldo og afventende totaler nederst på siden.
Hver række viser fraværstypen (Ferie, Kundebesøg, sygeorlov osv.), beskrivelse, datoer, varighed i timer eller dage og status (Godkendt, Afventende, Afvist). Den grønne statuslinje viser, hvor meget af din årlige tildeling du har brugt.
Trin 2: Indsend en ny fraværsansøgning
Klik på Ny fraværsansøgning øverst til højre. Flowtly åbner en modal med en typevælger, et beskrivelsesfelt og en kalender til valg af datoer.
Vælg fraværstypen, vælg start- og slutdatoer fra kalenderen og tilføj valgfrit en beskrivelse. Modalen viser din aktuelle saldo, de ansøgte dage og din saldo efter ansøgningen. Klik på Opret ansøgning for at indsende.
Tip: Ansøgninger sættes til "Afventende" status, indtil en leder godkender dem. Din saldo opdateres først, når ansøgningen er godkendt.
Trin 3: Gennemgå og godkend teamets ansøgninger
Klik på Administrer ansøgninger under Medarbejdere → Ferie, hvis du er leder. Du ser alle ansøgninger fra dit team med statusfiltre (Afventende, Godkendt, Afvist) samt medarbejder, fraværstype, datoer og varighed.
Klik på en afventende ansøgning for at godkende, afvise eller kommentere. Godkendte ansøgninger vises i den virksomhedsomfattende Ferieplanlægningskalender, så alle kan se, hvem der er fraværende.
Vigtigt: Konfigurer kun automatisk godkendelse for kortvarigt fravær (1 dag eller derunder). Længere ansøgninger drager fordel af en leders gennemgang for at opdage planlægningskonflikter.
Du er færdig
Dit team har nu en fungerende fraværsproces: medarbejdere ansøger, ledere godkender, alle kan se planlægningskalenderen. Herfra konfigurerer du tilpassede fraværstyper (forældreorlov, fjernarbejde, uddannelse) fra indstillingsområdet og knytter godkendelser til din organisations hierarki.
