Mestre medarbejderfraværsadministration: Opsætning, ansøgning og godkendelse i Flowtly

Effektiv håndtering af medarbejderfravær er afgørende for gnidningsfri drift og medarbejdertilfredshed. Denne vejledning fører dig igennem opsætning af forskellige ferietyper, aktivering af medarbejdernes mulighed for at ansøge om fravær og effektiv styring af godkendelsesprocessen i Flowtly. Når du er færdig, har du et solidt system på plads til problemfri fraværsadministration.

1. Opsætning af dine ferietyper

Det første skridt er at definere de forskellige fraværstyper, din organisation tilbyder. Disse "Ferietyper" er grundlaget for sporing og administration af medarbejderfravær.

• Naviger til Ferietyper:
• Klik på Indstillinger i den venstre navigationsmenu på det primære Flowtly-dashboard.
• I sektionen Indstillinger vælger du Human Resources.
• Klik derefter på Ferietyper.

• Tilføj en ny ferietype:
• På siden Ferietyper ser du en liste over eksisterende typer (hvis nogen). Klik på knappen + Tilføj ny ferietype for at oprette en ny.

• Konfigurer ferietypedetaljer:
• Navn: Angiv et tydeligt og beskrivende navn for ferietypen, f.eks. "Ferie", "Sygeorlov", "Forældreorlov" eller "Ulønnet orlov".
• Beskrivelse: Giv en kort forklaring af fraværstypen. Dette hjælper medarbejderne med at forstå dens formål og betingelser.
• Tildelingskonfiguration: Her definerer du, hvordan denne fraværstype fungerer:
• Tildelingstype: Vælg, om tildelingen er Per år (f.eks. 20 dages ferie), Ubegrænset (f.eks. for visse sygeorlovspolitikker) eller Specifik varighed (f.eks. en engangstildeling).
• Standarddage (ved 'Per år'): Angiv det standardantal dage, der tildeles pr. år, hvis relevant.
• Overføres: Beslut, om ubrugte dage af denne fraværstype kan overføres til næste periode. I så fald kan du angive et maksimalt antal dage eller en specifik overførselsperiode.
• Gyldighedsperiode: Definer, hvornår tildelingen nulstilles (f.eks. Kalenderår startende 1. januar eller Ansættelsesår baseret på medarbejderens startdato).
• Kræver godkendelse: Slå denne indstilling til Ja, hvis ansøgninger om denne ferietype skal godkendes af en leder eller HR. For visse typer, som kortere personlige pauser, kan du sætte den til Nej.
• Anvendelighed: Angiv, om denne ferietype gælder for Alle medarbejdere eller Specifikke grupper/afdelinger. Dette giver dig mulighed for at skræddersy fraværspolitikker til forskellige teams eller roller.
• Indvirkning på arbejdsplan: Flowtly kan automatisk fratrække fraværsdage baseret på medarbejderens arbejdsplan, ekskl. ikke-arbejdsdage. Sørg for, at dette er konfigureret korrekt, så det afspejler din virksomheds politik.
• Gem: Klik på knappen Gem for at oprette den nye ferietype, når alle detaljer er konfigureret.

Tip: Gennemgå din virksomheds fulde fraværspolitik, inden du opsætter. Sørg for, at alle typer fravær, betalt eller ubetalt, er registreret i dine Flowtly-ferietyper for en samlet sporing.

2. Tildeling af ferierettigheder til medarbejdere

Når dine ferietyper er defineret, skal du tildele de relevante tildelinger til dine medarbejdere. Dette sikrer, at hver medarbejder ved, hvor mange dage de har til rådighed for hver fraværstype.

• Tilgå medarbejderprofiler:
• Klik på Medarbejdere i den primære Flowtly-navigation.
• Du ser en liste over alle medarbejdere. Vælg den specifikke medarbejder, hvis ferietildeling du ønsker at administrere.

• Naviger til fanen Ferie:
• Find fanen Ferie eller Orlov i medarbejderens profil og klik på den. Denne fane giver et overblik over aktuelle feriesaldi og historik.

• Tilføj eller juster tildelinger:
• På fanen Ferie finder du typisk en mulighed som + Tilføj tildeling eller Rediger tildeling. Klik på den for at administrere medarbejderens rettigheder.
• Vælg ferietype: Vælg den ferietype, du ønsker at tildele, fra rullemenuen (f.eks. "Ferie").
• Antal dage: Angiv det præcise antal dage (eller timer), der er tildelt for denne specifikke periode.
• Startdato og slutdato: Definer den periode, tildelingen gælder for. Dette er afgørende for præcis sporing af overførsler og optjening.
• Overførte dage (hvis relevant): Hvis medarbejderen har overført dage fra en tidligere periode, kan du manuelt angive dem her, eller Flowtly beregner dem automatisk baseret på dine ferietypeindstillinger.
• Gem ændringer: Bekræft tildelingen ved at klikke på Gem.

Tip: Husk at beregne nye medarbejderes ferietildeling forholdsmæssigt, hvis din politik foreskriver det. Du kan altid justere tildelinger senere, hvis der sker ændringer i en medarbejders kontrakt eller roller. Flowtly tilbyder ofte massehandlingsmuligheder til at tildele tildelinger til flere medarbejdere samtidigt, hvilket kan spare meget tid.

3. Medarbejdere ansøger om fravær

At give medarbejderne let adgang til at ansøge om fravær strømliner hele processen. Flowtly tilbyder en intuitiv brugerflade til at indsende ansøgninger.

• Log ind og naviger:
• Medarbejdere logger ind på deres Flowtly-konto.
• De kan typisk finde en fremtrædende sektion på deres Startside-dashboard eller navigere direkte til sektionen Ferie i hovedmenuen.

• Indled en ferieansøgning:
• Se efter en knap mærket Ansøg om ferie, Indsend ferieansøgning eller lignende, og klik på den.

• Udfyld ansøgningsdetaljer:
• Ferietype: Vælg den relevante fraværstype i rullemenuen (f.eks. "Ferie", "Sygeorlov").
• Startdato og slutdato: Brug kalendervælgerne til at vælge de ønskede start- og slutdatoer for fraværet. Flowtly beregner automatisk det samlede antal arbejdsdage baseret på medarbejderens arbejdsplan og virksomhedens helligdage.
• Årsag/kommentarer: Angiv en kort årsag til fraværet. Dette er nyttigt for ledere under godkendelsesprocessen. F.eks. "Familieferie til Spanien" eller "Lægeaftale."
• Vedhæftede filer (valgfrit): Hvis det kræves (f.eks. en lægeerklæring ved sygeorlov eller rejsedokumentation), kan medarbejdere vedhæfte relevante dokumenter.
• Gennemgå disponibel saldo: Flowtly viser typisk medarbejderens resterende saldo for den valgte ferietype og hjælper dem med at træffe informerede beslutninger.

• Indsend ansøgningen:
• Klik på knappen Indsend ansøgning, når alle detaljer er angivet og gennemgået.
• Ansøgningen sendes derefter til godkendelse i overensstemmelse med den konfigurerede arbejdsgang.

Tip: Opfordr medarbejderne til at gennemgå deres tilgængelige feriesaldo og konsultere eventuelle teamkalenderen i Flowtly, inden de indsender en ansøgning, særligt for længere perioder, for at undgå konflikter.

4. Godkendelse eller afvisning af ferieansøgninger

Ledere og HR-personale spiller en afgørende rolle i gennemgang af og handling på ferieansøgninger. Flowtly samler disse handlinger centralt og gør godkendelsesprocessen effektiv.

• Modtag notifikationer:
• Ledere modtager typisk en e-mailnotifikation, når en medarbejder indsender en ny ferieansøgning.
• Afventende ansøgninger vises også i deres Flowtly Handlingscenter, et centralt knudepunkt for alle opgaver, der kræver opmærksomhed.

• Tilgå ferieansøgninger:
• Via Handlingscenter: Klik på den specifikke ferieansøgningsnotifikation i dit Handlingscenter. Dette fører dig direkte til ansøgningsdetaljerne.
• Via Human Resources: Naviger til Human Resources > Ferie. Her finder du normalt en dedikeret fane eller sektion for Afventende ansøgninger eller Feriegodkendelser.

• Gennemgå ansøgningen:
• På siden med ansøgningsdetaljer ser du:
• Medarbejderens navn, afdeling og stilling.
• Den anmodede ferietype, startdato, slutdato og samlet varighed.
• Medarbejderens årsag/kommentarer.
• Medarbejderens aktuelle feriesaldo for den specifikke fraværstype.
• Ofte vil en teamkalendervisning vise andre godkendte orlovsperioder for kolleger og hjælpe med at identificere potentielle bemandingskonflikter.
• Eventuelle vedhæftede dokumenter.

• Tag handling:
• Godkend: Hvis ansøgningen er i overensstemmelse med virksomhedens politik, der er tilstrækkelig saldo, og der ikke er kritiske driftsmæssige konflikter, klik på knappen Godkend.
• Afvis: Hvis ansøgningen ikke kan imødekommes, klik på knappen Afvis. Det er afgørende at angive en klar og præcis Årsag til afvisning (f.eks. "Driftsbehov", "Utilstrækkelig saldo", "Politikovertrædelse"). Denne feedback sendes automatisk til medarbejderen.
• Anmod om mere information: Hvis du har brug for yderligere afklaring, inden du træffer en beslutning, kan du bruge denne mulighed til at sende en besked til medarbejderen.

• Bekræftelse:
• Når du godkender eller afviser en ansøgning, modtager medarbejderen automatisk en notifikation om beslutningen, og deres feriesaldo opdateres tilsvarende.

Tip: Etabler klare interne retningslinjer for feriegodkendelse, særligt i peak-sæsoner eller på projekter. Brug Flowtlys indstillinger for E-mails og notifikationer for at sikre, at ledere modtager rettidige advarsler om afventende ansøgninger, og at medarbejderne altid er informeret om status på deres ansøgninger.

Opsummering og næste skridt

Tillykke! Du har nu mestret kernefunktionerne i medarbejderfraværsadministration i Flowtly. Ved at opsætte ferietyper, tildele kvoter og styre ansøgnings- og godkendelsesprocessen sikrer du en gennemsigtig, effektiv og regeloverensstemmende håndtering af medarbejderfravær.

Fortsæt med at udforske Flowtlys rapporteringsfunktioner for at opnå indsigt i fraværstendenser, administrere overførsler af ferie og sikre, at dit teams tilgængelighed altid er optimeret.

Lær mere

• Ferietyper
• Ferie
• Medarbejdere
• Handlingscenter
• E-mails og notifikationer