Denne vejledning guider dig igennem processen med at etablere din virksomheds unikke fraværspolitikker og definere forskellige ferietyper i Flowtly-platformen. Når du er færdig med denne guide, kan du nøjagtigt konfigurere ferietildelinger, administrere forskellige kategorier af fridage og integrere offentlige fridage, hvilket sikrer problemfri fraværsregistrering og overholdelse for hele dit team.
1. Tilgå indstillinger for fravær
For at starte konfigurationen af din virksomheds fraværspolitikker skal du først navigere til det korrekte afsnit i Flowtly.
- Log ind i Flowtly: Brug dine administratoroplysninger til at tilgå din Flowtly-konto.
- Naviger til Indstillinger:
- Se efter ikonet Indstillinger (ofte repræsenteret af et tandhjul) i den primære navigationsmenu, normalt placeret i den venstre sidebjælke eller øverst til højre.
- Klik på Indstillinger.
- Find Fravær:
- I indstillingsmenuen finder du en kategori relateret til HR, Fridage, Fraværsadministration eller Ferie.
- Klik på den relevante mulighed, som typisk fører dig til en undermenu, hvor du kan administrere "Ferietyper", "Fraværspolitikker" og "Offentlige fridage".
Tip: Hvis du ikke straks kan finde afsnittet, kan du prøve at bruge søgefeltet i Flowtlys indstillinger, hvis det er tilgængeligt, og skrive "fravær", "ferie" eller "fridage".
2. Definition af din virksomheds ferietyper
Ferietyper er de forskellige kategorier af fravær, dine medarbejdere kan ansøge om (f.eks. Ferie, Sygeorlov, Ulønnet orlov, Barselsorlov). Korrekt opsætning af disse er grundlaget for præcis registrering og rapportering.
- Tilgå afsnittet Ferietyper:
- Fra indstillingerne for Fravær vælger du muligheden Ferietyper eller Fraværstyper.
- Opret en ny ferietype:
- Klik på knappen + Tilføj ny eller Opret ferietype.
- Konfigurer ferietypedetaljer:
- Navn: Angiv et tydeligt, beskrivende navn (f.eks. "Ferie", "Sygeorlov", "Barselsorlov", "Sorgorlov").
- Kode (valgfri): Visse systemer tillader en kort kode til intern identifikation.
- Beskrivelse (valgfri): Giv en kort forklaring af denne ferietype for klarhedens skyld.
- Fraværstype:
- Betalt vs. ubetalt: Angiv, om denne fraværstype typisk er betalt eller ubetalt. Dette påvirker ofte lønberegninger. F.eks. er ferie normalt betalt, mens ulønnet orlov er selvforklarende.
- Fratrækkes fra tildeling: For typer som "Ferie" skal du markere dette for at fratrække dage fra en medarbejders samlede ferietildeling. For "Sygeorlov" eller "Sorgorlov" kan dette variere baseret på din virksomheds politik.
- Godkendelseskrav:
- Kræver godkendelse: De fleste fraværstyper kræver godkendelse fra en leder eller HR. Aktiver denne mulighed.
- Automatisk godkendelse: For visse ikke-fradragsberettigede eller mindre fraværstyper kan du angive automatisk godkendelse.
- Synlighed:
- Medarbejdersynlighed: Sørg for, at medarbejderne kan se og ansøge om denne fraværstype.
- Ledersynlighed: Sørg for, at ledere kan se og godkende/afvise ansøgninger for denne fraværstype.
- Farvekode (valgfri): Mange systemer giver dig mulighed for at tildele en specifik farve til hver fraværstype for nemmere visuel identifikation i kalendere.
- Tillad negativ saldo (valgfri): Beslut, om medarbejdere har tilladelse til at have en negativ saldo for denne fraværstype (f.eks. ved at låne af fremtidig ferie). Generelt er dette deaktiveret eller stramt kontrolleret.
- Maksimalt antal sammenhængende dage (valgfri): Sæt en grænse for, hvor mange sammenhængende dage der kan ansøges om for denne fraværstype.
- Gem ferietype:
- Klik på Gem eller Opret, når alle detaljer er konfigureret.
- Gentag for alle relevante typer:
- Tilføj alle andre ferietyper, der er relevante for din virksomhed, f.eks.:
- Ferie / Betalt ferie
- Sygeorlov
- Ulønnet orlov
- Barsel/orlov
- Sorgorlov
- Nævningepligt
- Studiefravær
Tip: Overvej din virksomheds HR-politikker og lokale arbejdsmarkedslovgivning, når du definerer ferietyper. Sørg for at dække alle lovpligtige fraværstyper samt eventuelle yderligere goder, din virksomhed tilbyder.
3. Konfiguration af virksomhedsomfattende fraværspolitikker
Fraværspolitikker definerer reglerne for, hvordan ferietyper gælder for medarbejdere, herunder årlige tildelinger, optjeningsregler og overførselsgrænser. En enkelt politik kan omfatte regler for flere ferietyper.
- Tilgå afsnittet Fraværspolitikker:
- Fra indstillingerne for Fravær vælger du muligheden Fraværspolitikker eller Fridagspolitikker.
- Opret en ny fraværspolitik:
- Klik på knappen + Tilføj ny politik eller Opret politik.
- Definer politikkens grundlæggende elementer:
- Politiknavn: Giv den et tydeligt navn (f.eks. "Standardmedarbejderpolitik", "Seniorniveaupolitik", "Deltidspolitik"). Du kan have forskellige politikker for forskellige medarbejdergrupper.
- Beskrivelse (valgfri): Forklar politikkens formål eller hvilke medarbejdergrupper den gælder for.
- Politikens ikrafttrædelsesdato: Angiv, hvornår denne politik bliver aktiv.
- Konfigurer regler for hver ferietype inden for politikken:
- For hver ferietype, du tidligere definerede, angiver du nu dens specifikke regler inden for denne politik.
- Vælg ferietype: Vælg en ferietype fra en rullemenu (f.eks. "Ferie").
- Tildeling:
- Samlet årstildeling: Angiv det antal dage eller timer, der tildeles pr. år for denne ferietype (f.eks. 20 dages ferie).
- Tildelingsenhed: Angiv, om tildelingen er i dage eller timer.
- Optjeningsindstillinger:
- Optjeningsfrekvens: Hvor ofte bliver tildelingen tilgængelig?
- Årligt (ved årets start/ansættelsesdag): Den fulde tildeling bevilges ved starten af ferieåret eller på medarbejderens ansættelses-dag.
- Månedligt: En del af tildelingen bevilges hver måned.
- Bi-ugentligt/kvartalsvis: Andre periodiske optjeningsmuligheder.
- Pro-rata (for nye/fratrædte medarbejdere): Aktiver dette, hvis du ønsker, at tildelingen justeres forholdsmæssigt for medarbejdere, der tiltræder eller fratræder midt på året.
- Overførselsregler:
- Tillad overførsel: Aktiver, hvis ubrugt fravær kan overføres til næste ferieår.
- Maksimal overførsel: Angiv det maksimale antal dage/timer, der kan overføres.
- Overførselsudløb: Definer, hvornår overført fravær skal bruges (f.eks. 3 måneder inde i det nye år).
- Nulstillingsdato: Typisk starten af din virksomheds ferieår (f.eks. 1. januar eller medarbejderens ansættelses-dag).
- Varslingsperiode for ansøgning (valgfri): Hvor mange dage i forvejen skal en medarbejder ansøge om denne fraværstype?
- Minimumsansøgningsvarighed (valgfri): F.eks. skal medarbejdere ansøge om mindst en halv dags fravær.
- Krav om vedhæftning (valgfri): For sygeorlov kan du kræve en lægeerklæring for ansøgninger over en vis varighed.
- Tilføj regler for andre ferietyper:
- Gentag trin 4 for alle andre relevante ferietyper (f.eks. tilføj regler for "Sygeorlov" inden for denne samme politik, måske 5 dage pr. år, ingen overførsel).
- Gem politik:
- Klik på Gem eller Opret politik, når alle ferietyper inden for denne politik har fået defineret deres regler.
- Opret flere politikker (hvis nødvendigt):
- Hvis du har forskellige vilkår for forskellige medarbejdergrupper (f.eks. fuldtid vs. deltid, ledelse vs. medarbejdere), gentager du processen for at oprette yderligere fraværspolitikker.
Tip: Dokumentér klart din virksomheds interne fraværspolitikker, så de nemt kan omsættes til Flowtly-indstillinger. Dette sikrer ensartethed og forenkler opsætningsprocessen.
4. Administration af offentlige fridage
Offentlige fridage (eller nationale helligdage) er vigtige at angive korrekt, da de påvirker alles feriesaldo og løn. Flowtly giver dig mulighed for at definere disse globalt.
- Tilgå afsnittet Offentlige fridage:
- Fra indstillingerne for Fravær vælger du muligheden Offentlige fridage, Nationale helligdage eller Virksomhedsferiedage.
- Vælg land/region:
- Mange systemer giver dig mulighed for at vælge et land eller en region for at forhåndsudfylde almindelige offentlige fridage. Vælg dit primære driftsland, hvis det er tilgængeligt.
- Tilføj offentlige fridage:
- Importer (hvis tilgængeligt): Brug denne funktion først, hvis Flowtly tilbyder en importfunktion for standardmæssige offentlige fridage i din region.
- Tilføj manuelt:
- Klik på + Tilføj offentlig fridag eller Ny helligdag.
- Navn: Angiv den offentlige fridags navn (f.eks. "Juledag", "Nytårsdag").
- Dato: Vælg den specifikke dato for helligdagen.
- År: Sørg for, at det korrekte år er valgt.
- Region/lokation (valgfri): Hvis du opererer i flere regioner med forskellige offentlige fridage, skal du angive, hvilken region denne helligdag gælder for.
- Betalt/ubetalt: De fleste offentlige fridage er betalte.
- Gentag for alle offentlige fridage for det nuværende og kommende år.
- Gennemgå og opdater årligt:
- Offentlige fridage kan undertiden ændre sig, eller nye kan blive indført. Gør det til en rutine at gennemgå og opdatere din offentlige feriekalender i Flowtly ved udgangen af hvert år for det følgende år.
Tip: Sørg for, at offentlige fridage er oprettet, inden medarbejderne begynder at ansøge om fravær for disse datoer, for at forebygge uoverensstemmelser i feriesaldi. Flowtly bør automatisk tage højde for disse dage, så de ikke fratrækkes fra en medarbejders personlige tildeling.
5. Tildeling af fraværspolitikker til medarbejdere
Når du har opsat dine ferietyper og fraværspolitikker, er det sidste trin at tildele disse politikker til dine medarbejdere.
- Naviger til Medarbejderprofiler:
- Gå til sektionen Medarbejdere fra den primære navigationsmenu.
- Vælg en individuel medarbejder for at se deres profil, eller se efter en massetildelingsfunktion.
- Tildel politik:
- Find fanen Fravær, Fridage eller HR i medarbejderens profil.
- Du finder en mulighed for Tildel fraværspolitik eller Vælg politik.
- Vælg den relevante fraværspolitik fra rullemenuen (f.eks. "Standardmedarbejderpolitik").
- Angiv politikkens ikrafttrædelsesdato (for medarbejder):
- Angiv, hvornår denne politiktildeling skal træde i kraft for den individuelle medarbejder. Dette er særligt vigtigt for nye ansatte eller ved ændring af en medarbejders politik.
- Gentag for alle medarbejdere:
- Tildel den korrekte politik til hver medarbejder. Flowtly kan tilbyde massetildelingsmuligheder baseret på afdeling, rolle eller andre kriterier, hvilket kan spare meget tid for større organisationer.
Tip: Revidér jævnligt medarbejdernes politiktildelinger, særligt efter forfremmelser, rolleændringer eller ændringer i ansættelsesstatus (f.eks. fra fuldtid til deltid), for at sikre, at de er på den korrekte fraværspolitik.
Opsummering og næste skridt
Tillykke! Du har nu med succes konfigureret din virksomheds fraværspolitik, defineret forskellige ferietyper og etableret din offentlige feriekalender i Flowtly. Denne grundlæggende opsætning er afgørende for præcis fraværsadministration og overholdelse.
Dine næste skridt bør inkludere:
- Kommunikation af de nye fraværspolitikker til dine medarbejdere.
- Opfordring af medarbejderne til at gennemgå deres feriesaldi og ansøge om fravær via Flowtly-platformen.
- Bekendtskab med processer for ferieansøgning og godkendelse i Flowtly.
- Gennemgang af indstillingerne for "E-mails og notifikationer" for at sikre, at medarbejdere og ledere modtager rettidige opdateringer om ferieansøgninger.
