Questo tutorial ti guiderà nel processo di definizione delle politiche di assenza uniche della tua azienda e nella configurazione delle varie tipologie di ferie nella piattaforma Flowtly. Al termine di questa guida, sarai in grado di configurare accuratamente le quote di assenza, gestire diverse categorie di tempo libero e integrare le festività pubbliche, garantendo un monitoraggio delle assenze fluido e conforme per l'intero team.
1. Accesso alle Impostazioni di Assenza
Per iniziare a configurare le politiche di assenza aziendali, dovrai prima navigare alla sezione corretta in Flowtly.
- Accedi a Flowtly: Usa le tue credenziali amministratore per accedere al tuo account Flowtly.
- Naviga alle Impostazioni:
- Cerca l'icona Impostazioni (spesso rappresentata da un ingranaggio) nel menu di navigazione principale, solitamente nella barra laterale sinistra o in alto a destra.
- Fai clic su Impostazioni.
- Trova Assenze:
- Nel menu Impostazioni, dovresti trovare una categoria relativa a HR, Tempo Libero, Gestione Assenze o Ferie.
- Fai clic sull'opzione pertinente, che di solito ti porterà a un sottomenu dove puoi gestire "Tipologie di Ferie", "Politiche di Assenza" e "Festività Pubbliche".
Suggerimento: Se non riesci a trovare immediatamente la sezione, prova a utilizzare la barra di ricerca nelle impostazioni di Flowtly, se disponibile, e digita "assenza", "ferie" o "tempo libero".
2. Definizione delle Tipologie di Ferie Aziendali
Le tipologie di ferie sono le diverse categorie di assenza che i dipendenti possono richiedere (ad es. Ferie Annuali, Congedo per Malattia, Congedo Non Retribuito, Congedo di Paternità). Configurarle correttamente è fondamentale per un monitoraggio e una reportistica accurati.
- Accedi alla Sezione Tipologie di Ferie:
- Dalle impostazioni di Assenza, seleziona l'opzione Tipologie di Ferie o Categorie di Assenza.
- Crea una Nuova Tipologia:
- Fai clic sul pulsante + Aggiungi Nuova o Crea Tipologia di Ferie.
- Configura i Dettagli della Tipologia:
- Nome: Inserisci un nome chiaro e descrittivo (ad es. "Ferie Annuali", "Congedo per Malattia", "Congedo di Paternità", "Congedo per Lutto").
- Codice (Opzionale): Alcuni sistemi consentono un codice breve per l'identificazione interna.
- Descrizione (Opzionale): Fornisci una breve spiegazione per chiarire questa tipologia.
- Tipo di Assenza:
- Retribuita vs. Non Retribuita: Specifica se questa tipologia è generalmente retribuita o non retribuita. Questo influisce spesso sui calcoli della busta paga. Ad esempio, le Ferie Annuali sono solitamente retribuite, mentre il Congedo Non Retribuito è autoesplicativo.
- Scala dalla Quota: Per tipologie come "Ferie Annuali", devi abilitare questa opzione per scalare i giorni dalla quota di ferie annuali totale del dipendente. Per "Congedo per Malattia" o "Congedo per Lutto" questo potrebbe variare in base alla policy aziendale.
- Requisiti di Approvazione:
- Richiede Approvazione: La maggior parte delle tipologie richiederà l'approvazione di un responsabile o dell'HR. Abilita questa opzione.
- Approvazione Automatica: Per alcune tipologie non scalabili o minori (ad es. "Lavoro da Casa" se monitorato come tipologia di assenza, anche se non comune per le ferie), potresti impostare l'approvazione automatica.
- Visibilità:
- Visibilità per i Dipendenti: Assicurati che i dipendenti possano vedere e richiedere questa tipologia.
- Visibilità per i Responsabili: Assicurati che i responsabili possano vedere e approvare/rifiutare le richieste per questa tipologia.
- Codice Colore (Opzionale): Molti sistemi consentono di assegnare un colore specifico a ogni tipologia per una più facile identificazione visiva nei calendari.
- Consenti Saldo Negativo (Opzionale): Decidi se i dipendenti possono andare in saldo negativo per questa tipologia (ad es. anticipando future ferie annuali). In genere è disabilitato o strettamente controllato.
- Massimo Giorni Consecutivi (Opzionale): Imposta un limite al numero di giorni consecutivi richiedibili per questa tipologia.
- Salva la Tipologia:
- Una volta configurati tutti i dettagli, fai clic su Salva o Crea.
- Ripeti per Tutte le Tipologie Pertinenti:
- Aggiungi tutte le altre tipologie pertinenti alla tua azienda, come:
- Ferie Annuali / Vacanze
- Congedo per Malattia
- Congedo Non Retribuito
- Congedo di Maternità/Paternità
- Congedo per Lutto
- Giuria Popolare
- Congedo per Studio
Suggerimento: Considera le politiche HR aziendali e le leggi sul lavoro locali quando definisci le tipologie. Assicurati di coprire tutte le tipologie di assenza previste dalla legge e i benefit aggiuntivi offerti dall'azienda.
3. Configurazione delle Politiche di Assenza Aziendali
Le politiche di assenza definiscono le regole per l'applicazione delle tipologie di ferie ai dipendenti, incluse le quote annuali, le regole di maturazione e i limiti di riporto. Una singola policy può includere regole per più tipologie di ferie.
- Accedi alla Sezione Politiche di Assenza:
- Dalle impostazioni di Assenza, seleziona l'opzione Politiche di Assenza o Politiche di Tempo Libero.
- Crea una Nuova Politica:
- Fai clic sul pulsante + Aggiungi Nuova Policy o Crea Policy.
- Definisci le Informazioni di Base della Policy:
- Nome della Policy: Assegna un nome chiaro (ad es. "Policy Standard Dipendenti", "Policy Personale Senior", "Policy Part-Time"). Potresti avere policy diverse per diversi gruppi di dipendenti.
- Descrizione (Opzionale): Spiega lo scopo della policy o a quali gruppi di dipendenti si applica.
- Data di Entrata in Vigore: Imposta quando questa policy diventa attiva.
- Configura le Regole per Ogni Tipologia di Ferie nella Policy:
- Per ogni tipologia definita in precedenza, imposta ora le regole specifiche all'interno di questa policy.
- Seleziona la Tipologia: Scegli una tipologia dal menu a discesa (ad es. "Ferie Annuali").
- Quota:
- Quota Annuale Totale: Inserisci il numero di giorni o ore concesse all'anno per questa tipologia (ad es. 20 giorni per le Ferie Annuali).
- Unità di Quota: Specifica se la quota è in giorni o ore.
- Impostazioni di Maturazione:
- Frequenza di Maturazione: Con quale frequenza la quota diventa disponibile?
- Annuale (inizio anno/anniversario): La quota intera viene concessa all'inizio dell'anno di assenza o all'anniversario di assunzione del dipendente.
- Mensile: Una parte della quota viene concessa ogni mese.
- Bisettimanale/Trimestrale: Altre opzioni di maturazione periodica.
- Pro-rata (per nuovi assunti/dimissioni): Abilita questa opzione se desideri che la quota venga adeguata proporzionalmente per i dipendenti che si uniscono o lasciano l'azienda a metà anno.
- Regole di Riporto:
- Consenti Riporto: Abilita se le assenze non utilizzate possono essere riportate all'anno di assenza successivo.
- Riporto Massimo: Specifica il numero massimo di giorni/ore riportabili.
- Scadenza del Riporto: Definisci entro quando devono essere utilizzati i giorni riportati (ad es. 3 mesi nel nuovo anno).
- Data di Azzeramento: Di solito l'inizio dell'anno di assenza aziendale (ad es. 1° gennaio, o la data di anniversario del dipendente).
- Preavviso Richiesto per la Richiesta (Opzionale): Quanti giorni di anticipo deve dare il dipendente per questa tipologia?
- Durata Minima della Richiesta (Opzionale): Ad es. i dipendenti devono richiedere almeno mezza giornata.
- Requisito di Allegato (Opzionale): Per il congedo per malattia, potresti richiedere un certificato medico per le richieste oltre una certa durata.
- Aggiungi Regole per Altre Tipologie:
- Ripeti il passaggio 4 per tutte le altre tipologie pertinenti (ad es. aggiungi regole per "Congedo per Malattia" nella stessa policy, ad esempio 5 giorni all'anno, nessun riporto).
- Salva la Policy:
- Una volta definite le regole per tutte le tipologie nella policy, fai clic su Salva o Crea Policy.
- Crea Policy Multiple (Se Necessario):
- Se hai condizioni diverse per gruppi di dipendenti diversi (ad es. tempo pieno vs. part-time, management vs. personale generale), ripeti il processo per creare policy aggiuntive.
Suggerimento: Documenta chiaramente le politiche di assenza interne aziendali in modo che possano essere facilmente tradotte nelle impostazioni di Flowtly. Ciò garantisce coerenza e semplifica il processo di configurazione.
4. Gestione delle Festività Pubbliche
Le festività pubbliche (o nazionali) sono fondamentali da inserire correttamente poiché influiscono sul saldo ferie e sulla busta paga di tutti. Flowtly ti consente di definirle a livello globale.
- Accedi alla Sezione Festività Pubbliche:
- Dalle impostazioni di Assenza, seleziona l'opzione Festività Pubbliche, Festività Nazionali o Festività Aziendali.
- Seleziona Paese/Regione:
- Molti sistemi consentono di selezionare un paese o una regione per precompilare le festività comuni. Se disponibile, scegli il paese in cui operi principalmente.
- Aggiungi le Festività:
- Importa (se disponibile): Se Flowtly offre una funzione di importazione per le festività standard della tua regione, usala prima.
- Aggiungi Manualmente:
- Fai clic su + Aggiungi Festività o Nuova Festività.
- Nome: Inserisci il nome della festività (ad es. "Natale", "Capodanno").
- Data: Seleziona la data specifica della festività.
- Anno: Assicurati che sia selezionato l'anno corretto.
- Regione/Sede (Opzionale): Se operi in più regioni con festività diverse, specifica a quale regione si applica questa festività.
- Retribuita/Non Retribuita: La maggior parte delle festività pubbliche è retribuita.
- Ripeti per tutte le festività dell'anno corrente e di quelli successivi.
- Revisione e Aggiornamento Annuale:
- Le festività possono cambiare o potrebbero essere introdotte nuovità. Rendilo una routine: aggiorna il calendario delle festività in Flowtly alla fine di ogni anno per l'anno successivo.
Suggerimento: Assicurati che le festività siano configurate prima che i dipendenti inizino a richiedere assenze per quelle date, per evitare discrepanze nei saldi. Flowtly dovrebbe automaticamente considerare questi giorni in modo che non scalino dalla quota personale del dipendente.
5. Assegnazione delle Politiche di Assenza ai Dipendenti
Una volta configurate le tipologie di ferie e le politiche, il passaggio finale è assegnare queste policy ai dipendenti.
- Naviga ai Profili dei Dipendenti:
- Vai alla sezione Dipendenti dal menu di navigazione principale.
- Seleziona un singolo dipendente per visualizzarne il profilo, o cerca una funzione di assegnazione in blocco.
- Assegna la Policy:
- Nel profilo del dipendente, individua la scheda Assenza, Tempo Libero o HR.
- Dovresti trovare un'opzione per Assegna Politica di Assenza o Seleziona Policy.
- Scegli la politica appropriata dal menu a discesa (ad es. "Policy Standard Dipendenti").
- Imposta la Data di Entrata in Vigore della Policy (per il Dipendente):
- Specifica quando questa assegnazione della policy deve avere effetto per il singolo dipendente. Questo è particolarmente importante per i nuovi assunti o quando si cambia la policy di un dipendente.
- Ripeti per Tutti i Dipendenti:
- Assegna la policy corretta a ogni dipendente. Flowtly potrebbe offrire opzioni di assegnazione in blocco basate su reparto, ruolo o altri criteri, il che può far risparmiare molto tempo per le organizzazioni più grandi.
Suggerimento: Controlla regolarmente le assegnazioni delle policy dei dipendenti, soprattutto dopo promozioni, cambi di ruolo o variazioni dello stato lavorativo (ad es. da tempo pieno a part-time), per assicurarti che abbiano la policy corretta.
Riepilogo e Prossimi Passi
Complimenti! Hai configurato con successo la politica di assenza aziendale, definito varie tipologie di ferie e stabilito il calendario delle festività in Flowtly. Questa configurazione di base è fondamentale per una gestione accurata del tempo libero e per la conformità normativa.
I tuoi prossimi passi dovrebbero includere:
- Comunicare le nuove politiche di assenza ai dipendenti.
- Incoraggiare i dipendenti a verificare i saldi e a richiedere assenze tramite la piattaforma Flowtly.
- Familiarizzare con i flussi di richiesta e approvazione delle assenze in Flowtly.
- Rivedere le impostazioni di "Email e Notifiche" per assicurarti che dipendenti e responsabili ricevano aggiornamenti tempestivi sulle richieste.
