Este tutorial irá guiá-lo pelo processo de estabelecimento das políticas de ausências únicas da sua empresa e da definição de vários tipos de férias na plataforma Flowtly. No final deste guia, será capaz de configurar com precisão as dotações de ausências, gerir diferentes categorias de folgas e integrar feriados nacionais, garantindo um acompanhamento de folgas sem falhas e a conformidade de toda a equipa.
1. Aceder às Definições de Ausências
Para começar a configurar as políticas de ausências da sua empresa, terá primeiro de navegar para a secção correta no Flowtly.
- Inicie sessão no Flowtly: Utilize as suas credenciais de administrador para aceder à sua conta Flowtly.
- Navegue para Definições:
- Procure o ícone Definições (frequentemente representado por uma engrenagem) no menu de navegação principal, normalmente localizado na barra lateral esquerda ou no canto superior direito.
- Clique em Definições.
- Localizar Ausências:
- No menu Definições, deverá encontrar uma categoria relacionada com RH, Folgas, Gestão de Ausências ou Férias.
- Clique na opção relevante, que o levará tipicamente a um submenu onde pode gerir "Tipos de Férias", "Políticas de Ausência" e "Feriados Nacionais".
Sugestão: Se não encontrar imediatamente a secção, tente utilizar a barra de pesquisa nas definições do Flowtly, se disponível, e escreva "ausência", "férias" ou "folga".
2. Definir os Tipos de Férias da Empresa
Os tipos de férias são as diferentes categorias de ausência que os colaboradores podem solicitar (por exemplo, Férias Anuais, Baixa por Doença, Licença sem Remuneração, Licença de Paternidade). Configurá-los corretamente é fundamental para um acompanhamento e elaboração de relatórios precisos.
- Aceder à Secção Tipos de Férias:
- Nas definições de Ausências, selecione a opção Tipos de Férias ou Tipos de Ausência.
- Criar um Novo Tipo de Férias:
- Clique no botão + Adicionar Novo ou Criar Tipo de Férias.
- Configurar os Detalhes do Tipo de Férias:
- Nome: Introduza um nome claro e descritivo (por exemplo, "Férias Anuais", "Baixa por Doença", "Licença de Paternidade", "Licença por Luto").
- Código (Opcional): Alguns sistemas permitem um código curto para identificação interna.
- Descrição (Opcional): Forneça uma breve explicação deste tipo de férias para maior clareza.
- Tipo de Ausência:
- Remunerada vs. Não Remunerada: Especifique se este tipo de ausência é tipicamente remunerado ou não. Isto afeta frequentemente os cálculos de salário. Por exemplo, as Férias Anuais são normalmente remuneradas, enquanto a Licença sem Remuneração é autoexplicativa.
- Deduz da Dotação: Para tipos como "Férias Anuais", deverá marcar esta opção para deduzir os dias da dotação total de férias anuais do colaborador. Para "Baixa por Doença" ou "Licença por Luto", isto pode variar consoante a política da empresa.
- Requisitos de Aprovação:
- Requer Aprovação: A maioria dos tipos de ausência exigirá aprovação de um gestor ou RH. Ative esta opção.
- Aprovação Automática: Para certos tipos de ausência não dedutíveis ou menores (por exemplo, "Teletrabalho" se registado como tipo de ausência, embora não seja comum para tipos de férias), poderá definir como aprovação automática.
- Visibilidade:
- Visibilidade para o Colaborador: Certifique-se de que os colaboradores podem ver e solicitar este tipo de ausência.
- Visibilidade para o Gestor: Certifique-se de que os gestores podem ver e aprovar/recusar pedidos para este tipo de ausência.
- Código de Cor (Opcional): Muitos sistemas permitem atribuir uma cor específica a cada tipo de ausência para uma identificação visual mais fácil nos calendários.
- Permitir Saldo Negativo (Opcional): Decida se os colaboradores têm permissão para ficar com saldo negativo neste tipo de ausência (por exemplo, pedir adiantado férias anuais futuras). Geralmente, esta opção está desativada ou é controlada de perto.
- Máximo de Dias Consecutivos (Opcional): Defina um limite para o número de dias consecutivos que podem ser solicitados para este tipo de ausência.
- Guardar o Tipo de Férias:
- Após configurar todos os detalhes, clique em Guardar ou Criar.
- Repetir para Todos os Tipos Relevantes:
- Adicione todos os outros tipos de férias relevantes para a sua empresa, como:
- Férias Anuais / Férias
- Baixa por Doença
- Licença sem Remuneração
- Licença de Maternidade/Paternidade
- Licença por Luto
- Dever de Júri
- Licença de Formação
Sugestão: Considere as políticas de RH da sua empresa e as leis laborais locais ao definir os tipos de férias. Certifique-se de que abrange todos os tipos de ausência obrigatórios, bem como quaisquer benefícios adicionais que a sua empresa ofereça.
3. Configurar Políticas de Ausências de Toda a Empresa
As políticas de ausências definem as regras de aplicação dos tipos de férias aos colaboradores, incluindo dotações anuais, regras de acumulação e limites de transição. Uma única política pode abranger regras para múltiplos tipos de férias.
- Aceder à Secção Políticas de Ausência:
- Nas definições de Ausências, selecione a opção Políticas de Ausência ou Políticas de Folgas.
- Criar uma Nova Política de Ausência:
- Clique no botão + Adicionar Nova Política ou Criar Política.
- Definir os Básicos da Política:
- Nome da Política: Atribua-lhe um nome claro (por exemplo, "Política Padrão para Colaboradores", "Política para Pessoal Sénior", "Política a Tempo Parcial"). Pode ter diferentes políticas para diferentes grupos de colaboradores.
- Descrição (Opcional): Explique a finalidade da política ou a que grupos de colaboradores se aplica.
- Data de Entrada em Vigor da Política: Defina quando esta política entra em vigor.
- Configurar Regras para Cada Tipo de Férias dentro da Política:
- Para cada tipo de férias que definiu anteriormente, definirá agora as suas regras específicas nesta política.
- Selecionar Tipo de Férias: Escolha um tipo de férias no menu pendente (por exemplo, "Férias Anuais").
- Dotação:
- Dotação Anual Total: Introduza o número de dias ou horas concedidos por ano para este tipo de férias (por exemplo, 22 dias para Férias Anuais).
- Unidade de Dotação: Especifique se a dotação é em dias ou horas.
- Definições de Acumulação:
- Frequência de Acumulação: Com que frequência a dotação fica disponível?
- Anual (no início do ano/aniversário): A dotação total é concedida no início do ano de ausência ou no aniversário de contratação do colaborador.
- Mensal: Uma parte da dotação é concedida todos os meses.
- Quinzenal/Trimestral: Outras opções de acumulação periódica.
- Pro rata (para novos colaboradores/saídas): Ative esta opção se pretender que a dotação seja ajustada proporcionalmente para colaboradores que entram ou saem a meio do ano.
- Regras de Transição:
- Permitir Transição: Ative se as ausências não utilizadas podem transitar para o próximo ano de ausência.
- Transição Máxima: Especifique o número máximo de dias/horas que podem transitar.
- Validade da Transição: Defina até quando as ausências transitadas devem ser utilizadas (por exemplo, 3 meses no novo ano).
- Data de Reposição: Tipicamente o início do ano de ausência da empresa (por exemplo, 1 de janeiro, ou a data de aniversário do colaborador).
- Prazo de Pré-Aviso para Pedido (Opcional): Quantos dias de antecedência deve o colaborador solicitar este tipo de ausência?
- Duração Mínima do Pedido (Opcional): Por exemplo, os colaboradores devem solicitar no mínimo meio dia de ausência.
- Requisito de Anexo (Opcional): Para baixa por doença, poderá exigir declaração médica para pedidos com duração superior a um determinado período.
- Adicionar Regras para Outros Tipos de Férias:
- Repita o passo 4 para todos os outros tipos de férias relevantes (por exemplo, adicione regras para "Baixa por Doença" nesta mesma política, talvez 30 dias por ano, sem transição).
- Guardar a Política:
- Após definir as regras de todos os tipos de férias nesta política, clique em Guardar ou Criar Política.
- Criar Múltiplas Políticas (Se Necessário):
- Se tiver condições diferentes para diferentes grupos de colaboradores (por exemplo, a tempo inteiro vs. a tempo parcial, gestão vs. pessoal geral), repita o processo para criar políticas de ausência adicionais.
Sugestão: Documente claramente as políticas de ausências internas da empresa para que possam ser facilmente traduzidas nas definições do Flowtly. Isto garante consistência e simplifica o processo de configuração.
4. Gerir Feriados Nacionais
Os feriados nacionais são fundamentais para introduzir corretamente, pois afetam o saldo de ausências e o salário de todos. O Flowtly permite-lhe definir estes feriados globalmente.
- Aceder à Secção Feriados Nacionais:
- Nas definições de Ausências, selecione a opção Feriados Nacionais, Feriados Públicos ou Feriados da Empresa.
- Selecionar País/Região:
- Muitos sistemas permitem selecionar um país ou região para pré-preencher feriados nacionais comuns. Se disponível, escolha o seu país de operação principal.
- Adicionar Feriados Nacionais:
- Importar (se disponível): Se o Flowtly oferecer uma funcionalidade de importação para os feriados padrão da sua região, utilize-a em primeiro lugar.
- Adicionar Manualmente:
- Clique em + Adicionar Feriado Nacional ou Novo Feriado.
- Nome: Introduza o nome do feriado (por exemplo, "Natal", "Ano Novo").
- Data: Selecione a data específica do feriado.
- Ano: Certifique-se de que o ano correto está selecionado.
- Região/Localização (Opcional): Se operar em múltiplas regiões com diferentes feriados, especifique a que região se aplica este feriado.
- Remunerado/Não Remunerado: A maioria dos feriados nacionais é remunerada.
- Repita para todos os feriados do ano atual e dos seguintes.
- Rever e Atualizar Anualmente:
- Os feriados nacionais podem por vezes ser alterados, ou podem ser introduzidos novos feriados. Torne uma rotina rever e atualizar o calendário de feriados no Flowtly no final de cada ano para o ano seguinte.
Sugestão: Certifique-se de que os feriados nacionais são configurados antes de os colaboradores começarem a solicitar ausências para essas datas, a fim de evitar discrepâncias nos saldos de ausências. O Flowtly deve ter em conta automaticamente estes dias para que não deduzam da dotação pessoal do colaborador.
5. Atribuir Políticas de Ausência aos Colaboradores
Após configurar os tipos de férias e as políticas de ausências, o passo final é atribuir estas políticas aos colaboradores.
- Navegar para Perfis de Colaboradores:
- Aceda à secção Colaboradores no menu de navegação principal.
- Selecione um colaborador individual para ver o seu perfil, ou procure uma funcionalidade de atribuição em massa.
- Atribuir Política:
- No perfil do colaborador, localize o separador Ausências, Folgas ou RH.
- Deverá encontrar uma opção para Atribuir Política de Ausência ou Selecionar Política.
- Escolha a política de ausência adequada no menu pendente (por exemplo, "Política Padrão para Colaboradores").
- Definir a Data de Entrada em Vigor da Política (para o Colaborador):
- Especifique quando esta atribuição de política deve entrar em vigor para o colaborador individual. Isto é especialmente importante para novos colaboradores ou quando se altera a política de um colaborador.
- Repetir para Todos os Colaboradores:
- Atribua a política correta a cada colaborador. O Flowtly pode oferecer opções de atribuição em massa com base em departamento, função ou outros critérios, o que pode poupar muito tempo para organizações maiores.
Sugestão: Audite regularmente as atribuições de políticas de ausência dos colaboradores, especialmente após promoções, alterações de função ou mudanças no estatuto do emprego (por exemplo, de tempo inteiro para tempo parcial), para garantir que estão na política de ausências correta.
Resumo e Próximos Passos
Parabéns! Configurou com sucesso a política de ausências da empresa, definiu vários tipos de férias e estabeleceu o calendário de feriados nacionais no Flowtly. Esta configuração base é fundamental para uma gestão precisa das folgas e para a conformidade.
Os próximos passos deverão incluir:
- Comunicar as novas políticas de ausências aos colaboradores.
- Incentivar os colaboradores a rever os seus saldos de ausências e a solicitar folgas através da plataforma Flowtly.
- Familiarizar-se com os fluxos de trabalho de pedidos e aprovações de ausências no Flowtly.
- Rever as definições de "E-mails e Notificações" para garantir que os colaboradores e os gestores recebem atualizações atempadas sobre os pedidos de ausência.
