Este tutorial irá guiá-lo na configuração do Flowtly para gerir eficientemente as ausências dos colaboradores. Aprenderá a configurar vários tipos de férias, a estabelecer e gerir feriados nacionais em toda a empresa e a simplificar os processos de aprovação de pedidos de ausência, garantindo uma experiência fluida tanto para os colaboradores como para o RH.
1. Compreender e Configurar os Tipos de Férias
Os Tipos de Férias são as diferentes categorias de ausência que os colaboradores podem solicitar (por exemplo, Férias Anuais, Baixa por Doença, Licença Parental). Configurá-los corretamente é a base de uma gestão eficiente das ausências.
1.1 Aceder às Definições de Tipos de Férias
- Navegue para a secção Administração no painel de controlo do Flowtly.
- No menu de Administração, localize e clique em Tipos de Férias. Esta página apresenta uma lista de todos os tipos de férias existentes configurados no seu sistema.
Sugestão: Antes de efetuar alterações, familiarize-se com os tipos de férias padrão já existentes na sua instância do Flowtly. Alguns podem estar pré-configurados para cumprir normas comuns do setor.
1.2 Criar um Novo Tipo de Férias Personalizado
Se a sua organização tiver políticas de ausência únicas ou precisar de acompanhar tipos específicos de faltas, pode criar tipos de férias personalizados.
- Na página Tipos de Férias, clique no botão Adicionar Novo, normalmente localizado no canto superior direito ou no final da lista.
- Será apresentado um formulário solicitando os detalhes do novo tipo de férias:
- Nome: Introduza um nome descritivo para o tipo de férias (por exemplo, "Licença por Compaixão", "Licença para Formação", "Sabática não Remunerada").
- Código: Forneça um código curto e único (por exemplo, "LC", "LF", "SNR"). Este é frequentemente utilizado para acompanhamento interno ou integrações.
- Descrição (Opcional): Adicione uma breve explicação do tipo de férias, a sua finalidade ou condições específicas.
- Tipo: Selecione a categoria em que esta ausência se enquadra (por exemplo, "Remunerada", "Não Remunerada", "Estatutária"). Isto ajuda nos relatórios e na conformidade.
- Aprovação Necessária: Esta é uma definição fundamental.
- Marque esta caixa se os pedidos deste tipo de férias devem passar por um fluxo de aprovação (por exemplo, férias anuais, licença por compaixão).
- Desmarque-a se a ausência é aprovada automaticamente ou serve apenas para fins de registo sem aprovação formal (por exemplo, certos tipos de baixa por doença em que basta uma notificação).
- Acumula: Marque esta caixa se os colaboradores acumulam tempo para este tipo de ausência ao longo de um período (por exemplo, as férias anuais acumulam-se mensalmente). Deixe esta opção desmarcada para tipos como baixa por doença ou feriados nacionais, que tipicamente não se acumulam.
- Transita: Se o saldo acumulado para este tipo de férias puder transitar para o ano seguinte, marque esta caixa. Aplica-se tipicamente às férias anuais, mas não à baixa por doença.
- Duração Padrão: Especifique se um pedido para este tipo de férias é por padrão "Dia Inteiro" ou "Meio Dia". Os colaboradores podem normalmente ajustar isto ao fazer um pedido.
- Visibilidade/Aplicabilidade (se disponível): Dependendo da configuração do Flowtly, pode especificar quais os departamentos, localizações ou grupos de colaboradores que podem solicitar este tipo de férias.
- Clique em Guardar para criar o novo tipo de férias.
Sugestão Prática: Ao definir "Aprovação Necessária", considere as políticas de RH da sua empresa. Por exemplo, embora as férias anuais exijam sempre aprovação, algumas empresas podem permitir aos colaboradores registar baixas curtas sem aprovação prévia, baseando-se num sistema de notificação.
1.3 Editar ou Eliminar Tipos de Férias Existentes
- Na página Tipos de Férias, localize o tipo de férias que pretende modificar ou remover.
- Clique no ícone Editar (frequentemente um lápis) junto à entrada para fazer alterações.
- Clique no ícone Eliminar (frequentemente um caixote do lixo) para o remover. Normalmente ser-lhe-á solicitado que confirme esta ação.
Atenção: Eliminar um tipo de férias pode afetar dados históricos ou pedidos pendentes. Em geral, é preferível tornar um tipo de férias inativo ou restringir a sua visibilidade se já não for utilizado, em vez de o eliminar, especialmente se tiver registos associados.
2. Gerir Feriados Nacionais e Bancários
Os feriados (ou feriados bancários) são datas fixas em que todos ou grupos específicos de colaboradores não são suposto trabalhar. O Flowtly permite-lhe gerir estes feriados a nível do sistema, garantindo que são automaticamente considerados nos cálculos de ausências e calendários.
2.1 Aceder à Secção Férias
- No painel de controlo do Flowtly, navegue para Recursos Humanos.
- Clique em Férias. Esta secção apresentará todos os feriados configurados para a sua organização. Pode também encontrá-la em Painel do Colaborador.
2.2 Adicionar um Feriado Nacional Único
Normalmente adicionará feriados ano a ano ou à medida que são anunciados.
- Na página Férias, clique no botão Adicionar Feriado.
- Preencha os detalhes do feriado:
- Data: Selecione a data específica do feriado.
- Nome: Introduza o nome oficial do feriado (por exemplo, "Ano Novo", "Natal").
- Descrição (Opcional): Adicione quaisquer notas relevantes.
- Marcar como Feriado Nacional: Certifique-se de que esta opção está marcada. Isto garante que o dia é reconhecido como dia não útil para todos os colaboradores a que se aplica.
- Aplicabilidade (se disponível): Se a sua organização opera em múltiplas regiões com diferentes feriados, pode ter opções para aplicar o feriado a localizações, departamentos ou entidades jurídicas específicos. Selecione o âmbito adequado.
- Clique em Guardar para adicionar o feriado ao sistema.
Sugestão Prática: É boa prática adicionar todos os feriados conhecidos para o ano seguinte com bastante antecedência. Isto evita conflitos de agendamento e garante um acompanhamento preciso das ausências. Consulte os calendários oficiais do governo para as suas regiões de operação para garantir a exatidão.
2.3 Gerir Feriados Existentes
À semelhança dos tipos de férias, pode editar ou eliminar entradas de feriados.
- Na página Férias, localize o feriado que pretende modificar.
- Clique no ícone Editar para atualizar os seus detalhes (por exemplo, nome, data, aplicabilidade).
- Clique no ícone Eliminar para o remover do sistema.
Nota: Se um feriado mudar de data ou for removido pelas autoridades, certifique-se de que atualiza prontamente o sistema Flowtly para manter registos precisos.
3. Simplificar os Fluxos de Trabalho de Aprovação de Ausências
Uma gestão eficiente das ausências não passa apenas por definir tipos de férias; passa também por estabelecer um processo de aprovação claro e atempado. O Flowtly integra fluxos de aprovação para garantir que os pedidos são tratados de forma fluida.
3.1 Compreender o Processo de Aprovação no Flowtly
O mecanismo de aprovação do Flowtly envolve tipicamente a atribuição de responsabilidades a indivíduos que podem analisar e atuar sobre pedidos de ausência. Isto baseia-se frequentemente na hierarquia organizacional (por exemplo, aprovação do gestor direto) ou em funções específicas (por exemplo, aprovação de RH).
3.2 Definir Aprovadores Através de Responsabilidades
Para que os pedidos de ausência sejam aprovados, é necessário designar quem tem autoridade para o fazer. Isto é geralmente gerido através da funcionalidade Responsabilidades.
- Navegue para Administração > Responsabilidades.
- Aqui, definirá funções e atribuí-las-á a indivíduos. Para a gestão de ausências, as responsabilidades comuns incluem:
- Gestor: Tipicamente, o gestor direto de um colaborador é o seu principal aprovador de ausências. Certifique-se de que cada colaborador no Flowtly tem o seu gestor corretamente atribuído no respetivo perfil em Pessoas.
- Aprovador de RH: Para certos tipos de ausência ou para supervisão, um membro da equipa de RH pode ser um aprovador secundário ou o aprovador principal para casos específicos.
- Para garantir que os gestores podem aprovar ausências:
- Aceda a Pessoas e selecione um colaborador.
- Edite o seu perfil para garantir que o "Gestor" correto está associado. Isto estabelece a linha de reporte para os fluxos de aprovação.
Sugestão: Comunique claramente a hierarquia de aprovação a todos os colaboradores. Quando os colaboradores sabem quem é o seu aprovador, reduz a confusão e acelera o processo.
3.3 Configurar Definições de Aprovação para Tipos de Férias
Quando criou ou editou um tipo de férias (Secção 1.2), viu a caixa de seleção "Aprovação Necessária". É aqui que associa o tipo de férias ao fluxo de trabalho.
- Se "Aprovação Necessária" estiver marcado para um tipo de férias, o Flowtly encaminhará automaticamente os pedidos desse tipo para o(s) aprovador(es) designado(s).
- Para fluxos de trabalho mais complexos (por exemplo, aprovações em múltiplos níveis em que a aprovação do gestor é seguida pela aprovação do RH), estas definições podem estar em Definições > Definições de RH ou na própria configuração de Tipos de Férias. Consulte o seu administrador do Flowtly ou a documentação para configurações avançadas de fluxos de trabalho específicos.
Boas Práticas: Reveja regularmente os seus fluxos de aprovação. À medida que a organização cresce ou as políticas mudam, pode ter de ajustar quem aprova o quê e em que ordem.
3.4 Perspetiva do Colaborador: Solicitar Ausência
Para os colaboradores, solicitar ausência é um processo simples no Flowtly.
- Os colaboradores podem normalmente solicitar ausência no Painel de Controlo Inicial ou navegando para Painel do Colaborador > As Minhas Férias.
- Clicarão num botão como "Solicitar Novas Férias" ou "Solicitar Ausência".
- O formulário de pedido solicitará tipicamente:
- Tipo de Férias: Selecionam da lista de tipos de férias disponíveis (por exemplo, Férias Anuais, Baixa por Doença).
- Data de Início e Data de Fim: A duração da ausência.
- Duração (Dia Inteiro/Meio Dia): Para os dias específicos de início/fim.
- Motivo/Notas: Um campo opcional para os colaboradores fornecerem contexto para o pedido.
- Uma vez submetido, o pedido entra no fluxo de aprovação.
3.5 Perspetiva do Aprovador: Processar Pedidos de Ausência
Os aprovadores recebem notificações e podem gerir pedidos através de uma área centralizada.
- Notificações: Os aprovadores recebem tipicamente uma notificação por e-mail quando um novo pedido de ausência é submetido.
- Centro de Ações: Todos os pedidos pendentes (incluindo aprovações de ausências) estão normalmente visíveis no Centro de Ações no painel de controlo do Flowtly. Isto proporciona um centro centralizado para todas as tarefas que requerem ação.
- Para processar um pedido:
- Aceda ao Centro de Ações.
- Localize o pedido de ausência pendente.
- Clique no pedido para ver os seus detalhes (colaborador, datas, tipo, motivo).
- Terá opções para Aprovar, Recusar ou Solicitar Mais Informações.
- Adicione comentários se necessário (por exemplo, a explicar por que razão um pedido foi recusado ou a propor datas alternativas).
- Uma vez tomada uma ação, o colaborador é normalmente notificado da decisão e o saldo de férias e calendário do colaborador são atualizados em conformidade.
Sugestão de Eficiência: Incentive os aprovadores a verificar regularmente as suas notificações por e-mail e o Centro de Ações do Flowtly para evitar atrasos no processamento de pedidos de ausência. As aprovações atempadas contribuem significativamente para a satisfação dos colaboradores e o planeamento operacional.
Resumo e Próximos Passos
Ao configurar tipos de férias e definir fluxos de aprovação robustos, capacita a sua organização para gerir eficientemente e de forma transparente as ausências dos colaboradores. Este processo simplificado reduz a sobrecarga administrativa, melhora a comunicação e garante a conformidade com as políticas da empresa.
Os próximos passos deverão incluir:
- Rever regularmente os tipos de férias para garantir que estão alinhados com as atuais políticas da empresa e requisitos legais.
- Atualizar os feriados nacionais anualmente para manter o sistema preciso.
- Formar os colaboradores e gestores sobre como submeter e aprovar pedidos de ausência utilizando o sistema Flowtly.
- Monitorizar o processo de gestão de ausências para identificar estrangulamentos e fazer ajustes nos fluxos de trabalho conforme necessário.
