In deze tutorial leert u hoe u Flowtly configureert voor het efficiënt beheren van medewerkersverlof en -verzuim. U leert hoe u verschillende verloftypes instelt, bedrijfsbrede officiële feestdagen vaststelt en beheert, en de goedkeuringsprocessen voor verlofaanvragen stroomlijnt, voor een soepele ervaring voor zowel medewerkers als HR.
1. Verloftypes begrijpen en configureren
Verloftypes zijn de verschillende verlofcategorieën die uw medewerkers kunnen aanvragen (bijv. Jaarlijks verlof, Ziekteverlof, Ouderschapsverlof). Het correct configureren hiervan is de basis van efficiënt verlofbeheer.
1.1 Toegang tot de instellingen voor verloftypes
- Navigeer vanuit uw Flowtly-dashboard naar de sectie Beheer.
- Zoek in het beheermenu naar Verloftypes en klik erop. Op deze pagina ziet u een lijst van alle bestaande verloftypes in uw systeem.
Tip: Maak uzelf vertrouwd met eventuele standaard verloftypes die al aanwezig zijn in uw Flowtly-instantie voordat u wijzigingen aanbrengt. Sommige zijn mogelijk al geconfigureerd om te voldoen aan gangbare branchestandaarden.
1.2 Een nieuw aangepast verloftype aanmaken
Als uw organisatie uniek verlofbeleid heeft of specifieke soorten verzuim wil bijhouden, kunt u aangepaste verloftypes aanmaken.
- Klik op de pagina Verloftypes op de knop Nieuw toevoegen, doorgaans rechtsboven of onderaan de lijst.
- Er verschijnt een formulier met een verzoek om details in te voeren voor het nieuwe verloftype:
- Naam: Voer een beschrijvende naam in voor het verloftype (bijv. "Bijzonder verlof", "Trainingsverlof", "Onbetaald sabbatical").
- Code: Geef een korte, unieke code op (bijv. "BV", "TV", "OSB"). Dit wordt vaak gebruikt voor interne registratie of integraties.
- Beschrijving (optioneel): Voeg een korte uitleg van het verloftype toe, het doel of specifieke voorwaarden.
- Type: Selecteer de categorie waaronder dit verlof valt (bijv. "Betaald", "Onbetaald", "Wettelijk"). Dit helpt bij rapportage en naleving.
- Goedkeuring vereist: Dit is een cruciale instelling.
- Vink dit vakje aan als aanvragen voor dit verloftype verplicht door een goedkeuringsworkflow moeten gaan (bijv. jaarlijks verlof, bijzonder verlof).
- Laat het uitgeschakeld als het verlof automatisch wordt goedgekeurd of alleen voor registratiedoeleinden is zonder formele goedkeuring (bijv. sommige soorten ziekteverlof waarbij een melding voldoende is).
- Opbouw: Vink dit vakje aan als medewerkers tijd opbouwen voor dit verloftype gedurende een periode (bijv. jaarlijks verlof wordt maandelijks opgebouwd). Laat dit uitgeschakeld voor types zoals ziekteverlof of officiële feestdagen, die doorgaans niet worden opgebouwd.
- Overdraagbaar: Als het opgebouwde saldo voor dit verloftype naar het volgende jaar kan worden overgedragen, vink dan dit vakje aan. Dit is doorgaans van toepassing op jaarlijks verlof maar niet op ziekteverlof.
- Standaardduur: Geef aan of een aanvraag voor dit verloftype standaard is ingesteld op "Volledige dag" of "Halve dag". Medewerkers kunnen dit doorgaans aanpassen bij het indienen van een aanvraag.
- Zichtbaarheid/toepasbaarheid (indien beschikbaar): Afhankelijk van uw Flowtly-configuratie kunt u mogelijk opgeven welke afdelingen, locaties of medewerkersgroepen dit verloftype kunnen aanvragen.
- Klik op Opslaan om het nieuwe verloftype aan te maken.
Praktische tip: Overweeg bij het definiëren van "Goedkeuring vereist" het HR-beleid van uw bedrijf. Jaarlijks verlof vereist bijvoorbeeld altijd goedkeuring, maar sommige bedrijven staan medewerkers toe kort ziekteverlof te registreren zonder voorafgaande goedkeuring, waarbij ze vertrouwen op een meldingssysteem.
1.3 Bestaande verloftypes bewerken of verwijderen
- Zoek op de pagina Verloftypes het verloftype dat u wilt wijzigen of verwijderen.
- Klik op het pictogram Bewerken (vaak een potlood) naast het item om wijzigingen aan te brengen.
- Klik op het pictogram Verwijderen (vaak een prullenbak) om het te verwijderen. U wordt doorgaans gevraagd deze actie te bevestigen.
Let op: Het verwijderen van een verloftype kan gevolgen hebben voor historische gegevens of openstaande aanvragen. Het is over het algemeen beter een verloftype inactief te maken of de zichtbaarheid ervan te beperken als het niet meer wordt gebruikt, in plaats van het te verwijderen, met name als er bijbehorende records zijn.
2. Officiële feestdagen en feestdagen beheren
Officiële feestdagen zijn vaste datums waarop alle of specifieke groepen medewerkers niet worden verwacht te werken. Flowtly stelt u in staat deze systeembreed te beheren, zodat ze automatisch worden meegenomen in verlofberekeningen en kalenders.
2.1 Toegang tot de sectie Verlof
- Navigeer vanuit uw Flowtly-dashboard naar Human Resources.
- Klik op Verlof. In deze sectie worden alle officiële feestdagen weergegeven die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. U vindt dit mogelijk ook onder het Persoonsoverzicht.
2.2 Een enkele officiële feestdag toevoegen
U voegt doorgaans officiële feestdagen jaar voor jaar toe of wanneer ze worden aangekondigd.
- Klik op de pagina Verlof op de knop Feestdag toevoegen.
- Vul de details in voor de officiële feestdag:
- Datum: Selecteer de specifieke datum van de officiële feestdag.
- Naam: Voer de officiële naam in van de feestdag (bijv. "Nieuwjaarsdag", "Eerste Kerstdag").
- Beschrijving (optioneel): Voeg eventuele relevante notities toe.
- Markeer als officiële/bankfeestdag: Zorg dat deze optie is aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat de dag wordt erkend als niet-werkdag voor alle medewerkers waarop het van toepassing is.
- Toepasbaarheid (indien beschikbaar): Als uw organisatie actief is in meerdere regio's met verschillende officiële feestdagen, heeft u mogelijk opties om de feestdag toe te wijzen aan specifieke locaties, afdelingen of rechtspersonen. Selecteer het juiste bereik.
- Klik op Opslaan om de officiële feestdag aan uw systeem toe te voegen.
Praktische tip: Het is een goede gewoonte om alle bekende officiële feestdagen voor het komende jaar ruim van tevoren toe te voegen. Dit voorkomt planningsconflicten en zorgt voor nauwkeurige verlofregistratie. Controleer officiële overheidskalenders voor uw bedrijfsregio's om nauwkeurigheid te garanderen.
2.3 Bestaande officiële feestdagen beheren
Vergelijkbaar met verloftypes kunt u vermeldingen van officiële feestdagen bewerken of verwijderen.
- Zoek op de pagina Verlof de officiële feestdag die u wilt wijzigen.
- Klik op het pictogram Bewerken om de details bij te werken (bijv. naam, datum, toepasbaarheid).
- Klik op het pictogram Verwijderen om het uit het systeem te verwijderen.
Opmerking: Als een officiële feestdag van datum verandert of door de autoriteiten wordt afgeschaft, werkt u uw Flowtly-systeem onmiddellijk bij om nauwkeurige administratie bij te houden.
3. Goedkeuringsworkflows voor verlof stroomlijnen
Efficiënt verlofbeheer gaat niet alleen over het definiëren van verloftypes; het gaat ook over het opzetten van een duidelijk en tijdig goedkeuringsproces. Flowtly integreert goedkeuringsworkflows om ervoor te zorgen dat aanvragen soepel worden afgehandeld.
3.1 Het goedkeuringsproces in Flowtly begrijpen
Het goedkeuringsmechanisme van Flowtly houdt doorgaans in dat verantwoordelijkheden worden toegewezen aan personen die verlofaanvragen kunnen beoordelen en erop kunnen handelen. Dit is vaak gebaseerd op de organisatiehiërarchie (bijv. goedkeuring directe manager) of specifieke functies (bijv. HR-goedkeuring).
3.2 Goedkeurders definiëren via verantwoordelijkheden
Om verlofaanvragen te kunnen goedkeuren, moet u aanwijzen wie de bevoegdheid heeft om ze goed te keuren. Dit wordt doorgaans beheerd via de functie Verantwoordelijkheden.
- Navigeer naar Beheer > Verantwoordelijkheden.
- Hier definieert u functies en wijst u ze toe aan personen. Voor verlofbeheer omvatten veelvoorkomende verantwoordelijkheden:
- Manager: Doorgaans is de directe manager van een medewerker de primaire verlofgoedkeurder. Zorg dat elke medewerker in Flowtly hun manager correct heeft toegewezen in hun profiel onder Personen.
- HR-goedkeurder: Voor bepaalde verloftypes of voor toezicht kan een HR-teamlid een secundaire goedkeurder zijn of de primaire goedkeurder voor specifieke gevallen.
- Om ervoor te zorgen dat managers verlof kunnen goedkeuren:
- Ga naar Personen en selecteer een medewerker.
- Bewerk hun profiel om ervoor te zorgen dat de juiste "Manager" is gekoppeld. Dit legt de rapportagestructuur vast voor goedkeuringsworkflows.
Tip: Communiceer de goedkeuringshiërarchie duidelijk aan alle medewerkers. Als medewerkers weten wie hun goedkeurder is, vermindert dat verwarring en versnelt het het proces.
3.3 Goedkeuringsinstellingen configureren voor verloftypes
Bij het aanmaken of bewerken van een verloftype (Sectie 1.2) zag u het selectievakje "Goedkeuring vereist". Hier koppelt u het verloftype aan de workflow.
- Als "Goedkeuring vereist" is aangevinkt voor een verloftype, stuurt Flowtly automatisch aanvragen voor dat type door naar de aangewezen goedkeurder(s).
- Voor complexere workflows (bijv. meervoudige goedkeuringen waarbij de goedkeuring van de manager wordt gevolgd door die van HR) kunnen deze instellingen worden gevonden onder Instellingen > HR-instellingen of binnen de configuratie van Verloftypes zelf. Raadpleeg uw Flowtly-beheerder of documentatie voor specifieke geavanceerde workflowconfiguraties.
Beste praktijk: Controleer uw goedkeuringsworkflows regelmatig. Naarmate uw organisatie groeit of beleidslijnen veranderen, moet u mogelijk aanpassen wie wat goedkeurt en in welke volgorde.
3.4 Vanuit het perspectief van de medewerker: verlof aanvragen
Voor medewerkers is het aanvragen van verlof een eenvoudig proces in Flowtly.
- Medewerkers kunnen doorgaans verlof aanvragen via hun Home Dashboard of door te navigeren naar Persoonsoverzicht > Mijn verlof.
- Ze klikken op een knop zoals "Nieuw verlof aanvragen" of "Verlof aanvragen".
- Het aanvraagformulier vraagt doorgaans om:
- Verloftype: Ze selecteren uit de lijst van beschikbare verloftypes (bijv. Jaarlijks verlof, Ziekteverlof).
- Begindatum en einddatum: De duur van het verlof.
- Duur (volledige dag/halve dag): Voor specifieke begin-/einddagen.
- Reden/notities: Een optioneel veld voor medewerkers om context te geven bij hun aanvraag.
- Na indiening gaat de aanvraag de goedkeuringsworkflow in.
3.5 Vanuit het perspectief van de goedkeurder: verlofaanvragen verwerken
Goedkeurders ontvangen meldingen en kunnen aanvragen beheren via een centraal gebied.
- Meldingen: Goedkeurders ontvangen doorgaans een e-mailmelding wanneer een nieuwe verlofaanvraag wordt ingediend.
- Actiecentrum: Alle openstaande aanvragen (inclusief verlofgoedkeuringen) zijn doorgaans zichtbaar in het Actiecentrum op het Flowtly-dashboard. Dit biedt een centraal knooppunt voor alle taken die actie vereisen.
- Om een aanvraag te verwerken:
- Ga naar het Actiecentrum.
- Zoek de openstaande verlofaanvraag.
- Klik op de aanvraag om de details te bekijken (medewerker, datums, type, reden).
- U heeft opties om Goed te keuren, Af te wijzen of Meer informatie op te vragen.
- Voeg indien nodig opmerkingen toe (bijv. om uit te leggen waarom een aanvraag is afgewezen of om alternatieve datums voor te stellen).
- Zodra een actie is ondernomen, wordt de medewerker doorgaans op de hoogte gesteld van de beslissing en worden het verloftegoed en de kalender van de medewerker dienovereenkomstig bijgewerkt.
Efficiëntietip: Moedig goedkeurders aan regelmatig hun e-mailmeldingen en het Flowtly Actiecentrum te controleren om vertragingen in het verwerken van verlofaanvragen te voorkomen. Tijdige goedkeuringen dragen significant bij aan medewerkerstevredenheid en operationele planning.
Samenvatting en vervolgstappen
Door verloftypes te configureren en robuuste goedkeuringsworkflows te definiëren, stelt u uw organisatie in staat medewerkersverlof efficiënt en transparant te beheren. Dit gestroomlijnde proces vermindert de administratieve last, verbetert de communicatie en zorgt voor naleving van het bedrijfsbeleid.
Uw volgende stappen zijn:
- Uw verloftypes regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met het huidige bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten.
- Officiële feestdagen jaarlijks bijwerken om uw systeem nauwkeurig te houden.
- Medewerkers en managers trainen in het indienen en goedkeuren van verlofaanvragen via het Flowtly-systeem.
- Het verlofbeheerproces bewaken op knelpunten en waar nodig aanpassingen in workflows doorvoeren.
