In deze tutorial leert u hoe u het unieke verlofbeleid van uw bedrijf kunt vaststellen en verschillende verloftypes kunt definiëren binnen het Flowtly-platform. Aan het einde van deze handleiding kunt u verloftoewijzingen nauwkeurig configureren, verschillende soorten vrije tijd beheren en officiële feestdagen integreren, voor naadloze tijdregistratie en naleving voor uw hele team.
1. Toegang tot de instellingen voor verlof en verzuim
Om te beginnen met het configureren van het verlofbeleid van uw bedrijf navigeert u eerst naar de juiste sectie binnen Flowtly.
- Log in op Flowtly: Gebruik uw beheerdersgegevens om toegang te krijgen tot uw Flowtly-account.
- Navigeer naar Instellingen:
- Zoek naar het pictogram Instellingen (vaak weergegeven als een tandwiel of cogwheel) in het hoofdnavigatiemenu, doorgaans aan de linkerzijbalk of rechtsboven.
- Klik op Instellingen.
- Zoek Verlof en verzuim:
- In het instellingenmenu vindt u een categorie gerelateerd aan HR, Vrije tijd, Verlofbeheer of Verlof.
- Klik op de relevante optie, die u doorgaans leidt naar een submenu waar u "Verloftypes," "Verlofbeleid" en "Officiële feestdagen" kunt beheren.
Tip: Als u de sectie niet onmiddellijk kunt vinden, kunt u de zoekbalk in de instellingen van Flowtly gebruiken (indien beschikbaar) en "verlof," "vakantie" of "vrije tijd" typen.
2. De verloftypes van uw bedrijf definiëren
Verloftypes zijn de verschillende categorieën verlof die uw medewerkers kunnen aanvragen (bijv. Jaarlijks verlof, Ziekteverlof, Onbetaald verlof, Vaderschapsverlof). Deze correct instellen is fundamenteel voor nauwkeurige registratie en rapportage.
- Toegang tot de sectie Verloftypes:
- Selecteer in de instellingen voor Verlof en verzuim de optie voor Verloftypes of Verloftypes.
- Een nieuw verloftype aanmaken:
- Klik op de knop + Nieuw toevoegen of Verloftype aanmaken.
- Details van het verloftype configureren:
- Naam: Voer een duidelijke, beschrijvende naam in (bijv. "Jaarlijks verlof," "Ziekteverlof," "Vaderschapsverlof," "Rouwverlof").
- Code (optioneel): Sommige systemen staan een korte code toe voor interne identificatie.
- Beschrijving (optioneel): Geef een korte uitleg van dit verloftype voor duidelijkheid.
- Type verlof:
- Betaald vs. onbetaald: Geef aan of dit verloftype doorgaans betaald of onbetaald is. Dit heeft vaak gevolgen voor salarisberekeningen. Jaarlijks verlof is doorgaans betaald, terwijl onbetaald verlof voor zich spreekt.
- Aftrekken van toewijzing: Voor types zoals "Jaarlijks verlof" wilt u dit markeren om dagen af te trekken van de totale jaarlijkse verloftoewijzing van een medewerker. Voor "Ziekteverlof" of "Rouwverlof" kan dit variëren op basis van uw bedrijfsbeleid.
- Goedkeuringsvereisten:
- Goedkeuring vereist: De meeste verloftypes vereisen goedkeuring van een manager of HR. Schakel deze optie in.
- Automatische goedkeuring: Voor bepaalde niet-aftrekbare of minder belangrijke verloftypes (bijv. "Thuiswerken" als dit als verloftype wordt bijgehouden, hoewel dat niet gebruikelijk is voor vakantietypes) kunt u automatische goedkeuring instellen.
- Zichtbaarheid:
- Zichtbaarheid voor medewerkers: Zorg dat medewerkers dit verloftype kunnen zien en aanvragen.
- Zichtbaarheid voor managers: Zorg dat managers aanvragen voor dit verloftype kunnen zien en goed- of afkeuren.
- Kleurcode (optioneel): Veel systemen staan u toe een specifieke kleur toe te wijzen aan elk verloftype voor eenvoudigere visuele identificatie op kalenders.
- Negatief saldo toestaan (optioneel): Beslis of medewerkers een negatief saldo mogen hebben voor dit verloftype (bijv. lenen van toekomstig jaarlijks verlof). Dit is over het algemeen uitgeschakeld of strak gecontroleerd.
- Maximaal aaneengesloten dagen (optioneel): Stel een limiet in op het aantal aaneengesloten dagen dat kan worden aangevraagd voor dit verloftype.
- Verloftype opslaan:
- Nadat alle details zijn geconfigureerd, klikt u op Opslaan of Aanmaken.
- Herhalen voor alle relevante types:
- Voeg alle andere verloftypes toe die relevant zijn voor uw bedrijf, zoals:
- Jaarlijks verlof / Vakantie
- Ziekteverlof
- Onbetaald verlof
- Zwangerschaps-/vaderschapsverlof
- Rouwverlof
- Juryplicht
- Studieverlof
Tip: Houd bij het definiëren van verloftypes rekening met het HR-beleid van uw bedrijf en de lokale arbeidswetgeving. Zorg dat u alle wettelijke verloftypes dekt evenals eventuele extra voordelen die uw bedrijf biedt.
3. Bedrijfsbreed verlofbeleid configureren
Verlofbeleid definieert de regels voor hoe verloftypes op medewerkers worden toegepast, inclusief jaarlijkse toewijzingen, opbouwregels en overdrachtslimieten. Eén beleid kan regels bevatten voor meerdere verloftypes.
- Toegang tot de sectie Verlofbeleid:
- Selecteer in de instellingen voor Verlof en verzuim de optie voor Verlofbeleid of Vrije-tijdbeleid.
- Een nieuw verlofbeleid aanmaken:
- Klik op de knop + Nieuw beleid toevoegen of Beleid aanmaken.
- Basisprincipes van het beleid definiëren:
- Beleidsnaam: Geef het een duidelijke naam (bijv. "Standaard medewerkersbeleid," "Seniorpersoneelsbeleid," "Deeltijdbeleid"). U kunt voor verschillende groepen medewerkers verschillende beleidslijnen hebben.
- Beschrijving (optioneel): Leg het doel van het beleid of de medewerkersdoelgroepen uit.
- Ingangsdatum beleid: Stel in wanneer dit beleid van kracht wordt.
- Regels configureren voor elk verloftype binnen het beleid:
- Voor elk verloftype dat u eerder heeft gedefinieerd, stelt u nu de specifieke regels in binnen dit beleid.
- Verloftype selecteren: Kies een verloftype in een vervolgkeuzelijst (bijv. "Jaarlijks verlof").
- Toewijzing:
- Totale jaarlijkse toewijzing: Voer het aantal toegekende dagen of uren per jaar in voor dit verloftype (bijv. 20 dagen voor jaarlijks verlof).
- Toewijzingseenheid: Geef aan of de toewijzing in dagen of uren is.
- Opbouwinstellingen:
- Opbouwfrequentie: Hoe vaak wordt de toewijzing beschikbaar?
- Jaarlijks (aan het begin van het jaar/jubileum): De volledige toewijzing wordt aan het begin van het verlofjaar of op het jubileum van de medewerker verleend.
- Maandelijks: Een deel van de toewijzing wordt elke maand verleend.
- Tweewekelijks/kwartaal: Andere periodieke opbouwopties.
- Naar rato (voor nieuwe medewerkers/vertrekkers): Schakel dit in als u wilt dat de toewijzing proportioneel wordt aangepast voor medewerkers die halverwege het jaar in dienst treden of vertrekken.
- Overdrachtsregels:
- Overdracht toestaan: Schakel dit in als niet-opgenomen verlof naar het volgende verlofjaar kan worden overgedragen.
- Maximale overdracht: Geef het maximale aantal over te dragen dagen/uren op.
- Vervaldatum overdracht: Definieer wanneer overgedragen verlof moet worden opgenomen (bijv. 3 maanden in het nieuwe jaar).
- Resetdatum: Doorgaans het begin van het verlofjaar van uw bedrijf (bijv. 1 januari of de jubileumdatum van de medewerker).
- Minimale aanvraagnotificatieperiode (optioneel): Hoeveel dagen van tevoren moet een medewerker dit verloftype aanvragen?
- Minimale aanvraagduur (optioneel): Bijv. medewerkers moeten minimaal een halve dag verlof aanvragen.
- Bijlagevereiste (optioneel): Voor ziekteverlof kunt u een doktersverklaring vereisen voor aanvragen die een bepaalde duur overschrijden.
- Regels toevoegen voor andere verloftypes:
- Herhaal stap 4 voor alle andere relevante verloftypes (bijv. voeg regels toe voor "Ziekteverlof" binnen hetzelfde beleid, misschien 5 dagen per jaar, geen overdracht).
- Beleid opslaan:
- Zodra alle verloftypes binnen dit beleid hun regels hebben gedefinieerd, klikt u op Opslaan of Beleid aanmaken.
- Meerdere beleidslijnen aanmaken (indien nodig):
- Als u verschillende voorwaarden heeft voor verschillende groepen medewerkers (bijv. voltijd vs. deeltijd, management vs. algemeen personeel), herhaal dan het proces om aanvullende verlofbeleidslijnen aan te maken.
Tip: Documenteer het interne verlofbeleid van uw bedrijf duidelijk zodat het eenvoudig kan worden vertaald naar Flowtly-instellingen. Dit zorgt voor consistentie en vereenvoudigt het installatieproces.
4. Officiële feestdagen beheren
Officiële feestdagen (of nationale feestdagen) zijn essentieel om correct in te voeren, omdat ze van invloed zijn op het verlofsaldo en de salarisadministratie van iedereen. Flowtly stelt u in staat deze globaal te definiëren.
- Toegang tot de sectie Officiële feestdagen:
- Selecteer in de instellingen voor Verlof en verzuim de optie voor Officiële feestdagen, Nationale feestdagen of Bedrijfsfeestdagen.
- Land/regio selecteren:
- Veel systemen staan u toe een land of regio te selecteren om veelvoorkomende officiële feestdagen vooraf in te vullen. Indien beschikbaar, kiest u uw primaire bedrijfsland.
- Officiële feestdagen toevoegen:
- Importeren (indien beschikbaar): Als Flowtly een importfunctie biedt voor standaard officiële feestdagen voor uw regio, gebruik dit dan als eerste.
- Handmatig toevoegen:
- Klik op + Officiële feestdag toevoegen of Nieuwe feestdag.
- Naam: Voer de naam in van de officiële feestdag (bijv. "Eerste Kerstdag," "Nieuwjaarsdag").
- Datum: Selecteer de specifieke datum voor de feestdag.
- Jaar: Zorg dat het juiste jaar is geselecteerd.
- Regio/locatie (optioneel): Als u actief bent in meerdere regio's met verschillende officiële feestdagen, geeft u aan voor welke regio deze feestdag geldt.
- Betaald/onbetaald: De meeste officiële feestdagen zijn betaald.
- Herhaal voor alle officiële feestdagen voor het huidige en komende jaar.
- Jaarlijks controleren en bijwerken:
- Officiële feestdagen kunnen soms veranderen of er kunnen nieuwe worden ingevoerd. Maak er een gewoonte van om uw feestdagenkalender in Flowtly aan het einde van elk jaar voor het volgende jaar te controleren en bij te werken.
Tip: Zorg dat officiële feestdagen zijn ingesteld voordat medewerkers verlof aanvragen voor die datums om discrepanties in hun verlofsaldi te voorkomen. Flowtly moet deze dagen automatisch meenemen zodat ze niet worden afgetrokken van de persoonlijke toewijzing van een medewerker.
5. Verlofbeleid toewijzen aan medewerkers
Zodra u uw verloftypes en verlofbeleid heeft ingesteld, is de laatste stap het toewijzen van dit beleid aan uw medewerkers.
- Navigeer naar medewerkerprofielen:
- Ga vanuit het hoofdnavigatiemenu naar de sectie Medewerkers.
- Selecteer een individuele medewerker om hun profiel te bekijken, of zoek naar een bulktoewijzingsfunctie.
- Beleid toewijzen:
- Zoek in het profiel van de medewerker naar het tabblad Verlof en verzuim, Vrije tijd of HR.
- U vindt een optie om Verlofbeleid toewijzen of Beleid selecteren.
- Kies het juiste verlofbeleid in het vervolgkeuzemenu (bijv. "Standaard medewerkersbeleid").
- Ingangsdatum beleid instellen (voor medewerker):
- Geef aan wanneer deze beleidstoewijzing van kracht moet worden voor de individuele medewerker. Dit is met name belangrijk voor nieuwe medewerkers of bij wijziging van het beleid van een medewerker.
- Herhalen voor alle medewerkers:
- Wijs het juiste beleid toe aan elke medewerker. Flowtly biedt mogelijk bulktoewijzingsopties op basis van afdeling, functie of andere criteria, wat veel tijd kan besparen voor grotere organisaties.
Tip: Controleer regelmatig de beleidstoewijzingen van medewerkers, met name na promoties, functiewijzigingen of wijzigingen in de arbeidsstatus (bijv. voltijd naar deeltijd), om ervoor te zorgen dat ze het juiste verlofbeleid hebben.
Samenvatting en vervolgstappen
Gefeliciteerd! U heeft met succes het verlofbeleid van uw bedrijf geconfigureerd, verschillende verloftypes gedefinieerd en uw feestdagenkalender vastgesteld in Flowtly. Deze basisinstelling is essentieel voor nauwkeurig tijdregistratiebeheer en naleving.
Uw volgende stappen zijn:
- Het nieuwe verlofbeleid communiceren aan uw medewerkers.
- Medewerkers aanmoedigen hun verlofsaldi te controleren en vrije tijd aan te vragen via het Flowtly-platform.
- Uzelf vertrouwd maken met de verlofaanvraag- en goedkeuringsworkflows in Flowtly.
- De instellingen "E-mails en meldingen" controleren om ervoor te zorgen dat medewerkers en managers tijdig updates ontvangen over verlofaanvragen.
