Medewerkerovereenkomsten vormen de basis van uw HR-processen — ze koppelen beloning, werktijden en verlofbeleid aan elke persoon in uw team. In deze tutorial leert u hoe u een nieuwe medewerker toevoegt, hun overeenkomst aanmaakt en deze later kunt bekijken vanuit het medewerkerprofiel.
Wat u gaat doen
- De sectie Personen openen en uw medewerkers bekijken
- Een nieuwe medewerker toevoegen
- Hun overeenkomst aanmaken en configureren
- Het volledige medewerkerprofiel bekijken
Stap 1: De sectie Personen openen
Klik in de Flowtly-zijbalk op Personen onder de sectie Organisatie. U ziet een lijst van alle medewerkers, elk met hun functie, positie en de status van hun actieve overeenkomst.
Elke rij toont de naam, positie en een indicator "Actieve overeenkomst" van de medewerker. Klik op de pictogrammen rechts van een rij om direct naar de overeenkomsten, documenten of andere details van een medewerker te gaan.
Stap 2: Een nieuwe medewerker toevoegen
Klik op Medewerker toevoegen in de rechterbovenhoek. Er wordt een venster geopend met velden voor Voornaam, Achternaam, Zakelijk e-mailadres, Contact-e-mailadres en Contacttelefoon. U kunt ook Gebruiker uitnodigen voor Flowtly aanvinken om hen een uitnodigingslink te sturen.
Vul de verplichte velden in (gemarkeerd met *) en klik op Opslaan. De nieuwe medewerker verschijnt onmiddellijk in de lijst.
Tip: Als u meerdere mensen tegelijk onboardt, laat dan het uitnodigingsvakje ingeschakeld — nieuwe medewerkers ontvangen een welkomstmail en kunnen zelf hun profiel instellen.
Stap 3: De overeenkomst aanmaken en configureren
Klik in de medewerkerslijst op het overeenkomstpictogram naast de persoon die u wilt configureren, of open hun profiel en ga naar het tabblad Overeenkomsten. Klik op Overeenkomst toevoegen en vul de contractgegevens in.
Het overeenkomstformulier heeft twee hoofdgebieden:
- Algemeen — Positie, type contract (Overeenkomst, B2B of vast), wekelijkse werktijden en of de medewerker voltijd of deeltijd werkt (FTE-percentage)
- Datums — Startdatum en optionele einddatum
- Bedrag — Bruto- of nettosalaris en factureringsperiode (per uur, per maand, per jaar)
Stel de velden in overeenkomst met het contract dat u aanmaakt en sla op. De overeenkomst wordt onmiddellijk van kracht.
Stap 4: Het volledige medewerkerprofiel bekijken
Open het profiel van de medewerker om alles op één plek te bekijken. Bovenaan de pagina ziet u tabbladen: Overzicht, Toewijzingen, Rechten, Jaarlijks verlof, Overeenkomsten, Documenten, Tarieven en Voordelen.
Het tabblad Overzicht toont Persoonlijke informatie (voornaam, achternaam, geboortedatum, afdelingen, rapporteert aan), Contactgegevens, Verlofaanspraken en Notities. Gebruik de tabbladen bovenaan om te navigeren tussen contractdetails, verlofgeschiedenis, functietoewijzingen en documenten.
Belangrijk: Werk de overeenkomst bij wanneer er iets verandert — salaris, werktijden, einddatum. Flowtly bewaart historische versies, zodat u de voortgang van een contract in de loop van de tijd altijd kunt inzien.
U bent klaar
U weet nu hoe u medewerkers kunt toevoegen, overeenkomsten kunt aanmaken en profielen kunt bekijken. Hetzelfde patroon geldt voor elk contract dat u aanmaakt: voeg eerst de medewerker toe en voeg vervolgens de overeenkomst toe met functie, datums en vergoeding.
