Umowy pracownicze są fundamentem operacji HR — łączą wynagrodzenie, czas pracy i zasady urlopowe z każdą osobą w Twoim zespole. Ten samouczek przeprowadzi Cię przez dodawanie nowego pracownika, tworzenie jego umowy i późniejsze przeglądanie jej z poziomu profilu pracownika.
Co zrobisz
- Otworzysz sekcję People i przejrzysz pracowników
- Dodasz nowego pracownika
- Utworzysz i skonfigurujesz jego umowę
- Przejrzysz pełny profil pracownika
Krok 1: Otwórz sekcję People
Na pasku bocznym Flowtly kliknij People (Osoby) w sekcji Organization. Zobaczysz listę wszystkich pracowników wraz z ich rolą, stanowiskiem i statusem aktywnej umowy.
Każdy wiersz pokazuje imię i nazwisko pracownika, stanowisko oraz wskaźnik "Active agreement" (Aktywna umowa). Kliknij ikony po prawej stronie wiersza, aby przejść bezpośrednio do umów pracownika, dokumentów lub innych szczegółów.
Krok 2: Dodaj nowego pracownika
Kliknij Add employee (Dodaj pracownika) w prawym górnym rogu. Otworzy się modal z polami First name (Imię), Last name (Nazwisko), Company email (E-mail firmowy), Contact email (E-mail kontaktowy) i Contact phone (Telefon kontaktowy). Możesz również zaznaczyć Invite user to Flowtly (Zaproś użytkownika do Flowtly), aby wysłać mu link z zaproszeniem.
Wypełnij wymagane pola (oznaczone *) i kliknij Save (Zapisz). Nowy pracownik natychmiast pojawi się na liście.
Wskazówka: Jeśli wdrażasz kilka osób jednocześnie, pozostaw pole wyboru zaproszenia włączone — nowi pracownicy otrzymają powitalny e-mail i będą mogli samodzielnie skonfigurować swój profil.
Krok 3: Utwórz i skonfiguruj umowę
Z listy pracowników kliknij ikonę umowy obok osoby, którą chcesz skonfigurować, lub otwórz jej profil i przejdź do zakładki Agreements (Umowy). Kliknij Add agreement (Dodaj umowę) i wypełnij szczegóły kontraktu.
Formularz umowy ma dwa główne obszary:
- General (Ogólne) — Stanowisko, typ kontraktu (Agreement, B2B lub permanent), tygodniowy czas pracy oraz informacja, czy pracownik jest zatrudniony na pełen etat czy część etatu (procent FTE)
- Dates (Daty) — Data rozpoczęcia i opcjonalna data zakończenia
- Amount (Kwota) — Wynagrodzenie brutto lub netto oraz okres rozliczeniowy (za godzinę, za miesiąc, za rok)
Ustaw pola zgodnie z tworzonym kontraktem, a następnie zapisz. Umowa staje się aktywna natychmiast.
Krok 4: Przejrzyj pełny profil pracownika
Otwórz profil pracownika, aby sprawdzić wszystko w jednym miejscu. U góry strony znajdują się zakładki: Overview (Przegląd), Assignments (Przydziały), Permissions (Uprawnienia), Annual leave (Urlop roczny), Agreements (Umowy), Documents (Dokumenty), Rates (Stawki) i Benefits (Benefity).
Zakładka Overview pokazuje dane osobowe (imię, nazwisko, datę urodzenia, działy, przełożonego), dane kontaktowe, dostępne dni urlopu i notatki. Użyj zakładek u góry, aby poruszać się między szczegółami umowy, historią urlopów, przydziałami ról i dokumentami.
Ważne: Aktualizuj umowę przy każdej zmianie — wynagrodzenia, czasu pracy, daty zakończenia. Flowtly przechowuje wersje historyczne, więc zawsze widzisz ewolucję kontraktu w czasie.
Gotowe
Wiesz już, jak dodawać pracowników, tworzyć umowy i przeglądać profile. Ten sam schemat dotyczy każdego tworzonego kontraktu: najpierw dodajesz pracownika, potem nakładasz umowę ze stanowiskiem, datami i wynagrodzeniem.
