Witaj w Flowtly! Ten samouczek przeprowadzi Cię przez proces konfiguracji harmonogramów pracy, pokaże, jak powiązać je z różnymi umowami pracowniczymi, a także nauczy efektywnie zarządzać wzorcami pracy Twojej siły roboczej w systemie Flowtly. Dzięki temu zapewnisz przejrzystość, ułatwisz planowanie i usprawnisz zarządzanie czasem pracy całego zespołu.
1. Konfiguracja typów harmonogramów pracy
Zanim zaczniesz przypisywać harmonogramy do pracowników, musisz zdefiniować różne typy harmonogramów pracy dostępne w Twojej organizacji. Mogą to być harmonogramy pełnoetatowe, niepełnoetatowe, elastyczne i inne, dostosowane do specyfiki działalności.
- Przejdź do sekcji Administracja:
- W menu nawigacyjnym Flowtly, znajdź i kliknij Administracja.
- Następnie wybierz Ustawienia.
- W sekcji "Ustawienia firmy" (lub podobnej), znajdź i kliknij Harmonogramy pracy.
- Dodaj nowy typ harmonogramu pracy:
- Na stronie Harmonogramy pracy zobaczysz listę istniejących typów (jeśli są).
- Kliknij przycisk + Dodaj harmonogram pracy (lub podobny), aby utworzyć nowy.
- Wprowadź szczegóły harmonogramu pracy:
- Nazwa: Nadaj harmonogramowi unikalną i opisową nazwę, np. "Pełny etat - Pon-Pt", "Niepełny etat - 1/2 etatu", "Elastyczny - Zdalnie".
- Opis: Dodaj krótki opis, który pomoże innym użytkownikom zrozumieć przeznaczenie danego harmonogramu.
- Domyślna liczba godzin tygodniowo: Określ standardową liczbę godzin pracy w tygodniu dla tego harmonogramu. Jest to kluczowe dla obliczania wymiaru czasu pracy i urlopów.
- Dni robocze: Zaznacz dni tygodnia, które są standardowymi dniami pracy w tym harmonogramie (np. Poniedziałek - Piątek).
- Godziny pracy: Dla każdego dnia roboczego, określ standardowe godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz ewentualne przerwy (np. od 9:00 do 17:00, z przerwą od 13:00 do 13:30).
- Domyślny wymiar urlopu: Możesz opcjonalnie ustawić domyślny wymiar urlopu dla pracowników objętych tym harmonogramem.
Wskazówka: Twórz harmonogramy z myślą o najczęstszych scenariuszach w Twojej firmie. Unikaj tworzenia zbyt wielu podobnych typów, które mogą prowadzić do zamieszania. Nazewnictwo powinno być jasne i intuicyjne. Pamiętaj, że dokładne ustawienie godzin i przerw jest kluczowe dla prawidłowego działania modułów takich jak rozliczanie czasu pracy czy wnioski urlopowe.
- Zapisz harmonogram:
- Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji, kliknij przycisk Zapisz (lub Utwórz harmonogram).
- Nowy typ harmonogramu pracy zostanie dodany do listy i będzie dostępny do przypisania pracownikom.
2. Tworzenie i zarządzanie umowami pracowniczymi
Harmonogramy pracy w Flowtly są ściśle powiązane z umowami pracowniczymi. Oznacza to, że każdy pracownik ma przypisany harmonogram pracy poprzez swoją aktualną umowę. Taka konstrukcja zapewnia elastyczność w zarządzaniu różnymi typami zatrudnienia i zmianami warunków pracy.
- Przejdź do sekcji Ludzie i Umowy:
- W menu nawigacyjnym Flowtly, wybierz Ludzie.
- Następnie kliknij Umowy. Zobaczysz listę wszystkich umów zawartych z pracownikami.
- Dodaj nową umowę lub edytuj istniejącą:
- Aby dodać nową umowę: Kliknij przycisk + Dodaj umowę (lub podobny).
- Aby edytować istniejącą umowę: Znajdź odpowiednią umowę na liście i kliknij ikonę Edytuj (zwykle ołówek) obok niej.
- Wprowadź szczegóły umowy i przypisz harmonogram pracy:
- Pracownik: Wybierz pracownika, którego dotyczy umowa.
- Typ umowy: Określ typ umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenie, kontrakt B2B).
- Data rozpoczęcia i zakończenia: Wprowadź daty obowiązywania umowy.
- Stanowisko i wynagrodzenie: Uzupełnij pozostałe istotne szczegóły umowy.
- Harmonogram pracy: To jest kluczowy punkt. Z rozwijanej listy Harmonogram pracy wybierz jeden z wcześniej zdefiniowanych typów harmonogramów pracy (np. "Pełny etat - Pon-Pt").
Wskazówka: Upewnij się, że wybrany harmonogram pracy jest zgodny z warunkami zatrudnienia określonymi w umowie. Jeśli pracownik zmienia wymiar etatu lub tryb pracy, zawsze edytuj jego umowę i przypisz odpowiedni harmonogram.
- Zapisz zmiany:
- Po uzupełnieniu wszystkich informacji i przypisaniu harmonogramu pracy, kliknij przycisk Zapisz.
- Harmonogram pracy zostanie powiązany z daną umową i automatycznie zastosowany do pracownika w okresie jej obowiązywania.
3. Przypisywanie harmonogramów pracy do pracowników za pośrednictwem umów
Zrozumienie, że harmonogram pracy jest nierozerwalnie związany z umową pracowniczą, jest fundamentem efektywnego zarządzania w Flowtly. Nie przypisujesz harmonogramów bezpośrednio do pracowników, lecz pośrednio – poprzez ich umowy.
- Automatyczne zastosowanie:
- Gdy tylko zapiszesz umowę z przypisanym harmonogramem, Flowtly automatycznie zastosuje ten harmonogram do pracownika na okres obowiązywania tej umowy.
- Wszelkie dane dotyczące czasu pracy, dostępności czy dni urlopowych będą obliczane w oparciu o ten harmonogram.
- Zmiana harmonogramu dla pracownika:
- Jeśli pracownik zmienia tryb pracy (np. przechodzi z pełnego na niepełny etat, lub zmienia się jego układ dni roboczych), musisz edytować jego istniejącą umowę lub dodać nową umowę (jeśli zmieniają się inne warunki, np. aneks do umowy lub nowa umowa po wygaśnięciu poprzedniej).
- W szczegółach umowy zmień pole Harmonogram pracy na nowy, odpowiedni typ.
- Flowtly automatycznie dostosuje wszystkie powiązane moduły, takie jak dostępność w kalendarzu czy naliczanie urlopów, od daty wejścia w życie zmian w umowie.
- Pracownicy z wieloma umowami (np. dwie umowy zlecenia lub umowa o pracę i umowa zlecenie):
- Flowtly pozwala na zarządzanie wieloma umowami dla jednego pracownika.
- W przypadku, gdy pracownik ma wiele aktywnych umów, Flowtly zazwyczaj priorytetyzuje harmonogramy w oparciu o zdefiniowane reguły (np. umowa o pracę ma priorytet nad umową zlecenie, lub najnowsza umowa). Warto zapoznać się z dokumentacją Flowtly lub przetestować to zachowanie w środowisku testowym, aby upewnić się, że system działa zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
- Standardowo, w kontekście dostępności i kalkulacji urlopów, system będzie odnosił się do harmonogramu z umowy, która jest traktowana jako główna lub ma wyższy priorytet w danej konfiguracji.
Wskazówka: Regularnie przeglądaj aktywne umowy pracowników. Nieaktualne harmonogramy mogą prowadzić do błędów w rozliczaniu czasu pracy, nieprawidłowego naliczania urlopów i problemów z dostępnością.
4. Monitorowanie i zarządzanie czasem pracy
Skonfigurowane harmonogramy pracy, powiązane z umowami, stanowią podstawę dla wielu innych funkcji w Flowtly, umożliwiając kompleksowe zarządzanie czasem pracy i obecnością pracowników.
- Podgląd harmonogramów pracowników:
- Profil pracownika: Przejdź do Ludzie, wybierz pracownika z listy, a następnie przejdź do zakładki Umowy. Tam zobaczysz, jaki harmonogram pracy jest przypisany do jego bieżącej umowy.
- Panel Ludzie Dashboard: W tym panelu możesz uzyskać przegląd statusu obecności pracowników i ich planowanych godzin pracy, które są bezpośrednio związane z przypisanymi harmonogramami.
- Wpływ na inne moduły Flowtly:
- Urlopy: Harmonogramy pracy są kluczowe dla prawidłowego naliczania dni urlopowych i sprawdzania dostępności pracowników. System automatycznie uwzględnia dni robocze i godziny pracy z harmonogramu przy obliczaniu salda urlopowego i zatwierdzaniu wniosków.
- Zadania i projekty: Podczas przypisywania zadań lub planowania projektów, system może wykorzystywać informacje o harmonogramach pracy, aby ocenić dostępność pracowników i terminy wykonania.
- Kalendarz: Dostępność pracownika w kalendarzu firmowym będzie odzwierciedlać jego harmonogram pracy, pokazując dni robocze i godziny.
- Ewidencja czasu pracy: Jeśli korzystasz z modułu ewidencji czasu pracy, harmonogramy stanowią punkt odniesienia do porównania faktycznie przepracowanych godzin z planowanymi. Ułatwia to identyfikację nadgodzin, spóźnień czy wcześniejszych wyjść.
- Obsługa wyjątków i zmian ad-hoc:
- Wnioski urlopowe i o nieobecność: Pracownicy mogą składać wnioski o urlop, chorobowe czy inne nieobecności, które są następnie zatwierdzane przez menedżerów. System automatycznie koryguje stan obecności i urlopów na podstawie tych wniosków i ustalonego harmonogramu.
- Zadania i spotkania: Jeśli pracownik ma zaplanowane zadanie lub spotkanie poza swoimi standardowymi godzinami pracy, możesz odnotować to w odpowiednich modułach, co może zostać później wykorzystane do rozliczenia czasu.
- Elastyczność: Flowtly jest zaprojektowane tak, aby umożliwić elastyczne zarządzanie, więc drobne odstępstwa od harmonogramu (np. późniejsze przyjście, wcześniejsze wyjście) mogą być korygowane przez system ewidencji czasu pracy lub ręcznie przez menedżera, o ile system przewiduje taką funkcjonalność.
Wskazówka: Regularnie szkol swoich pracowników i menedżerów z korzystania z modułów powiązanych z harmonogramami pracy (np. składanie wniosków urlopowych, oznaczanie obecności). To zminimalizuje błędy i usprawni procesy HR.
Podsumowanie i dalsze kroki
Gratulacje! Właśnie nauczyłeś się, jak skutecznie konfigurować i zarządzać harmonogramami pracy w Flowtly, łącząc je z umowami pracowniczymi. To zintegrowane podejście nie tylko upraszcza procesy HR, ale także zapewnia przejrzystość, minimalizuje błędy i usprawnia ogólne zarządzanie zasobami ludzkimi.
Pamiętaj, że dokładne i aktualne harmonogramy pracy są fundamentem dla wielu innych funkcji Flowtly. Zachęcamy do eksploracji powiązanych modułów, takich jak Urlopy, Projekty czy Zadania, aby w pełni wykorzystać potencjał platformy.
