People & HR

Een medewerker aanmaken in Flowtly

Voeg nieuwe teamleden toe, wijs rechten toe en activeer overeenkomsten zodat zij direct aan de slag kunnen in Flowtly.

Duur
10 minuten
Niveau
Beginner
Open de Flowtly Medewerkers-module Hulp nodig? Neem contact op met Flowtly Support
Voltooi deze tutorials eerst
Een organisatie aanmaken in Flowtly
Flowtly Medewerkers-module met het dialoogvenster "Medewerker toevoegen"

Voordat u begint

Elke medewerker heeft een Flowtly-profiel nodig voordat hij of zij werk kan bijhouden of toewijzingen kan ontvangen. Deze tutorial behandelt het volledige traject: contactgegevens vastleggen, de overeenkomst activeren die aangeeft dat de gebruiker is ingewerkt.

U maakt de medewerkerrecord aan, verstuurt de uitnodiging, doorloopt de activatielink en rondt de arbeidsovereenkomst af zodat de gebruiker in het tabblad Actief verschijnt.

Stap voor stap

Voltooi de stroom

7 stappen
Stap 1

Voeg de medewerkerrecord toe

Open Medewerkers, klik op "Medewerker toevoegen" en vul de voornaam, achternaam, het Flowtly e-mailadres, het optionele contacte-mailadres en het telefoonnummer in. Sla op zodra de knop is ingeschakeld.

Tips
  • Gebruik het zakelijk e-mailadres voor de login en bewaar het contacte-mailadres voor persoonlijke communicatie.
Modaal venster "Medewerker toevoegen" met velden voor naam, e-mail en telefoon
Modaal venster "Medewerker toevoegen" met velden voor naam, e-mail en telefoon
Stap 2

Wijs rechten toe

Ga na het opslaan naar het tabblad Rechten in het medewerkerprofiel, klik op Bewerken, kies het juiste toegangsniveau (bijvoorbeeld Beheerder) en sla op.

Tips
  • Verleen Beheerdersrechten alleen aan personen die instellingen of facturering beheren.
Tabblad Rechten met rolselectie voor de medewerker
Tabblad Rechten met rolselectie voor de medewerker
Stap 3

Verstuur de uitnodiging

Klik in de medewerkerslijst op het envelopeicoon naast de nieuwe persoon, bevestig het modaal venster "Gebruiker uitnodigen" en verstuur de uitnodiging.

Tips
  • U kunt de uitnodiging opnieuw versturen via hetzelfde icoon als de gebruiker de e-mail niet kan vinden.
Medewerkerslijst met het envelopeicoon en het uitnodigingsmodaal gemarkeerd
Medewerkerslijst met het envelopeicoon en het uitnodigingsmodaal gemarkeerd
Stap 4

Voltooi de activatielink

Open de uitnodiging in een privévenster, volg het registratieformulier, stel het wachtwoord in en bevestig de activatielink vanuit de inbox. Meld u daarna opnieuw aan bij uw beheerdersaccount.

Tips
  • Gebruik een incognitovenster of een apart browserprofiel zodat u ingelogd blijft op het beheerdersaccount.
Activatiemail en registratieformulier weergegeven in een privévenster
Activatiemail en registratieformulier weergegeven in een privévenster
Stap 5

Bekijk het profiel en open Overeenkomsten

De medewerker staat nog als Inactief totdat er een overeenkomst bestaat. Open zijn of haar profiel en schakel over naar het tabblad Overeenkomsten.

Tips
  • Overeenkomsten houden HR en salarisadministratie gesynchroniseerd; maak ze dan ook direct na de uitnodiging aan.
Lijst met inactieve medewerkers met het tabblad Overeenkomsten gemarkeerd
Lijst met inactieve medewerkers met het tabblad Overeenkomsten gemarkeerd
Medewerkerprofiel met de inhoud van het tabblad Overeenkomsten
Medewerkerprofiel met de inhoud van het tabblad Overeenkomsten
Stap 6

Voeg de overeenkomstgegevens toe

Klik op "Overeenkomst toevoegen", kies het type, de functie, de variant (bijvoorbeeld Arbeidsovereenkomst), de startdatum en het salaris, en sla op.

Tips
  • Controleer de startdatum zorgvuldig, want deze bepaalt de salarisadministratie en toegang.
Modaal venster "Overeenkomst toevoegen" met velden voor type en functie
Modaal venster "Overeenkomst toevoegen" met velden voor type en functie
Overeenkomstformulier met velden voor startdatum en salaris
Overeenkomstformulier met velden voor startdatum en salaris
Stap 7

Bevestig dat de medewerker actief is

Na het aanmaken van de overeenkomst verschijnt er een geslaagde toastmelding en verplaatst de medewerker zich naar het tabblad Actief met een AO-badge die de arbeidsovereenkomst aangeeft.

Tips
  • Gebruik de AO-badge om snel te zien wie klaar is voor planning, salarisadministratie en goedkeuringen.
Medewerkerslijst met de gebruiker in het tabblad Actief met een AO-badge
Medewerkerslijst met de gebruiker in het tabblad Actief met een AO-badge

U bent klaar!

Uw medewerker heeft nu een actief account met de juiste rechten en overeenkomst, zodat u werk kunt toewijzen, uren kunt bijhouden of hem of haar kunt opnemen in de salarisadministratie.

Meer tutorials

Whatsapp