Het verlofbeleid van uw bedrijf beheersen: verlof instellen en beheren in Flowtly

Het beheersen van medewerkersverlof en vakantiedagen is essentieel voor het behoud van productiviteit, naleving van regelgeving en het bevorderen van een positieve werkomgeving. Flowtly biedt een uitgebreide set hulpmiddelen om dit vaak complexe proces te stroomlijnen. In deze tutorial leert u hoe u aangepaste verloftypes instelt, essentiële feestdagen integreert en verlofaanvragen van medewerkers beheert van indiening tot goedkeuring, met nauwkeurige verzuimregistratie voor uw hele organisatie.

Aan het einde van deze handleiding bent u in staat het verlofbeleid van uw bedrijf efficiënt te configureren in Flowtly, zodat zowel beheerders als medewerkers kunnen beschikken over duidelijke, consistente procedures.

Stap 1: Aangepaste verloftypes configureren

De eerste stap bij het effectief beheren van verlof binnen uw bedrijf is het definiëren van de verschillende verloftypes die beschikbaar zijn voor uw medewerkers. Met Flowtly kunt u deze aanpassen aan het specifieke beleid van uw bedrijf, zoals jaarlijks verlof, ziekteverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof.

• Navigeer naar Verloftypes:
• Klik in uw Flowtly-dashboard op Instellingen in het linkernavigatiemenu.
• Selecteer onder Bedrijfsinstellingen de optie Verloftypes.

• Voeg een nieuw verloftype toe:
• Klik op de knop + Nieuw verloftype toevoegen.
• Er verschijnt een formulier waarin u de details voor uw nieuwe verloftype kunt invullen.

• Definieer de details van het verloftype:
• Naam: Voer een duidelijke naam in voor het verloftype (bijv. "Jaarlijks verlof," "Ziekteverlof," "Ouderschapsverlof," "Onbetaald verlof").
• Beschrijving (optioneel): Geef een korte uitleg van het doel of de specifieke voorwaarden van dit verloftype.
• Kleur (optioneel): Kies een kleur die dit verloftype vertegenwoordigt op kalenders en rapporten, zodat het visueel eenvoudig te onderscheiden is.
• Opbouwmethode: Selecteer hoe verlof voor dit type wordt opgebouwd:
• Jaarlijks: Medewerkers ontvangen hun volledige toewijzing aan het begin van het jaar.
• Maandelijks: De toewijzing wordt maandelijks proportioneel opgebouwd.
• Geen: Er wordt geen toewijzing automatisch verleend (bijv. voor onbetaald verlof, waarbij het aantal dagen mogelijk ad hoc is).
• Standaardtoewijzing: Als een opbouwmethode is geselecteerd, geeft u het standaard aantal dagen of uren op waarop medewerkers per jaar recht hebben. Dit kan later worden overschreven voor individuele medewerkers.
• Goedkeuring vereist:
• Ja: Aanvragen voor dit verloftype vereisen goedkeuring van een manager of aangewezen goedkeurder.
• Nee: Aanvragen voor dit verloftype worden automatisch goedgekeurd (bijv. voor bepaalde soorten ziekteverlof waarbij alleen melding vereist is).
• Aftrekken van toewijzing:
• Ja: Goedgekeurde verlofdagen voor dit type worden afgetrokken van de beschikbare toewijzing van de medewerker.
• Nee: Verlofdagen worden geregistreerd maar verminderen de toewijzing van de medewerker niet (bijv. voor feestdagen of bijzonder verlof dat niet ten koste gaat van de persoonlijke aanspraak).
• Overdraagbaar:
• Ja: Eventuele niet-opgenomen toewijzing aan het einde van het jaar kan worden overgedragen naar het volgende jaar. Geef bij "Ja" de Max. over te dragen dagen op om een limiet in te stellen.
• Nee: Niet-opgenomen toewijzing vervalt aan het einde van het jaar.
• Standaard van toepassing op alle medewerkers:
• Ja: Dit verloftype wordt automatisch toegewezen aan alle nieuwe medewerkers.
• Nee: U moet dit verloftype handmatig toewijzen aan specifieke medewerkers.

• Sla uw verloftype op:
• Nadat u alle instellingen heeft geconfigureerd, klikt u op Opslaan.

Tip: Maak afzonderlijke verloftypes voor verschillende situaties. "Betaald jaarlijks verlof" en "Onbetaald verlof" moeten bijvoorbeeld afzonderlijke types zijn, elk met eigen regels voor aftrek van de toewijzing en goedkeuring. Overweeg hoe verschillende verloftypes uw algehele resourceplanning beïnvloeden.

Stap 2: Bank- en feestdagen integreren

Feestdagen (ook wel officiële feestdagen genoemd) zijn doorgaans wettelijke vrije dagen die gelden voor alle medewerkers in een specifieke regio of land. Met Flowtly kunt u deze toevoegen aan uw bedrijfskalender, zodat ze geen invloed hebben op individuele verloftoewijzingen van medewerkers en nauwkeurig worden weergegeven in de verzuimregistratie.

• Navigeer naar Feestdagen:
• Klik in uw Flowtly-dashboard op Instellingen.
• Selecteer onder Bedrijfsinstellingen de optie Feestdagen.

• Voeg een nieuwe feestdag toe:
• Klik op de knop + Nieuwe feestdag toevoegen.
• Flowtly kan ook vooraf ingevulde sjablonen aanbieden voor verschillende landen. Indien beschikbaar, kan het selecteren van een sjabloon tijd besparen door automatisch veelvoorkomende feestdagen voor uw regio toe te voegen.

• Definieer de details van de feestdag:
• Naam: Voer de naam in van de feestdag (bijv. "Eerste kerstdag," "Nieuwjaarsdag").
• Datum: Selecteer de specifieke datum voor de feestdag.
• Jaarlijks herhalend: Vink dit vakje aan als de feestdag elk jaar op dezelfde datum valt. Voor feestdagen die verschuiven (bijv. Tweede paasdag) moet u ze elk jaar afzonderlijk toevoegen of de datum indien nodig aanpassen.
• Van toepassing op: Geef aan op welke medewerkers of groepen deze feestdag van toepassing is. Opties zijn doorgaans:
• Alle medewerkers: De feestdag geldt voor iedereen in uw bedrijf.
• Specifieke afdelingen: U kunt een of meer afdelingen selecteren.
• Specifieke locaties: Handig voor bedrijven die actief zijn in meerdere regio's met verschillende feestdagen.
• Beschrijving (optioneel): Voeg eventuele relevante notities over de feestdag toe.

• Sla uw feestdag op:
• Klik op Opslaan.

Tip: Controleer uw lijst met feestdagen aan het begin van elk jaar om de nauwkeurigheid te waarborgen, met name voor landen met variabele feestdagen of waar nieuwe feestdagen kunnen worden ingevoerd. Dit helpt discrepanties in het verlof van medewerkers te voorkomen en zorgt voor naleving van lokale regelgeving.

Stap 3: Verloftoewijzingen van medewerkers beheren

Zodra verloftypes zijn geconfigureerd, moet u ervoor zorgen dat de individuele verloftoewijzing van elke medewerker correct is. Dit is essentieel voor een nauwkeurige registratie van hun resterende aanspraak.

• Navigeer naar het medewerkerprofiel:
• Klik in uw Flowtly-dashboard op Medewerkers in het linkernavigatiemenu.
• Selecteer de specifieke medewerker wiens verloftoewijzing u wilt beheren.

• Toegang tot verlofinformatie:
• Navigeer in het profiel van de medewerker naar het tabblad Verlof.
• Hier ziet u een samenvatting van hun toewijzingen, opgenomen verlof en resterende saldo voor elk aan hen toegewezen verloftype.

• Toewijzingen aanpassen:
• Voor elk relevant verloftype kunt u doorgaans de Jaarlijkse toewijzing bekijken en bewerken.
• U kunt ook Overgedragen dagen van een vorig jaar of Extra toewijzing die om specifieke redenen is toegekend aanpassen.
• Voer het aantal dagen/uren handmatig in of pas het naar behoefte aan.

Tip: Bij het onboarden van nieuwe medewerkers, met name degenen die halverwege het jaar beginnen, moet u mogelijk hun jaarlijkse verloftoewijzing naar rato aanpassen. Flowtly kan dit automatiseren op basis van hun startdatum en de opbouwmethode van het verloftype, maar controleer de cijfers altijd op nauwkeurigheid. Communiceer duidelijk met medewerkers over hun toewijzingen.

Stap 4: Het verlofaanvraag- en goedkeuringsproces

Flowtly stroomlijnt de volledige levenscyclus van verlofaanvragen, van de indiening door de medewerker tot de goedkeuring door de manager, voor transparantie en efficiëntie.

Voor medewerkers (aanvraag indienen):

• Toegang tot verlofaanvraag:
• Medewerkers kunnen doorgaans een verlofaanvraag starten vanuit hun Home-dashboard of een speciaal gedeelte Mijn verlof. Zoek naar een knop Nieuw verlof aanvragen.

• Aanvraagdetails invullen:
• Verloftype: Selecteer het juiste verloftype in het vervolgkeuzemenu (bijv. Jaarlijks verlof, Ziekteverlof).
• Begindatum en einddatum: Geef de duur van het verlof op. Flowtly berekent automatisch het aantal werkdagen.
• Halve dag verlof (optioneel): Indien van toepassing kunnen medewerkers aangeven of het verlof voor een halve dag of specifieke uren geldt.
• Opmerkingen (optioneel): Medewerkers kunnen relevante notities toevoegen voor hun manager.

• Aanvraag indienen:
• Na het controleren van de details klikt de medewerker op Indienen. De aanvraag wordt vervolgens verzonden naar hun aangewezen manager(s) ter goedkeuring.

Voor managers (beoordelen en goedkeuren van aanvragen):

• Melding ontvangen:
• Managers ontvangen doorgaans een e-mailmelding en een melding in de app wanneer een nieuwe verlofaanvraag wordt ingediend.

• Toegang tot openstaande aanvragen:
• Navigeer in het Flowtly-dashboard naar de sectie Aanvragen, vaak aangeduid als Verlofaanvragen of Openstaande goedkeuringen.

• Aanvraagdetails beoordelen:
• Klik op een openstaande aanvraag om de volledige details te bekijken. Dit omvat:
• Naam medewerker
• Verloftype
• Datums en duur
• Huidig verlofsaldo van de medewerker voor dat type
• Een kalenderweergave van goedgekeurde/openstaande verlofperiodes van andere teamleden in de aangevraagde periode, zodat potentiële bezettingsconflicten kunnen worden geïdentificeerd.

• Actie ondernemen:
• Goedkeuren: Als de aanvraag in lijn is met het bedrijfsbeleid en geen operationele problemen veroorzaakt, klikt u op Goedkeuren. Het saldo van de medewerker wordt bijgewerkt en zij ontvangen een melding.
• Afwijzen: Als de aanvraag niet kan worden ingewilligd, klikt u op Afwijzen. U wordt doorgaans gevraagd een reden op te geven, die naar de medewerker wordt verzonden.
• Meer informatie opvragen: Als u verdere verduidelijking nodig heeft, kunt u direct communiceren met de medewerker binnen Flowtly of per e-mail.

Tip: Moedig medewerkers aan de afwezigheidskalender van hun team te controleren voordat ze een aanvraag indienen om conflicten te minimaliseren. Maak gebruik van de geïntegreerde kalenderweergave tijdens het goedkeuringsproces om voldoende teamdekking te garanderen en kritieke projectvertragingen te voorkomen.

Stap 5: Verlof bewaken en rapporteren

Flowtly biedt verschillende hulpmiddelen om medewerkerverzuim te bewaken, zodat u de operationele efficiëntie kunt waarborgen en naleving kunt garanderen.

• Afwezigheidskalender:
• Navigeer naar Verlof > Afwezigheidskalender. Dit visuele hulpmiddel toont alle goedgekeurde, openstaande en opgenomen verlofperiodes in het bedrijf of voor specifieke teams. Het biedt een snel overzicht van wie afwezig is en wanneer.

• Verlofsaldi van medewerkers:
• Via de sectie Medewerkers kunt u snel toegang krijgen tot het verloftabblad van elke medewerker om hun huidige saldi, opgenomen verlof en resterende aanspraak voor alle toegewezen verloftypes te bekijken.

• Rapporten:
• Flowtly biedt diverse rapporten onder de sectie Rapporten, waaronder Verlofrapportages. Deze rapporten geven gedetailleerde overzichten van:
• Totaal opgenomen verlof per type.
• Komende afwezigheden.
• Verlofsaldi per afdeling.
• Historische verlofgegevens.

Tip: Controleer verlofrapportages regelmatig, met name aan het einde van het jaar, om opbouw, overdracht en het opnemen van verlof door medewerkers te bewaken. Dit helpt bij het beheren van potentiële verplichtingen en bevordert het welzijn van medewerkers. Het Systeemlogboek en audittraject kan ook nuttig zijn voor het bijhouden van wijzigingen in de verloftoewijzing of -status van een medewerker.

Samenvatting en vervolgstappen

Gefeliciteerd! U heeft met succes geleerd hoe u verloftypes configureert, feestdagen integreert, medewerkerstoewijzingen beheert en door het verlofaanvraag- en goedkeuringsproces in Flowtly navigeert. Door deze functies te beheersen zorgt u ervoor dat het verlofbeleid van uw bedrijf nauwkeurig wordt weerspiegeld en efficiënt wordt beheerd, wat leidt tot betere resourceplanning en verbeterde medewerkerstevredenheid.

Controleer uw verloftypes en feestdagen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze actueel blijven met het bedrijfsbeleid en de lokale regelgeving. Moedig uw medewerkers aan om de intuïtieve interface van Flowtly te gebruiken voor al hun verlofaanvragen, ter bevordering van een transparante en georganiseerde aanpak van verzuimbeheer.

Meer informatie

• Verlof
• Medewerkers
• E-mails en meldingen
• Systeemlogboek en audittraject
• Projecten