Questo tutorial ti guiderà nella configurazione di Flowtly per gestire in modo efficiente le assenze dei dipendenti. Imparerai come configurare varie tipologie di ferie, stabilire e gestire le festività aziendali e semplificare i processi di approvazione delle richieste, garantendo un'esperienza fluida sia per i dipendenti che per l'HR.
1. Comprensione e Configurazione delle Tipologie di Ferie
Le Tipologie di Ferie sono le diverse categorie di assenza che i dipendenti possono richiedere (ad es. Ferie Annuali, Congedo per Malattia, Congedo Parentale). Configurarle correttamente è la base di una gestione efficiente delle assenze.
1.1 Accesso alle Impostazioni delle Tipologie di Ferie
- Naviga alla sezione Amministrazione dalla tua dashboard Flowtly.
- Nel menu Amministrazione, individua e fai clic su Tipologie di Ferie. Questa pagina mostra un elenco di tutte le tipologie configurate nel sistema.
Suggerimento: Prima di apportare modifiche, familiarizza con le tipologie predefinite già presenti nella tua istanza Flowtly. Alcune potrebbero essere preconfigurate per soddisfare gli standard comuni del settore.
1.2 Creazione di una Nuova Tipologia Personalizzata
Se la tua organizzazione ha politiche di assenza specifiche o necessità di monitorare tipologie particolari, puoi creare tipologie personalizzate.
- Nella pagina Tipologie di Ferie, fai clic sul pulsante Aggiungi Nuova, di solito nell'angolo in alto a destra o in fondo all'elenco.
- Apparirà un modulo in cui inserire i dettagli della nuova tipologia:
- Nome: Inserisci un nome descrittivo (ad es. "Congedo per Compassione", "Congedo per Formazione", "Sabbatico Non Retribuito").
- Codice: Fornisci un codice breve e univoco (ad es. "CC", "CF", "SN"). Viene spesso usato per il monitoraggio interno o le integrazioni.
- Descrizione (Opzionale): Aggiungi una breve spiegazione, lo scopo o condizioni specifiche.
- Tipo: Seleziona la categoria in cui ricade questo congedo (ad es. "Retribuito", "Non Retribuito", "Legale"). Aiuta nella reportistica e nella conformità.
- Approvazione Richiesta: Questa è un'impostazione fondamentale.
- Seleziona questa casella se le richieste per questa tipologia devono passare per un flusso di approvazione (ad es. ferie annuali, congedo per compassione).
- Deselezionala se il congedo viene approvato automaticamente o è solo per il monitoraggio senza approvazione formale (ad es. certi tipi di congedo per malattia dove la notifica è sufficiente).
- Matura: Seleziona questa casella se i dipendenti maturano tempo per questa tipologia nel corso del periodo (ad es. le ferie annuali maturano mensilmente). Non selezionarla per tipologie come il congedo per malattia o le festività, che tipicamente non maturano.
- Riportabile: Se il saldo maturato per questa tipologia può essere riportato all'anno successivo, seleziona questa casella. Di solito si applica alle ferie annuali ma non al congedo per malattia.
- Durata Predefinita: Specifica se una richiesta per questa tipologia ha durata predefinita di "Giornata Intera" o "Mezza Giornata". I dipendenti possono solitamente modificarla quando fanno la richiesta.
- Visibilità/Applicabilità (se disponibile): A seconda della configurazione Flowtly, potresti specificare quali reparti, sedi o gruppi possono richiedere questa tipologia.
- Fai clic su Salva per creare la nuova tipologia.
Suggerimento Pratico: Quando definisci "Approvazione Richiesta", considera le policy HR aziendali. Ad esempio, mentre le ferie annuali richiedono sempre approvazione, alcune aziende potrebbero permettere ai dipendenti di registrare brevi congedi per malattia senza approvazione preventiva, affidandosi a un sistema di notifica.
1.3 Modifica o Eliminazione delle Tipologie Esistenti
- Nella pagina Tipologie di Ferie, individua la tipologia da modificare o rimuovere.
- Fai clic sull'icona Modifica (spesso una matita) accanto alla voce per apportare modifiche.
- Fai clic sull'icona Elimina (spesso un cestino) per rimuoverla. Di solito ti verrà chiesta una conferma.
Attenzione: L'eliminazione di una tipologia potrebbe influire sui dati storici o sulle richieste in sospeso. In genere è preferibile rendere inattiva o limitare la visibilità di una tipologia se non viene più utilizzata, piuttosto che eliminarla, soprattutto se ha record associati.
2. Gestione delle Festività Pubbliche e Nazionali
Le festività pubbliche (o nazionali) sono date fisse in cui tutti o specifici gruppi di dipendenti non devono lavorare. Flowtly ti consente di gestirle a livello di sistema, assicurando che vengano automaticamente considerate nei calcoli delle assenze e nei calendari.
2.1 Accesso alla Sezione Ferie
- Dalla tua dashboard Flowtly, naviga su Risorse Umane.
- Fai clic su Ferie. Questa sezione mostrerà tutte le festività configurate per la tua organizzazione. Potresti trovarle anche nella Dashboard Persone.
2.2 Aggiunta di una Singola Festività
Di solito aggiungi le festività anno per anno o man mano che vengono annunciate.
- Nella pagina Ferie, fai clic sul pulsante Aggiungi Festività.
- Compila i dettagli della festività:
- Data: Seleziona la data specifica.
- Nome: Inserisci il nome ufficiale (ad es. "Capodanno", "Natale").
- Descrizione (Opzionale): Aggiungi eventuali note pertinenti.
- Segna come Festività Pubblica/Nazionale: Assicurati che questa opzione sia selezionata. Garantisce che il giorno sia riconosciuto come giorno non lavorativo per tutti i dipendenti interessati.
- Applicabilità (se disponibile): Se l'organizzazione opera in più regioni con festività diverse, potresti avere opzioni per applicare la festività a sedi, reparti o entità legali specifiche. Seleziona l'ambito appropriato.
- Fai clic su Salva per aggiungere la festività al sistema.
Suggerimento Pratico: È buona pratica aggiungere tutte le festività note per l'anno successivo con largo anticipo. Questo previene conflitti di pianificazione e garantisce un monitoraggio accurato delle assenze. Consulta i calendari governativi ufficiali per le regioni operative per garantirne l'accuratezza.
2.3 Gestione delle Festività Esistenti
Analogamente alle tipologie, puoi modificare o eliminare le voci delle festività.
- Nella pagina Ferie, individua la festività da modificare.
- Fai clic sull'icona Modifica per aggiornarne i dettagli (ad es. nome, data, applicabilità).
- Fai clic sull'icona Elimina per rimuoverla dal sistema.
Nota: Se una festività cambia data o viene rimossa dalle autorità, aggiorna tempestivamente il sistema Flowtly per mantenere registri accurati.
3. Semplificazione dei Flussi di Approvazione delle Assenze
Una gestione efficiente delle assenze non riguarda solo la definizione delle tipologie, ma anche la configurazione di un processo di approvazione chiaro e tempestivo. Flowtly integra flussi di approvazione per garantire che le richieste vengano gestite in modo fluido.
3.1 Comprensione del Processo di Approvazione in Flowtly
Il meccanismo di approvazione di Flowtly prevede tipicamente l'assegnazione di responsabilità a persone che possono rivedere e gestire le richieste. Si basa spesso sulla gerarchia organizzativa (ad es. approvazione del responsabile diretto) o su ruoli specifici (ad es. approvazione HR).
3.2 Definizione degli Approvatori tramite Responsabilità
Affinché le richieste vengano approvate, devi designare chi ha l'autorità per farlo. Questo viene solitamente gestito tramite la funzione Responsabilità.
- Naviga su Amministrazione > Responsabilità.
- Qui definisci i ruoli e li assegni alle persone. Per la gestione delle assenze, le responsabilità comuni includono:
- Responsabile: Di solito, il responsabile diretto di un dipendente è il suo approvatore principale. Assicurati che ogni dipendente in Flowtly abbia il proprio responsabile correttamente assegnato nel profilo Persone.
- Approvatore HR: Per certi tipi di assenza o per supervisione, un membro del team HR potrebbe essere un approvatore secondario o principale per casi specifici.
- Per garantire che i responsabili possano approvare le assenze:
- Vai su Persone e seleziona un dipendente.
- Modifica il profilo per assicurarti che il "Responsabile" corretto sia collegato. Ciò stabilisce la linea di riporto per i flussi di approvazione.
Suggerimento: Comunica chiaramente la gerarchia di approvazione a tutti i dipendenti. Quando i dipendenti sanno chi è il loro approvatore, si riducono le confusioni e si velocizza il processo.
3.3 Configurazione delle Impostazioni di Approvazione per le Tipologie di Ferie
Quando hai creato o modificato una tipologia (Sezione 1.2), hai visto la casella "Approvazione Richiesta". È qui che colleghi la tipologia al flusso di lavoro.
- Se "Approvazione Richiesta" è selezionata per una tipologia, Flowtly instraderà automaticamente le richieste per quella tipologia agli approvatori designati.
- Per flussi di lavoro più complessi (ad es. approvazioni a più livelli dove l'approvazione del responsabile è seguita da quella dell'HR), queste impostazioni potrebbero trovarsi in Impostazioni > Impostazioni HR o nella configurazione delle tipologie stessa. Consulta il tuo amministratore Flowtly o la documentazione per configurazioni avanzate specifiche.
Best Practice: Rivedi regolarmente i flussi di approvazione. Man mano che l'organizzazione cresce o cambiano le policy, potrebbe essere necessario modificare chi approva cosa e in quale ordine.
3.4 Prospettiva del Dipendente: Richiesta di Assenza
Per i dipendenti, richiedere un'assenza è un processo semplice in Flowtly.
- Di solito i dipendenti possono richiedere assenze dalla Dashboard Home o navigando su Dashboard Persone > Le Mie Ferie.
- Faranno clic su un pulsante come "Richiedi Nuova Assenza" o "Richiedi Ferie".
- Il modulo di richiesta chiederà tipicamente:
- Tipologia di Ferie: Selezionano dall'elenco delle tipologie disponibili (ad es. Ferie Annuali, Congedo per Malattia).
- Data di Inizio e Data di Fine: La durata dell'assenza.
- Durata (Giornata Intera/Mezza Giornata): Per i giorni di inizio/fine specifici.
- Motivo/Note: Campo opzionale per fornire contesto alla richiesta.
- Una volta inviata, la richiesta entra nel flusso di approvazione.
3.5 Prospettiva dell'Approvatore: Elaborazione delle Richieste
Gli approvatori ricevono notifiche e possono gestire le richieste da un'area centralizzata.
- Notifiche: Gli approvatori ricevono tipicamente una notifica via email quando viene inviata una nuova richiesta.
- Centro Azioni: Tutte le richieste in sospeso (comprese le approvazioni di assenze) sono di solito visibili nel Centro Azioni nella dashboard Flowtly. Fornisce un hub centralizzato per tutte le attività che richiedono azione.
- Per elaborare una richiesta:
- Vai al Centro Azioni.
- Individua la richiesta di assenza in sospeso.
- Fai clic sulla richiesta per visualizzarne i dettagli (dipendente, date, tipologia, motivo).
- Avrai le opzioni Approva, Rifiuta o Richiedi Ulteriori Informazioni.
- Aggiungi commenti se necessario (ad es. spiegando perché una richiesta è stata rifiutata o suggerendo date alternative).
- Una volta eseguita un'azione, il dipendente viene solitamente notificato della decisione e il suo saldo ferie e il calendario vengono aggiornati di conseguenza.
Suggerimento per l'Efficienza: Incoraggia gli approvatori a verificare regolarmente le notifiche email e il Centro Azioni di Flowtly per evitare ritardi nell'elaborazione. Approvazioni tempestive contribuiscono significativamente alla soddisfazione dei dipendenti e alla pianificazione operativa.
Riepilogo e Prossimi Passi
Configurando le tipologie di ferie e definendo flussi di approvazione efficaci, permetti alla tua organizzazione di gestire le assenze in modo efficiente e trasparente. Questo processo semplificato riduce il carico amministrativo, migliora la comunicazione e garantisce la conformità alle policy aziendali.
I tuoi prossimi passi dovrebbero includere:
- Rivedere regolarmente le tipologie per assicurarti che siano allineate con le policy correnti e i requisiti normativi.
- Aggiornare annualmente le festività per mantenere il sistema accurato.
- Formare dipendenti e responsabili su come inviare e approvare richieste tramite Flowtly.
- Monitorare il processo di gestione delle assenze per identificare eventuali colli di bottiglia e adeguare i flussi secondo necessità.
