Kunder
Kunder ar en vasentlig del av faktureringprocessen. Kundfunktionen i Flowtly fungerar som en central hubb for hantering av all kundrelaterad information och interaktion. Denna funktion gor det mojligt att underhalla en detaljerad kunddatabas, inklusive kontaktinformation, betalningshistorik med tillhorande fakturor, alla associerade transaktioner och relaterade dokument.
Skapa och redigera en kund
Du kan snabbt lagga till nya kunder genom att fylla i ett enkelt formular som fangar alla nodvandiga uppgifter som foretagsnamn, kontaktinformation, faktureringsadresser och eventuella anpassade falt som ar relevanta for din verksamhet.
Folj dessa steg:
1. Navigera till Kunder:
* Ga till posten Kunder i huvudmenyn.
* Du ser en lista over alla befintliga kunder tillsammans med deras status, land och standardkostnad (underleverantorer).
* Langst upp i listan finns ett sokfalt som gor det mojligt att snabbt hitta en kund.
- Sokningen utloses automatiskt efter att minst 3 tecken av kundens namn eller momsnummer har angetts.
2. Skapa en ny kund:
* Klicka pa knappen "Lagg till kund".
* Ett formular oppnas med foljande falt:
* Momsnummer - obligatoriskt. Nar det anges tillsammans med landsprefix (t.ex. PL46584837) separerar systemet automatiskt landet (PL) och momsnumret (46584837).
* Land - obligatoriskt. Detta falt ar kopplat till momsnumret och fylls i automatiskt nar ett landsprefix anvands.
* Namn - obligatoriskt.
* Stad - obligatoriskt.
* Postnummer - obligatoriskt.
* Valuta - obligatoriskt, valjs fran en lista som hanteras i organisationsinstellningarna under Valutor.
* Gatuadress, Byggnadsnummer, Lagenhetsnummer, Adressland - valfria falt for att ange en mer detaljerad adress.
* For polska kunder (PL) finns ytterligare validering tillganglig:
* Genom att klicka pa knappen Validera kontrolleras momsnumret mot GUS (Centrala statistikbyran).
* Om numret ar giltigt fylls falt som Namn, Stad och Postnummer i automatiskt.
3. Spara och granska:
* Efter sparande visas kunden i listan.
Du omdirigeras till Kundsidan dar du kan ange ytterligare information under foljande flikar:
* Oversiktsflik: ger en sammanfattning av kundens viktigaste information, inklusive namn, land, valuta och dokumentsprak. Den visar detaljerade falt som momsnummer, betalningsdagar och standardunderleverantor. Anvandare kan enkelt redigera grundlaggande och finansiella uppgifter direkt fran denna vy. Pa hogra sidan finns en anteckningssektion dar anvandare kan lamna och hantera kommentarer relaterade till kunden. Endast forfattaren kan redigera sina egna anteckningar.
* Dokumentflik: Under fliken Dokument kan anvandare ladda upp och lagra filer relaterade till varje kund. Detta kan inkludera kontrakt, fakturor, avtal eller andra relevanta dokument.
Fran formularet Lagg till dokument kan anvandare antingen valja en befintlig dokumenttyp eller skapa en ny genom att klicka pa knappen "Ny dokumenttyp".
Detta oppnar ett formular dar anvandaren kan definiera dokumenttypens namn, ange en valfri beskrivning och specificera om dokumenttypen har ett utgangsdatum.
Nyligen skapade dokumenttyper fran detta formular ar enbart tillgangliga for kundentiteter. For att lagga till mer globala dokumenttyper, ga till Organisationsinstallningar -> Dokumenttyper.
* Adressflik: Under fliken Adress kan du ange kundens fysiska adress. Formularet innehaller foljande valfria falt:
* Gatuadress
* Byggnadsnummer
* Lagenhetsnummer
* Stad
* Postnummer
* Land
* Telefonnummer
* Betalningsflik: Denna flik visar alla fakturor som skapats for kunden via Flowtly. Nar betalningar tas emot fran kunden uppdateras Betalt belopp automatiskt for att aterspegla transaktionerna.
Du kan aven manuellt valja transaktioner att koppla till fakturan genom att klicka pa Tilldela transaktion och valja dem fran rullgardinslistan. Knappen Tilldela transaktion ar alltid synlig, oavsett om det finns otilldelade transaktioner for kunden.
Om inga matchande transaktioner finns tillgangliga visar formularet meddelandet "Inga resultat".
I formularet som oppnas efter att du klickat pa Tilldela transaktion kan du ange det exakta beloppet som ska matchas med fakturan. Som standard visar faltet Transaktionsbelopp ett varde som tacker hela fakturabeloppet. Om transaktionsbeloppet ar lagre an fakturans totalbelopp visas transaktionens fulla belopp istallet.
Efter sparande uppdateras kolumnen Betalt belopp darefter, och en ikon som indikerar om fakturan ar fullt betald eller delvis betald visas. Nar en transaktion har matchats med fakturan visas den som en separat rad under fakturan. Du kan klicka pa den for att omdirigeras till transaktionssidan. Dessutom ar varje faktura i listan klickbar och omdirigerar dig till sidan Fakturaforhandsvisning. Varje kopplad transaktion kan aven tas bort fran fakturan vid behov.
* Kontaktflik: Denna flik gor det mojligt att ange olika typer av kontakter for kunden. Bland dem finns: Kontakt (vanligtvis allman kontaktperson for kunden), Fakturering (person ansvarig for fakturerings- och betalningskommunikation), Inkasso (person att kontakta vid problem med forsenade betalningar eller inkassoarenden). Utover kontakttyp behover du ange namn och e-post. Titel och kontakttelefon ar valfria falt. Nar kontakten sparats visas den i listan. Du kan uppdatera och ta bort dessa kontakter efter behov, for att sakerstalla att ratt person kontaktas for varje specifik aspekt av kundhanteringen.
Obs: Endast Faktureringskontakten anvands for att automatiskt forylla kunddata vid generering av PDF-fakturor och utskick till kunden. Det sakerstaller att fakturor skickas till ratt person som hanterar fakturering och betalningsprocesser.
Redigera en befintlig kund:
For att redigera en befintlig kund:
1. Navigera till kundlistan och oppna den specifika kundens sida.
2. Pa kundsidan, hitta den sektion du vill uppdatera (t.ex. Grundinformation eller Detaljer).
3. Klicka pa Redigera-knappen for den sektionen.
4. Gor nodvandiga andringar.
5. Klicka pa Spara for att tillamps uppdateringarna.
Exempelanvandning
- Innan du skapar din forsta faktura behover du konfigurera din kunds profil med deras faktureringsuppgifter och kontaktinformation.
- Du vill uppdatera en kunds adress, betalningsvillkor eller kontaktperson for att sakerstalla att alla framtida fakturor ar korrekta.
- Du behover granska en kunds betalningshistorik, inklusive alla tidigare fakturor och tillhorande transaktioner, for att stamma av deras konto eller folja upp forsenade betalningar.
- Lagra viktiga dokument som kontrakt, tjanstavtal eller sekretessavtal direkt i en kunds profil for enkel atkomst och arkivering.
- Hantera separata kontakter for en enskild kund, sasom en allman kontakt, en faktureringskontakt for fakturakommunikation och en inkassokontakt for betalningsproblem.
Relaterade sidor
Approuter
- Oppna /invoices (Kunder hanteras vanligtvis via en dedicerad sektion "Kunder" i huvudmenyn, ofta atkomlig fran funktioner relaterade till fakturaskapande och -hantering.)
