Rechnungen versenden
Es gibt zwei Möglichkeiten, den E-Mail-Versand einer Rechnung auszulösen:
1. Nach dem Speichern einer neuen Rechnung:
* Klicken Sie auf „PDF generieren und an den Kunden senden“.
2. In der Rechnungsliste:
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ und wählen Sie „Per E-Mail senden“ aus.
Nachdem Sie eine dieser Aktionen durchgeführt haben, gelangen Sie auf die Seite der E-Mail-Einstellungen.
Seite E-Mail-Einstellungen
Diese Seite besteht aus drei Abschnitten:
- Kundendaten: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden ein. Diese Felder werden vorausgefüllt, wenn für den bei der Rechnungserstellung ausgewählten Kunden ein Rechnungskontakt definiert ist. Sie können jederzeit angepasst werden, falls sich der Rechnungskontakt des Kunden ändert.
- CC-Einstellungen: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Empfängers ein. Für eine automatische Vorausfüllung dieser Felder verwalten Sie diese organisationsweit über die Kachel „Organisationseinstellungen“ im Benutzerkontextmenü.
Sind sie nicht organisationsweit konfiguriert, können sie manuell eingegeben oder durch Klicken auf das „Papierkorb“-Symbol entfernt werden. Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Empfänger hinzufügen“ klicken, die sich oben rechts im Abschnitt „CC-Einstellungen“ befindet.
- Nachricht: Eine Nachricht wird auf Grundlage der zuvor eingegebenen Informationen generiert. Diese Nachricht wird automatisch erstellt und enthält alle relevanten Details wie die Rechnungsnummer, Zahlungsdetails und den fälligen Betrag. Die Rechnung wird der E-Mail angehängt.
Hinweis: In der generierten Rechnungsnachricht werden Sie feststellen, dass Zeilenumbrüche (symbolisiert durch „br“) zwischen Textabschnitten eingefügt sind. Diese Zeilenumbrüche strukturieren den Inhalt so, dass jede Information, wie z.B. Zahlungs- und Rechnungsdetails, in einer eigenen Zeile dargestellt wird, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Sie können die Rechnung jederzeit bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnungsbearbeitung“ klicken, die sich oben rechts auf der Seite befindet.
Sobald alle Details eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung senden“, um den Vorgang abzuschließen und die Rechnung an den Kunden zu versenden.
Nach dem Versand wird der Rechnungsstatus auf „Gesendet“ aktualisiert. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der angehängten Rechnung.
Anwendungsbeispiele
- Versand einer neu erstellten Rechnung: Versenden Sie eine Rechnung sofort an einen Kunden, nachdem die Erstellung abgeschlossen ist.
- Erneuter Versand einer bestehenden Rechnung: Senden Sie eine Erinnerung oder eine aktualisierte Rechnung aus der Rechnungsliste an einen Kunden.
- Versand an mehrere Empfänger: Fügen Sie über die CC-Einstellungen zusätzliche Empfänger wie Projektmanager oder Mitarbeiter aus Finanzabteilungen hinzu.
- Anpassen des E-Mail-Inhalts: Passen Sie die Standard-E-Mail-Nachricht vor dem Versand an, um persönliche Anmerkungen für den Kunden hinzuzufügen.
