Rechnungsvorschau
Um zu prüfen, wie die Rechnung final aussehen wird, können Sie die Vorschau-Funktion verwenden. Um den Vorschaumodus aufzurufen, klicken Sie auf den Rechnungstitel oder wählen Sie die Option „Vorschau öffnen“ unter der Schaltfläche „Weitere Optionen“ (drei vertikale Punkte), die für jede Rechnung in der Liste verfügbar ist.
Im Vorschaumodus sehen Sie die Rechnung so, wie sie dem Kunden präsentiert wird. Dies beinhaltet:
- Rechnungskopf: Zeigt den Rechnungstitel und das Firmenlogo an.
- Rechnungsdetails: Enthält Ihre Kontaktdaten (Verkäufer), die Informationen des Kunden (Käufer) sowie das Ausstellungs-, Verkaufs- und Fälligkeitsdatum.
- Bankverbindung: Angabe von IBAN, SWIFT/BIC-Codes und allen weiteren erforderlichen Zahlungsdetails.
- Detaillierte Postenliste: Auflistung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen mit Mengen, Einzelpreisen, Mehrwertsteuersätzen sowie Netto- und Brutto-Gesamtbeträgen.
- Zusammenfassungsbereich: Zeigt den Netto-Gesamtbetrag, den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer, den bereits gezahlten Betrag (falls vorhanden) und den noch zu zahlenden Restbetrag an.
- Fußzeile: Enthält zusätzliche Hinweise und Anmerkungen zur Rechnung.
Im Vorschaumodus können Sie keine Bearbeitungen an der Rechnung vornehmen. Wenn Sie einen Fehler feststellen oder Details anpassen müssen, wechseln Sie zurück in den Bearbeitungsmodus, indem Sie im Menü des Vorschaumodus die Schaltfläche „Rechnung bearbeiten“ wählen. Nach den erforderlichen Anpassungen speichern Sie die Änderungen und rufen die Vorschau erneut auf.
Im Seitenmenü finden Sie weitere nützliche Optionen: PDF herunterladen, Per E-Mail senden (leitet zur Seite mit den E-Mail-Einstellungen), Ähnliche erstellen (leitet zur Rechnungserstellungsseite. Ein neuer Rechnungstitel wird generiert, alle anderen Daten sind jedoch ähnlich und vorausgefüllt.), Rechnung bearbeiten (öffnet die Rechnung im Bearbeitungsmodus, um Änderungen vor der Fertigstellung oder dem Versand vorzunehmen), Rechnung löschen (entfernt die Rechnung nach einer zusätzlichen Bestätigung aus dem System, falls diese nicht mehr benötigt wird).
Rechnung einem Budget zuordnen
Die Funktion zur Rechnungsbearbeitung ermöglicht es Ihnen, Rechnungsdetails zu bearbeiten und, sofern das Budget-Modul aktiv ist, die Rechnung einem oder mehreren Budgets zuzuordnen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Ausgaben bestimmten Budgets zuzuordnen und zu verfolgen.
So ordnen Sie eine Rechnung einem Budget zu:
- Navigieren Sie im Hauptmenü zu „Rechnungen“.
- Klicken Sie bei der gewünschten Rechnung auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“.
- Wählen Sie „Bearbeiten“ aus der Liste aus.
- Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite, zwischen den Abschnitten „Notizen“ und „Interne Kommentare“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Budget hinzufügen“.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü das Budget aus, dem Sie die Rechnung zuordnen möchten.
- Geben Sie den zuzuordnenden Betrag an, indem Sie das Feld „Transaktionsbetrag“ ausfüllen:
Wenn Sie einen bestimmten Betrag zuordnen möchten: Geben Sie den gewünschten Wert in das Feld ein.
Wenn Sie die gesamte Rechnung zuordnen möchten: Lassen Sie das Feld leer.
Sie können diesen Vorgang wiederholen, um die Rechnung nach Bedarf mehreren Budgets zuzuordnen. Zusätzlich können Sie ein bereits zugeordnetes Budget entfernen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol klicken.
Sobald eine Rechnung Budgets zugeordnet wurde, wird dies im Bereich „Budget“ des Hauptmenüs widergespiegelt. Die Rechnung erscheint im jeweiligen Budgetposten: Das zugehörige Budgetübersichtsdiagramm wird aktualisiert, und die Rechnung wird im Bereich „Kosten“ zur besseren Nachverfolgung aufgeführt. Dies gewährleistet, dass alle Einnahmen und Ausgaben präzise erfasst und in die Budgetübersicht integriert werden.
Anwendungsbeispiele
- Rechnungsgenauigkeit überprüfen: Bevor Sie eine Rechnung an einen Kunden senden, verwenden Sie die Vorschau, um alle Details, einschließlich Preise, Mehrwertsteuer und Kundeninformationen, erneut zu prüfen. So stellen Sie sicher, dass alles korrekt und professionell dargestellt wird.
- Projektkosten zuordnen: Ordnen Sie eine Lieferantenrechnung für Materialien oder Dienstleistungen direkt einem bestimmten Projektbudget zu, um die Ausgaben genau den zugewiesenen Projektmitteln zuzuordnen und deren Verbrauch zu verfolgen.
- Abteilungsausgaben verwalten: Ordnen Sie eine Rechnung für Büromaterial oder Software-Abonnements dem Betriebsbudget der zuständigen Abteilung zu, um eine aktuelle Übersicht der Ausgaben zu erhalten.
- Vor dem Download/E-Mail-Versand überprüfen: Verwenden Sie den Vorschaumodus, um das endgültige Erscheinungsbild einer Rechnung zu bestätigen, bevor Sie sie als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail an einen Kunden senden.
