Rechnungsliste und Erstellung
Hinweis: Bevor Sie Rechnungen erstellen, müssen Sie zuerst Ihr Bankkonto konfigurieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Transaktionen
Hinweis: Bevor Sie Rechnungen erstellen, müssen Sie die erforderlichen Daten in den Organisationseinstellungen konfigurieren. Diese finden Sie im Benutzerkontextmenü. Dazu gehören die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, die Rechnungsadresse und die Rechnungs-Telefonnummer.
Hinweis: Um Rechnungen über Flowtly an Kunden zu senden, müssen Sie zunächst die Kundeninformationen im System einrichten (unter dem Menüpunkt „Kunden“ im Hauptmenü). Stellen Sie sicher, dass die Kundendaten vollständig konfiguriert sind, einschließlich Angaben wie Land und Währung des Kunden. Diese Einrichtung ist entscheidend, da sie gewährleistet, dass alle Rechnungen mit den korrekten regionalen und finanziellen Einstellungen erstellt werden, die den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Kunden entsprechen.
Benutzer mit Manager-Rollen können Rechnungen erstellen. In Flowtly stehen Ihnen drei Wege zur Verfügung, um eine Rechnung zu erstellen:
1. Manuelle Erstellung:
* Wählen Sie im Hauptmenü Rechnungen aus.
* Klicken Sie auf „Rechnung hinzufügen“.
2. Ähnliche Rechnung erstellen:
* Klicken Sie bei einer bereits vorhandenen Rechnung auf „Ähnlich erstellen“.
3. Rechnung aus Projektstunden generieren:
Sie können Rechnungen auch direkt aus der Arbeitszeiterfassung generieren.
* Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.
* Die Rechnung wird basierend auf den aktuell in der Arbeitszeiterfassung angewendeten Mitarbeiter- und Projektfiltern generiert.
Das Verhalten hängt von der aktiven Ansicht ab:
* Monatskalenderansicht – es können nur Rechnungen für ganze Monate erstellt werden.
* Arbeitsplaneransicht – Sie können einen benutzerdefinierten Datumsbereich für den Rechnungszeitraum festlegen.
Hinweis: Diese Methode ist nur verfügbar, wenn das Projektmodul aktiv ist.
Rechnungsliste
Wenn Sie im Hauptmenü Rechnungen auswählen, gelangen Sie auf die Rechnungsübersichtsseite. Dort finden Sie eine Liste aller zuvor erstellten Rechnungen mit ihren Details, wie zum Beispiel:
* Rechnungstitel: Der Name der Rechnung. Er ist anklickbar und führt zur Rechnungs-Vorschauseite. Unter dem Titel sehen Sie den Namen des verknüpften Kunden, der anzeigt, wem die Rechnung ausgestellt wurde;
* Status: Zeigt den aktuellen Status der Rechnung an. Mögliche Status sind:
* Entwurf – die Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht finalisiert
* Bearbeitet – die Rechnung wurde nach der Erstellung geändert
* Gesendet – die Rechnung wurde erstellt und an den Kunden gesendet;
* Verkaufsdatum: Dies ist das Datum, an dem der Verkauf erfolgte oder die Dienstleistung erbracht wurde. Es entspricht dem bei der Rechnungserstellung angegebenen Verkaufsdatum;
* Zahlungsstatus: Dieser zeigt den Zahlungsfortschritt an, indem er den Prozentsatz des bezahlten Betrags darstellt.
* Details: Hier werden sowohl der Netto- als auch der Bruttowert übersichtlich angezeigt.
Jede Rechnung enthält eine Download-Option, die über eine spezielle Schaltfläche ausgelöst werden kann. Zusätzlich finden Sie eine Schaltfläche „Weitere Optionen“ mit folgenden Möglichkeiten:
* Per E-Mail senden
* Ähnlich erstellen
* Bearbeiten
* Vorschau öffnen
Rechnungen werden nach Monaten gruppiert und die Anzahl der Rechnungen wird für jeden Monat angezeigt.
Rechnung erstellen
Gehen wir den Prozess der Rechnungserstellung Schritt für Schritt durch. Um eine Rechnung zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:
1. Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt „Rechnungen“ aus.
2. Rechnung hinzufügen:
* Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Rechnung hinzufügen“.
* Im Formular ist der erste Schritt, einen Kunden aus der Liste der zuvor erstellten Kunden auszuwählen. Dadurch werden die Bankkontoinformationen mit Währung und Umrechnungskurs automatisch ausgefüllt. Diese Auswahl ist entscheidend, um sicherzustellen, dass relevante Finanzinformationen präzise und effizient auf die Rechnung angewendet werden, ohne manuelle Eingaben zu erfordern und so die Fehlerwahrscheinlichkeit zu reduzieren.
Geben Sie Folgendes an:
* Ausstellungsdatum - Das Datum, an dem die Rechnung offiziell erstellt und an den Kunden ausgestellt wird,
* Verkaufsdatum - Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen dem Kunden bereitgestellt oder verkauft wurden,
* Fälligkeitsdatum - Das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung voraussichtlich bezahlen muss.
Fügen Sie Produkte zur Rechnung hinzu, indem Sie Folgendes angeben:
* Produktname - Der Name oder die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die in Rechnung gestellt wird.
* Projekt (optional) - Dieses optionale Feld hilft dabei, das Produkt einem bestimmten Projekt zuzuordnen, um das Projektmanagement und die Kostenverfolgung zu verbessern.
* GTU (optional) - Goods and Services Tax Unit, eine Kennung im Zusammenhang mit spezifischen Steuervorschriften, die bei der Kategorisierung des Produkts zu Steuerzwecken hilft.
* Menge - Die Anzahl der Einheiten des in Rechnung gestellten Produkts (wichtig für die Berechnung des fälligen Gesamtbetrags).
* Einheiten - Das Dropdown-Menü, das zur Angabe der Maßeinheit des Produkts verwendet wird, z. B. Stück, Stunden oder Tage.
* Nettopreis - Der Preis einer einzelnen Einheit des Produkts, bevor Steuern angewendet werden.
* MwSt. - Dieses Feld gibt den Mehrwertsteuersatz an, der zur Berechnung des Steuerbetrags verwendet wird, der zum Nettopreis hinzukommt.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Notizen und interne Kommentare zur Rechnung hinzuzufügen. Notizen werden an alle Empfänger innerhalb der Rechnungsdatei gesendet, interne Kommentare werden nur in Flowtly gespeichert und nicht auf dem Rechnungsformular angezeigt.
Beim Hinzufügen von Produkten zu einer Rechnung werden die Felder „MwSt. Gesamt“ und „Bruttowert“ automatisch basierend auf den von Ihnen angegebenen Angaben berechnet.
Sie können den automatisch generierten Rechnungstitel auch ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem aktuellen Rechnungstitel klicken.
Hinweis: Ein Präfix kann für alle zukünftigen Rechnungen in den Organisationseinstellungen (im Benutzerkontextmenü) festgelegt werden. Dies hilft, Rechnungen zu kategorisieren und zu organisieren.
3. Rechnung speichern und senden:
* Nach dem Speichern der Rechnung erscheint die Schaltfläche „PDF generieren und an Kunden senden“ oben rechts auf der Seite.
Die erstellte Rechnung wird nach dem Speichern auch der Rechnungsliste hinzugefügt.
Die gespeicherte Rechnung wird auch mit dem bei der Erstellung ausgewählten Kunden verknüpft (sichtbar auf der Seite Kunden im Reiter „Zahlungen“).
Anwendungsbeispiele
- Manuelles Erstellen einer Rechnung für eine einmalige Dienstleistung, die einem Kunden erbracht wurde.
- Automatisches Generieren von Rechnungen für Kunden basierend auf erfassten Projektstunden, um eine genaue Abrechnung sicherzustellen.
- Duplizieren einer bestehenden Rechnung, um schnell eine ähnliche für wiederkehrende Dienstleistungen zu erstellen.
- Verfolgung des Zahlungsstatus aller ausstehenden Rechnungen und Senden von Zahlungserinnerungen an Kunden.
