Kunden
Kunden sind essenziell für den Abrechnungsprozess. Die Kundenfunktion in Flowtly dient als zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung aller kundenbezogenen Informationen und Interaktionen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Pflege einer detaillierten Kundendatenbank, inklusive Kontaktinformationen, Zahlungshistorie mit zugehörigen Rechnungen, allen verbundenen Transaktionen und relevanten Dokumenten.
Kunden erstellen und bearbeiten
Sie können schnell neue Kunden hinzufügen, indem Sie ein einfaches Formular ausfüllen. Dieses erfasst alle notwendigen Details wie Firmenname, Kontaktinformationen, Rechnungsadressen und alle für Ihr Unternehmen relevanten benutzerdefinierten Felder. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Zu Kunden navigieren:
* Navigieren Sie zum Menüpunkt Kunden im Hauptmenü.
* Sie sehen eine Liste aller bestehenden Kunden mit deren Status, Land und Standardkosten (Auftragnehmer).
* Oben in dieser Liste befindet sich ein Suchfeld, mit dessen Hilfe Sie schnell einen Kunden finden können.
- Die Suche wird automatisch ausgelöst, sobald Sie mindestens 3 Zeichen des Kundennamens oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingegeben haben.
2. Neuen Kunden erstellen:
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kunden hinzufügen“.
* Daraufhin öffnet sich ein Formular mit den folgenden Feldern:
* Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – erforderlich. Wird diese zusammen mit dem Länderpräfix eingegeben (z. B. PL46584837), trennt das System automatisch das Land (PL) und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (46584837).
* Land – erforderlich. Dieses Feld ist mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verknüpft und wird automatisch ausgefüllt, wenn ein Länderpräfix verwendet wird.
* Name – erforderlich.
* Stadt – erforderlich.
* Postleitzahl – erforderlich.
* Währung – erforderlich, Auswahl aus einer Liste, die in den Organisationseinstellungen unter Währungen verwaltet wird.
* Straße, Hausnummer, Appartementnummer, Adressland – optionale Felder zur Angabe einer detaillierteren Adresse.
* Für polnische Kunden (PL) steht eine zusätzliche Validierung zur Verfügung:
* Ein Klick auf die Schaltfläche Validieren prüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über GUS (Statistisches Zentralamt).
* Ist die Nummer gültig, werden Felder wie Name, Stadt und Postleitzahl automatisch ausgefüllt.
3. Speichern und überprüfen:
* Nach dem Speichern erscheint der Kunde in der Liste.
Anschließend werden Sie zur Kundenseite weitergeleitet, wo Sie in den folgenden Registerkarten zusätzliche Informationen bereitstellen können:
* Übersicht-Registerkarte: bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Kundeninformationen, darunter Name, Land, Währung und Dokumentsprache. Sie zeigt detaillierte Felder wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Fälligkeitstage und den Standardauftragnehmer an. Benutzer können grundlegende und finanzielle Details direkt in dieser Ansicht bearbeiten. Auf der rechten Seite ermöglicht ein Notizbereich Benutzern, Kommentare zum Kunden zu hinterlassen und zu verwalten. Nur der Ersteller kann die eigenen Notizen bearbeiten.
* Dokumente-Registerkarte: In der Registerkarte Dokumente können Benutzer Dateien hochladen und speichern, die mit dem jeweiligen Kunden zusammenhängen. Dies können Verträge, Rechnungen, Vereinbarungen oder andere relevante Dokumente sein.
Im Formular „Dokument hinzufügen“ können Benutzer entweder einen vorhandenen Dokumenttyp auswählen oder einen neuen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „Neuer Dokumenttyp“ klicken.
Daraufhin öffnet sich ein Modal, in dem der Benutzer den Namen des Dokumenttyps definieren, eine optionale Beschreibung bereitstellen und angeben kann, ob der Dokumenttyp abläuft.
Neu erstellte Dokumenttypen aus diesem Modal sind nur für Kunden-Entitäten verfügbar. Um weitere globale Dokumenttypen hinzuzufügen, gehen Sie zu Organisationseinstellungen → Dokumenttypen.
* Adresse-Registerkarte: In der Registerkarte Adresse können Sie die physische Adresse des Kunden angeben. Das Formular enthält die folgenden optionalen Felder:
* Straße
* Hausnummer
* Appartementnummer
* Stadt
* Postleitzahl
* Land
* Telefonnummer
* Zahlungen-Registerkarte: Diese Registerkarte zeigt alle Rechnungen an, die für den Kunden über Flowtly erstellt wurden. Sobald Zahlungen vom Kunden eingehen, wird der Bezahlte Betrag automatisch aktualisiert, um die Transaktionen widerzuspiegeln.
Sie können auch manuell Transaktionen auswählen, die einer Rechnung zugeordnet werden sollen, indem Sie auf Transaktion zuweisen klicken und diese aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Schaltfläche Transaktion zuweisen ist immer sichtbar, unabhängig davon, ob für den Kunden nicht zugewiesene Transaktionen existieren.
Wenn keine passenden Transaktionen verfügbar sind, zeigt das Modal die Meldung „Keine Ergebnisse“ an.
Im Modal, das sich nach dem Klicken auf Transaktion zuweisen öffnet, können Sie den genauen Betrag festlegen, der der Rechnung zugeordnet werden soll. Standardmäßig zeigt das Feld Transaktionsbetrag einen Wert an, der den gesamten Rechnungsbetrag abdeckt. Ist der Transaktionsbetrag niedriger als der Rechnungsgesamtbetrag, wird stattdessen der vollständige Betrag der Transaktion angezeigt.
Nach dem Speichern wird die Spalte Bezahlter Betrag entsprechend aktualisiert, und es wird ein Symbol angezeigt, das angibt, ob die Rechnung vollständig oder teilweise bezahlt ist. Sobald eine Transaktion einer Rechnung zugeordnet ist, erscheint sie als separate Zeile unter der Rechnung. Sie können darauf klicken, um zur Transaktionsseite weitergeleitet zu werden. Zusätzlich ist jede Rechnung in der Liste anklickbar und leitet Sie zur Seite Rechnungsvorschau weiter. Jede zugeordnete Transaktion kann bei Bedarf auch von der Rechnung entfernt werden.
* Kontakte-Registerkarte: Diese Registerkarte ermöglicht es, verschiedene Arten von Kontakten für den Kunden zu hinterlegen. Dazu gehören: Kontakt (normalerweise eine allgemeine Kontaktperson für den Kunden), Rechnungsstellung (die für die Bearbeitung von Rechnungs- und zahlungsbezogenen Mitteilungen zuständige Person), Inkasso (die Person, die bei Problemen mit überfälligen Zahlungen oder Inkassomaßnahmen kontaktiert werden soll). Zusätzlich zum Kontakttyp müssen Sie Name und E-Mail-Adresse angeben. Titel und Telefonnummer sind optionale Felder. Nach dem Speichern erscheint der Kontakt in der Liste. Sie können diese Kontakte bei Bedarf aktualisieren und entfernen, um sicherzustellen, dass die richtige Person für jeden spezifischen Aspekt des Kundenmanagements kontaktiert wird.
Hinweis: Nur der Rechnungsstellungskontakt wird verwendet, um Kundendaten beim Generieren von PDF-Rechnungen und deren Versand an den Kunden automatisch vorab auszufüllen. Dies stellt sicher, dass Rechnungen an die richtige Person gesendet werden, die die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse verwaltet.
Bestehenden Kunden bearbeiten:
Um einen bestehenden Kunden zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie zur Kundenliste und öffnen Sie die Seite des jeweiligen Kunden.
2. Suchen Sie auf der Kundenseite den Bereich, den Sie aktualisieren möchten (z. B. Basisinformationen oder Details).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in diesem Bereich.
4. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Aktualisierungen zu übernehmen.
Anwendungsbeispiele
- Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen, müssen Sie das Profil Ihres Kunden mit dessen Rechnungsdetails und Kontaktinformationen einrichten.
- Sie möchten die Adresse, Zahlungsbedingungen oder die Kontaktperson eines Kunden aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle zukünftigen Rechnungen korrekt sind.
- Sie müssen die Zahlungshistorie eines Kunden überprüfen, inklusive aller vergangenen Rechnungen und zugehörigen Transaktionen, um sein Konto abzugleichen oder überfällige Zahlungen nachzuverfolgen.
- Wichtige Dokumente wie Verträge, Dienstleistungsvereinbarungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen direkt im Profil eines Kunden speichern, um einfachen Zugriff und eine gute Dokumentation zu gewährleisten.
- Verwaltung separater Kontakte für einen einzelnen Kunden, z. B. einen allgemeinen Kontakt, einen Rechnungsstellungskontakt für die Rechnungsübergabe und einen Inkassokontakt für Zahlungsprobleme.
Verwandte Seiten
App-Routen
- Öffne /invoices (Kunden werden typischerweise über einen dedizierten Kunden-Bereich im Hauptmenü verwaltet, der oft über Funktionen zur Rechnungserstellung und -verwaltung zugänglich ist.)
