Lägga till kostnader i budgeten
Budgetmodulen i Flowtly Business Management System gör det möjligt att spåra och hantera utgifter genom att koppla dem till specifika budgetar. Du kan lägga till kostnader på flera sätt, inklusive att lägga till enskilda transaktioner, koppla entreprenörer, koppla projekt och koppla fakturor. Här beskrivs varje metod mer i detalj:
Lägga till en enskild transaktion i budgeten
För att koppla en enskild transaktion till en budget, följ dessa steg:
1. Navigera till vyn Transaktioner i applikationen.
2. Längst upp på sidan väljer du det relevanta bankkontot från rullgardinsmenyn. Detta filtrerar listan och visar endast transaktioner kopplade till det valda kontot.
3. Hitta den transaktion du vill koppla till en budget i listan.
4. I transaktionsraden, i fältet 'Lägg till budget', väljer du önskad budget från rullgardinsmenyn.
Ändringarna sparas automatiskt, och transaktionen kommer att kopplas till den valda budgeten. Den kommer att visas i budgetöversikten och kostnadstabellen under den månad transaktionen avser. Dessutom kan du ange det exakta beloppet som ska kopplas till budgeten. Om inget belopp anges, kommer hela transaktionsbeloppet att kopplas som standard.
Koppla entreprenör till budget
Att koppla en entreprenör till en specifik budget möjliggör att spåra och hantera utgifter kopplade till den specifika entreprenören direkt i budgetöversikten och kostnadstabellen.
För att koppla en entreprenör till en budget:
1. Navigera till vyn Entreprenörer i applikationen.
2. Hitta entreprenören och klicka på pennikonen för att gå in i redigeringsläge.
3. Välj den relevanta budgeten från rullgardinslistan i fältet Budget.
4. Spara ändringarna.
När ändringarna har sparats kommer alla transaktioner kopplade till entreprenören automatiskt att visas i den valda budgetens översikt och kostnadstabell.
Du kan även koppla budget till entreprenör när du lägger till entreprenören.
Koppla projekt (projektfas) till budget
Att koppla ett projekt eller dess fas till en specifik budget möjliggör effektiv spårning och hantering av utgifter kopplade till det projektet eller fasen. Dessutom kan faser tilldelas en annan budget än det överordnade projektet, vilket ger flexibilitet i finansiell planering och tilldelning.
För att koppla ett projekt till en budget:
1. Navigera till vyn Projekt i applikationen.
2. Hitta önskat projekt eller fas och klicka på knappen "Gå till projektvy".
3. Klicka på knappen Redigera projekt som finns längst upp till höger på sidan.
4. I den visade modalen väljer du den relevanta budgeten från rullgardinslistan i fältet Budget.
5. Spara ändringarna.
När ändringarna har sparats kommer alla transaktioner kopplade till projektet eller fasen att visas i den kopplade budgetens översikt och kostnadstabell.
Du kan även koppla budget till projekt när du skapar projektet.
För att koppla en projektfas till en budget:
1. Navigera till vyn Projekt i applikationen.
2. Hitta önskat projekt eller fas och klicka på knappen "Gå till projektvy".
3. Klicka på knappen Redigera projekt som finns längst upp till höger på sidan.
4. Välj fliken Faser längst upp på sidan.
5. Klicka på pennikonen för att öppna modalen.
6. Välj den relevanta budgeten från rullgardinslistan i fältet Budget.
7. Spara ändringarna.
Du kan även koppla budget till projektfas direkt när du skapar projektfasen.
Obs! Om en budget ännu inte är planerad eller konfigurerad, kommer kostnaderna fortfarande att kopplas, och systemet kommer att visa en standardiserad månadsvy i översikten. Varje metod för att lägga till kostnader säkerställer realtidsuppdateringar i budgetöversikten, diagrammen och kostnadstabellen, vilket ger bättre spårning och hantering.
Obs! Fält för koppling av transaktioner, entreprenörer, projekt och fakturor till en budget är endast synliga och justerbara för användare med korrekt behörighet/roll.
Koppla faktura till budget
Att koppla en faktura till en budget gör att den kan spåras som intäkt när den betalas, vilket säkerställer en tydlig översikt över betalningar inom budgeten. Intäkter markeras i grönt i budgetens kostnadsdiagram för ökad tydlighet. Detta beskrivs mer i detalj i avsnittet Fakturor
Exempel på användningsfall
- Ett företag behöver spåra alla utgifter kopplade till sin 'Q4 Marknadsföringskampanj'. De kan koppla specifika transaktioner för annonskostnader, betalningar till marknadsföringsentreprenörer och kostnader kopplade till kampanjspecifika projekt direkt till denna budget.
- Ett byggföretag hanterar flera byggprojekt. Genom att koppla varje projektfas och leverantörsfakturor till dedikerade budgetar för 'Projekt A' eller 'Projekt B', säkerställer de en noggrann finansiell översikt för varje byggprojekt.
- En konsultbyrå spårar sin budget för 'Kundintäktsmål'. De kopplar inkommande fakturor till denna budget för att övervaka intäkterna mot sina finansiella mål, i realtid.
- En ideell organisation hanterar bidrag. De kopplar specifika utgiftstransaktioner och projektkostnader till en 'Bidrag X'-budget för att säkerställa transparent spårning och efterlevnad av bidragskrav.
