Budgetkonfiguration
För att konfigurera en budget, börja med att klicka på Budget i huvudmenyn. I det övre högra hörnet av vyn finns knappen Lägg till, som erbjuder två alternativ: Lägg till en Budget eller Lägg till en Budgetgrupp.
Om du väljer alternativet Budgetgrupp, visas en modalruta där du kan ange namnet på budgetgruppen. När den har sparats visas den nya budgetgruppen i huvudbudgetvyn, placerad efter alla oberoende budgetar.
Efter att ha skapat en budgetgrupp kan du lägga till budgetar i den på två sätt:
* Skapa en ny budget inom gruppen: Klicka på knappen Lägg till ny budget vid budgetgruppen. En modalruta öppnas, där du kan konfigurera den nya budgeten.
* Koppla en befintlig budget till gruppen: Öppna den aktuella budgeten genom att klicka på dess kort, välj sedan Redigera budget i det övre högra hörnet på sidan. I den modalruta som då visas väljer du önskad budgetgrupp från rullgardinsmenyn och sparar ändringarna.
Dessutom kan du döpa om en budgetgrupp eller radera den helt med hjälp av dedikerade knappar i gränssnittet.
Om du väljer Budget-alternativet efter att ha klickat på knappen Lägg till, öppnas modalrutan med följande fält:
* Namn;
* Budgetkategori [valfritt];
* Budgettyp: Gemensam (alla deltagare använder en gemensam budgetpott), Individuell (varje deltagare har sin egen budgetpott, som hen använder oberoende).
När du klickar på "Spara" omdirigeras du till denna budgetsida.
För budgettypen Gemensam finns två flikar: Budgetöversikt och Kostnader.
Fliken Budgetöversikt är uppdelad i två sektioner: ett diagram och en detaljerad lista över kostnader med ett cirkeldiagram som visuellt representerar alla kostnader och visar den totala summa som har använts för budgeten. I denna vy kan du planera och hantera din budget genom att klicka på den dedikerade knappen "Planera din budget".
Budgetplanering
Budgetplaneringen i Flowtly är månadsbaserad och flexibel. Du väljer ett år, och kan ange en startmånad om så önskas, samt belopp för valfri månad. Det finns inget slutdatum – värden och regler sträcker sig över framtida månader och år tills du ändrar dem. Planering krävs inte för att använda budgetar.
Planeraren visar ett år i taget för enkelhetens skull. Använd årsväljaren för att byta visningsår; detta begränsar inte budgetens period. Klicka på valfri månadskolumn för att öppna månadsredigeraren. Budgettotalen högst upp till höger visar totalsumman för det aktuella visningsåret. Att spara ändringarna uppdaterar diagrammet omedelbart. Du kan när som helst återvända och justera månadsvärdena igen.
I månadsredigeraren anger du ett Grundbelopp för den månaden. Om föregående månad redan har ett värde förifylls det. Du kan alternativt tillämpa Exponentiell tillväxt (%) för att lägga till en procentuell ökning månad för månad från och med denna punkt, Linjär tillväxt (valuta) för att lägga till ett fast belopp varje efterföljande månad, eller Enhetstillväxt (valuta) om din budget baseras på enheter. Att lämna tillväxtfälten tomma bibehåller samma värde för de följande månaderna.
När du anger en bas- eller tillväxtregel för en månad, blir den startpunkten för alla efterföljande månader och överförs automatiskt mellan år. Att redigera en senare månad etablerar en ny startpunkt därifrån och framåt. Att rensa tillväxtfälten för en senare månad stoppar automatiska ökningar från den punkten. Befintliga värden förblir oförändrade. Månader före din valda startmånad kan lämnas nollställda om du inte behöver dem.
Spara dina ändringar och navigera mellan år för att granska hur de nuvarande reglerna sträcker sig in i framtiden.
Det är viktigt att notera att budgetplanering inte är obligatorisk för att börja använda budgeten. Du kan direkt koppla kostnader eller fakturor till en budget, även om den inte har planerats eller konfigurerats.
I sådana fall:
1. Systemet kommer automatiskt att visa Budgetöversikten i en standardiserad månadsöversikt.
2. Kostnadstabellen kommer också att visas, vilket ger en översikt över de kopplade kostnaderna och fakturorna.
Denna flexibilitet gör att du kan börja spåra finansiell aktivitet omedelbart, även innan budgetkonfigurationsprocessen är slutförd.
Fliken Kostnader visar en tabell som sammanfattar alla transaktioner kopplade till budgeten, organiserade per månad. Varje rad representerar en transaktion som visar kostnaderna för varje månad inom den valda tidsramen. Kostnaderna visas i respektive valuta, med tomma celler som indikerar inga utgifter under den månaden. Denna strukturerade vy hjälper till att analysera utgiftsmönster och hantera budgetar effektivt.
För budgettypen Individuell finns en ytterligare flik för Deltagare tillgänglig, utöver flikarna Budgetöversikt och Kostnader. Denna flik låter användare hantera och se individer eller enheter som är kopplade till den specifika budgeten. Deltagare kan läggas till eller tas bort vid behov, vilket säkerställer en tydlig översikt över vem som är involverad i budgetens allokering och hantering.
Exempel på användningsfall
- Hantera återkommande månatliga avdelningskostnader med prognostiserad tillväxt.
- Spåra individuella projektbudgetar för olika team eller kunder.
- Allokera och övervaka personliga utgiftsgränser för flera deltagare inom en större budget.
- Skapa flexibla utgiftsplaner som justeras baserat på enheter eller fasta steg.
