Resourcing

Resourcing responde a uma pergunta a que o registo de horas não consegue responder: não para onde foram as horas, mas quem vai fazer o trabalho que já está vendido. Mostra a capacidade planeada semana a semana, para que lacunas e reservas duplicadas apareçam enquanto ainda há tempo para agir.

Enquanto Registo de Tempo regista o que já aconteceu, o Resourcing olha para a frente. Planeia compromissos; não presta contas sobre eles.

Duas vistas do mesmo plano

As mesmas reservas podem ser lidas por qualquer uma das pontas, e os separadores por cima da grelha alternam entre elas:

Projetos - organizado por trabalho. O que vendemos está coberto e onde está a lacuna? É aqui que as reservas são feitas e confirmadas.
Pessoas - organizado por equipa. Quão ocupado está cada um, quem tem folga e quem está reservado para além da sua semana? Todas as pessoas com contrato têm uma linha, haja ou não algo reservado nelas - exceto quem esteja excluído da atribuição a projetos, que fica fora da lista.

Um terceiro separador, Pedidos, é onde a afetação é proposta e aprovada em vez de reservada diretamente - consulte a página «Pedir e aprovar afetações» para saber como ler e tratar um pedido. Um quarto separador, Valores reais, olha no sentido contrário: confronta o plano com as horas efetivamente reportadas no registo de horas, para que veja se o plano se manteve.

O próprio separador Projetos tem duas vistas. Capacidade é a grelha de cobertura descrita abaixo. Atribuições lista uma linha por pessoa em cada função, com as suas horas dia a dia ou semana a semana no intervalo que escolher.

O que mostra a vista de projetos

A grelha está organizada por trabalho e não por pessoa. Cada projeto abre-se nas funções de que precisa, e cada função abre-se nas pessoas reservadas nela:

Projeto - um resumo de quão bem está coberto todo o projeto.
Função - uma tarefa a realizar nesse projeto, retirada da sua lista de Cargos. Uma função pode estar preenchida, parcialmente preenchida, sobrepreenchida ou totalmente em aberto. Indica quantas pessoas uma função requer na sua procura, haja ou não já alguém nela.
Pessoa - uma reserva individual, mostrada quando uma função é expandida.

Cada coluna é uma semana, e cada célula é uma pequena barra que mostra quanto da procura dessa semana está coberta. Capacidade por projeto explica como ler essas barras e de onde vêm as percentagens.

Selecione qualquer célula e abre-se um painel que explica esse número em concreto - as funções por trás da média de um projeto, as pessoas por trás da cobertura de uma função, ou tudo o resto em que uma pessoa está reservada nessa semana. Consulte O detalhe de uma célula.

Ao longo da parte inferior da vista de projetos está o banco - as pessoas que ainda têm folga no período em ecrã. Arraste alguém do banco para uma função, na coluna em que precisa dessa pessoa, para esboçar uma reserva sem se comprometer. As reservas feitas assim continuam reversíveis: um rascunho pode ser confirmado e uma confirmação pode ser desfeita. Consulte O banco e as reservas provisórias.

Ou planear diretamente, sem pedido de afetação

Arrastar do banco parte de uma lacuna: tem de existir uma função no projeto onde largar alguém. Muitas vezes já sabe quem vai para um projeto e em que dias, e essa é a outra porta de entrada.

Adicionar pessoa reserva alguém diretamente num projeto. Não é preciso levantar antes um pedido de afetação, o projeto ainda não precisa de funções, e uma função é opcional - algo que se regista quando é útil, não um pré-requisito. Depois escreve horas nos dias que escolher: os dias não têm de ser seguidos, por isso terça e quarta desta semana e quatro dias da próxima são um plano, e os dias que deixa de fora ficam vazios em vez de serem preenchidos por si. Uma edição só atinge a pessoa e os dias que alterou; o resto do projeto, e o resto da semana dessa pessoa, fica como estava. O banco e as reservas provisórias percorre o seletor e o editor de dias.

Quando já existe um plano, Mover reservas… na célula de uma pessoa desloca-o por semanas inteiras. Cada dia mantém o seu dia da semana e as suas horas, e as lacunas movem-se com ele em vez de se fecharem. Consulte O detalhe de uma célula.

Nenhum dos caminhos substitui o outro. Declarar a procura de uma função e aprovar um pedido de afetação funcionam exatamente como antes, e os separadores Pedidos e Valores reais não mudam - uma organização que planeia através de funções e pedidos pode continuar a fazer só isso. O caminho direto é para os projetos em que a resposta já é conhecida, e ambos produzem o mesmo tipo de reserva: um rascunho até um aprovador o confirmar.

Escolher o período

Os controlos do período e os filtros partilham uma faixa por cima da grelha, com o período à cabeça. Um período é mais uma forma de restringir o mesmo plano, por isso fica junto das outras em vez de numa tira de cabeçalho própria.

O zoom indica quanto tempo está no ecrã, e é o mesmo na vista Projetos e na vista Pessoas: 1 semana, 9 semanas e 13 semanas.
- 1 semana mostra uma semana, de segunda a domingo, dia a dia.
- 9 semanas mostra nove semanas, uma coluna por semana.
- 13 semanas mostra treze semanas em sete colunas quinzenais.
Alternar entre Projetos e Pessoas mantém o zoom e as datas. Uma semana aberta por dias numa vista é a mesma semana, por dias, na outra. Consulte Capacidade por pessoa.
Anterior e Seguinte movem a janela uma semana, em todos os níveis de zoom. É deliberado: um plano lê-se melhor quando desliza do que quando salta.
Hoje regressa à semana atual, e Ir para move o início para a primeira segunda-feira de um mês escolhido sem alterar a duração do intervalo.

O título por cima da grelha indica sempre o intervalo exato em ecrã, por exemplo 20 jul - 20 set 2026. Na primeira abertura, se nada estiver reservado em torno de hoje, o Resourcing desloca-se uma única vez para o período mais antigo que contém reservas, para que a página nunca abra numa grelha vazia. Depois disso, a vista fica onde a colocar.

Restringir a grelha

Duas pílulas de filtro ficam na mesma faixa, depois dos controlos do período.

Funções oferece Todas as funções e Só funções em aberto. Só funções em aberto mantém os projetos que têm uma vaga em algum ponto do período em ecrã - a forma mais rápida de transformar um plano cheio numa lista curta de contratação ou reafetação. Na vista Pessoas deixa apenas as linhas de funções em aberto: todas as pessoas desaparecem, porque a linha de uma pessoa está preenchida por definição.

Projeto restringe a vista Projetos a um projeto, listando pelo nome todos os projetos do período. Combina-se com o filtro de funções em vez de o substituir, pelo que Só funções em aberto mais um projeto dá as vagas desse projeto.

Cada escolha ativa acrescenta um chip por baixo da faixa. Remover um chip limpa apenas o seu próprio filtro, e Limpar tudo remove-os em conjunto. Se os filtros não deixarem nada em ecrã, vê uma linha breve Sem resultados com uma ligação para limpar os filtros, em vez do estado «ainda nada aqui» - há dados, estão apenas ocultos.

Quem pode usar

O Resourcing requer o módulo Resourcing na sua subscrição e uma das funções de Resourcing - Gestor de Resourcing, Aprovador de Resourcing ou Leitor de Resourcing, descritas abaixo. Quem não tiver o módulo e uma função não vê a entrada no menu.

Pessoas e Projetos têm cartões só de leitura no telemóvel. Os cartões de Pessoas mostram horas planeadas, capacidade, horas livres e, em separado, horas propostas. Os cartões de Projetos mostram cobertura confirmada, procura declarada, procura em aberto e, em separado, horas propostas. Os nomes longos quebram linha, e os totais descrevem os cartões correspondentes.

As datas, os controlos de intervalo e as ligações partilhadas continuam disponíveis. Limpar filtros remove os filtros de função, projeto e capacidade, mantendo o período. Se a transferência das alocações falhar ou for incompleta, os totais de capacidade são retidos para que um plano parcial não pareça completo.

Alterar reservas e o fluxo de Pedidos requerem um ecrã maior. Valores reais mantém o seu esquema de telemóvel para ler o trabalho entregue. Consulte Valores reais — plano vs reportado.

Propor e decidir são permissões separadas

O planeamento está dividido em dois privilégios, porque esboçar uma opção e comprometer a empresa com ela são decisões diferentes - e para que propor uma reserva e aprová-la possam ser pessoas diferentes:

Gestor de Resourcing - propõe. Cria rascunhos, tanto arrastando do banco como adicionando uma pessoa diretamente a um projeto, alarga-os e encurta-os, altera quanto do tempo de alguém ocupam, move rascunhos para outras semanas, elimina rascunhos e importa alocações. É a função de planeamento do dia a dia.
Aprovador de Resourcing - decide. Tudo o que um Gestor de Resourcing pode fazer, mais confirmar um rascunho como cobertura contabilizada, desfazer essa confirmação, alterar ou mover um dia já confirmado e declarar a procura de uma função - que é como uma função em aberto aparece num projeto, antes de mais.

Aprovador é um acréscimo e não uma troca, pelo que um aprovador continua a poder planear. Os administradores têm ambos e não são afetados.

A função de Aprovador tem de ser atribuída manualmente. Deliberadamente, não faz parte de nenhum grupo de permissões por defeito - se fosse concedida automaticamente a todos os que podem planear, a separação não existiria. Numa organização nova é um passo de configuração que convém dar cedo: até que pelo menos uma pessoa a tenha, ninguém aí pode confirmar uma reserva nem declarar o que uma função precisa. Atribua-a em Permissões.

Se a sua organização já usava o Resourcing, nada muda para si. Confirmar vinha antes com a função de Gestor de Resourcing e agora é a função separada de Aprovador - mas todos os que podiam confirmar antes receberam-na, pelo que as pessoas que afetam os seus projetos continuam exatamente como antes. A separação está disponível, não imposta: um administrador pode retirar deliberadamente a função de Aprovador a um planeador, se quiser que propor e decidir sejam pessoas diferentes.

Se encontrar Confirmar e Anular confirmação a cinzento, ou a procura de uma função a recusar guardar-se, precisa da função de Aprovador de Resourcing - peça a quem administra a sua conta Flowtly que a conceda.

Esses controlos continuam visíveis em vez de desaparecerem, e dizem ao passar o cursor o que requerem. Encontrar um passo a cinzento com uma razão é uma questão a que se pode dar resposta; encontrá-lo em falta parece uma avaria.

Acesso só de leitura: a função de Leitor de Resourcing

Nem todos os que precisam de ver o plano de afetação devem poder alterá-lo. Um responsável de entrega que acompanha um projeto, um chefe de departamento que verifica quem está atribuído onde, ou um gestor comercial que pergunta se uma data de início é realista podem receber Leitor de Resourcing em vez de uma função de planeamento.

Um Leitor de Resourcing pode ver:

o calendário nas vistas Projetos e Pessoas, incluindo abrir uma semana por dias;
o separador Pedidos, com o histórico de cada pedido e o motivo indicado sempre que um foi recusado.

Um Leitor de Resourcing não pode:

alterar nada - reservar, mover, alargar, confirmar, recusar ou eliminar uma reserva, aprovar ou recusar um pedido, ou declarar o que uma função precisa. Estes controlos simplesmente não são mostrados a um leitor, em vez de aparecerem a cinzento, porque não há nada que um leitor pudesse pedir em cada linha;
ver o banco - a lista de quem está livre - porque é uma ferramenta de planeamento;
ver Valores reais, e com eles qualquer valor de receita, custo ou margem.

O Leitor de Resourcing é concedido pessoa a pessoa e não faz parte de nenhum grupo de permissões por defeito. Atribua-o em Permissões. Os administradores já o têm.

A função de Resourcing decide o que pode fazer na página, não de quem pode ver as linhas. Um leitor, tal como um gestor, precisa também das permissões habituais para ver pessoas e projetos, para ver toda a grelha.

Nada muda para quem já planeia: as funções Gestor de Resourcing e Aprovador de Resourcing mantêm o acesso total descrito acima.

O que fica registado

Cada alteração que uma pessoa faz a uma reserva fica registada - quem a fez e quando - ao criar, confirmar, anular a confirmação, alterar as datas ou a percentagem, e eliminar. Este registo é conservado indefinidamente.

As reservas que chegam de um plano importado são a exceção. São espelhadas desse plano em vez de criadas aqui, e espelhadas de novo sempre que ele é aplicado outra vez, pelo que o relatório da própria importação é o seu registo.

Importa sobretudo na eliminação. Remover um rascunho é permanente: a reserva desaparece em vez de ficar oculta, e o registo da alteração é o único vestígio que resta de que alguma vez existiu.

O registo não pode ser consultado a partir da página Resourcing. Se precisar de apurar quem alterou uma reserva, pergunte ao administrador Flowtly.

Exemplos de utilização

Declarar que um projeto precisa de dois programadores a partir de setembro e ver a lacuna aparecer no plano até ser preenchida.
Detetar os projetos com falta de pessoal do próximo mês antes do cliente e preenchê-los a partir do banco.
Encontrar as funções que continuam em aberto ao longo do trimestre e transformá-las numa descrição de recrutamento.
Verificar se um novo trabalho proposto pode sequer ser dotado de pessoas antes de assumir uma data de início.
Apanhar uma pessoa reservada acima da capacidade total em dois projetos enquanto ainda há tempo para reequilibrar.
Mudar para a vista Pessoas para ver quem tem folga no próximo mês, sem manter uma lista do banco em lado nenhum.
Verificar na vista Pessoas que alguém a tempo parcial não está reservado como se trabalhasse uma semana inteira.
Abrir uma célula de projeto com 50 % e saber numa linha se são duas funções meio preenchidas ou uma por preencher.
Abrir por dias uma semana em conflito para ver em que dias a ausência e a reserva realmente colidem.
Esboçar várias opções de afetação como rascunhos, compará-las na grelha e confirmar apenas a que funciona.
Colocar num projeto, por alguns dias, a pessoa que já foi prometida, sem declarar primeiro uma função para ela preencher.
Adiar um período planeado duas semanas quando um cliente muda a data de início, mantendo os mesmos dias da semana e as mesmas lacunas.