Kosten einem Budget zuweisen
Das Budget-Modul im Flowtly Business Management System ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben zu verfolgen und zu verwalten, indem Sie Kosten spezifischen Budgets zuweisen. Sie können Kosten auf verschiedene Arten erfassen, darunter das Zuweisen einzelner Transaktionen, das Verknüpfen von Auftragnehmern, das Zuweisen von Projekten und das Verknüpfen von Rechnungen. Nachfolgend finden Sie die Details zu jeder Methode:
Einzelne Transaktion einem Budget zuweisen
Um eine einzelne Transaktion einem Budget zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Navigieren Sie in der Anwendung zum Menüpunkt 'Transaktionen'.
2. Wählen Sie oben auf der Seite aus dem Dropdown-Menü das entsprechende Bankkonto aus. Dadurch werden die mit dem ausgewählten Konto verknüpften Transaktionen gefiltert und angezeigt.
3. Suchen Sie in der Liste die Transaktion, die Sie einem Budget zuweisen möchten.
4. Suchen Sie in der Transaktionszeile das Feld 'Budget hinzufügen' und wählen Sie das gewünschte Budget aus dem Dropdown-Menü aus.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert, und die Transaktion wird mit dem ausgewählten Budget verknüpft. Sie wird in der Budgetübersicht und der Kostentabelle unter dem entsprechenden Transaktionsmonat ausgewiesen. Zusätzlich können Sie den genauen Betrag festlegen, der dem Budget zugewiesen werden soll. Wird kein Betrag angegeben, wird standardmäßig der volle Transaktionsbetrag verknüpft.
Auftragnehmer mit Budget verknüpfen
Die Verknüpfung eines Auftragnehmers mit einem spezifischen Budget ermöglicht die direkte Verfolgung und Verwaltung der mit diesem Auftragnehmer verbundenen Ausgaben in der Budgetübersicht und der Kostentabelle.
Um einen Auftragnehmer mit einem Budget zu verknüpfen:
1. Navigieren Sie in der Anwendung zum Menüpunkt 'Auftragnehmer'.
2. Suchen Sie den Auftragnehmer und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
3. Wählen Sie das entsprechende Budget aus der Dropdown-Liste im Feld 'Budget' aus.
4. Speichern Sie die Änderungen.
Nach dem Speichern werden alle mit dem Auftragnehmer verbundenen Transaktionen automatisch in der Zusammenfassung und Kostentabelle des ausgewählten Budgets widergespiegelt.
Sie können ein Budget auch während der Erstellung eines Auftragnehmers mit diesem verknüpfen.
Projekt (Projektphase) mit Budget verknüpfen
Die Verknüpfung eines Projekts oder seiner Phase mit einem spezifischen Budget ermöglicht eine optimierte Verfolgung und Verwaltung der mit diesem Projekt oder dieser Phase verbundenen Ausgaben. Darüber hinaus können Phasen einem anderen Budget als ihrem übergeordneten Projekt zugewiesen werden, was Flexibilität bei der Finanzplanung und -zuweisung bietet.
Um ein Projekt einem Budget zuzuweisen:
1. Navigieren Sie in der Anwendung zum Menüpunkt 'Projekte'.
2. Suchen Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Projektansicht wechseln“.
3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche 'Projekt bearbeiten'.
4. Wählen Sie im erscheinenden Modal das entsprechende Budget aus der Dropdown-Liste im Feld 'Budget' aus.
5. Speichern Sie die Änderungen.
Nach dem Speichern werden alle mit dem Projekt verbundenen Transaktionen in der Zusammenfassung und Kostentabelle des zugewiesenen Budgets widergespiegelt.
Sie können ein Budget auch während der Erstellung eines Projekts mit diesem verknüpfen.
Um eine Projektphase einem Budget zuzuweisen:
1. Navigieren Sie in der Anwendung zum Menüpunkt 'Projekte'.
2. Suchen Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Projektansicht wechseln“.
3. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche 'Projekt bearbeiten'.
4. Wählen Sie im angezeigten Modal den Tab 'Phasen' aus.
5. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben der gewünschten Phase, um deren Bearbeitungs-Modal zu öffnen.
6. Wählen Sie das entsprechende Budget aus der Dropdown-Liste im Feld 'Budget' aus.
7. Speichern Sie die Änderungen.
Sie können ein Budget auch direkt während der Erstellung einer Projektphase mit dieser verknüpfen.
Hinweis: Wurde ein Budget noch nicht geplant oder konfiguriert, werden die Kosten dennoch zugewiesen, und das System zeigt in der Übersicht eine standardmäßige Monatsansicht an. Jede Methode zur Kostenzuweisung gewährleistet Echtzeit-Updates in der Budgetübersicht, in Diagrammen und in der Kostentabelle für eine verbesserte Nachverfolgung und Verwaltung.
Hinweis: Die Felder zum Zuweisen von Transaktionen, Auftragnehmern, Projekten und Rechnungen zu einem Budget sind nur für Benutzer mit der entsprechenden Rolle sichtbar und anpassbar.
Rechnung mit Budget verknüpfen
Die Verknüpfung einer Rechnung mit einem Budget erfasst diese nach Zahlungseingang als Einnahme und gewährleistet eine klare Sichtbarkeit der Zahlungen in der Budgetübersicht. Zur besseren Übersichtlichkeit werden Einnahmen im Budget-Kostendiagramm grün markiert. Dies wird im Rechnungsbereich näher erläutert.
Anwendungsbeispiele
- Ein Unternehmen muss alle Ausgaben im Zusammenhang mit seiner „Q4 Marketingkampagne“ verfolgen. Es kann spezifische Transaktionen für Werbeausgaben, Zahlungen an Marketing-Auftragnehmer und Kosten, die mit kampagnenspezifischen Projekten verbunden sind, direkt diesem Budget zuweisen.
- Ein Bauunternehmen verwaltet mehrere Bauprojekte. Durch die Verknüpfung jeder Projektphase und spezifischer Lieferantenrechnungen mit dedizierten Budgets für „Projekt A“ oder „Projekt B“ gewährleisten sie eine genaue Finanzaufsicht für jedes Bauprojekt.
- Eine Beratungsagentur verfolgt ihr Budget „Client Revenue Target“. Sie verknüpfen eingehende Kundenrechnungen mit diesem Budget, um Einnahmen in Echtzeit mit ihren finanziellen Zielen abzugleichen.
- Eine gemeinnützige Organisation verwaltet Fördergelder. Sie verknüpft spezifische Ausgabentransaktionen und Projektkosten mit einem „Grant X“-Budget, um eine transparente Nachverfolgung und Einhaltung der Förderrichtlinien zu gewährleisten.
