Budgetkonfiguration
Um ein Budget zu konfigurieren, navigieren Sie zunächst im Hauptmenü zum Punkt Budget. Oben rechts in der Übersicht finden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, die Ihnen zwei Optionen bietet: Ein Budget oder eine Budgetgruppe hinzuzufügen.
Wenn Sie die Option "Budgetgruppe" wählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Namen der Budgetgruppe eingeben können. Nach dem Speichern wird die neue Budgetgruppe in der Hauptübersicht des Budgets angezeigt, unterhalb aller nicht gruppierten Budgets.
Nachdem Sie eine Budgetgruppe erstellt haben, können Sie Budgets auf zwei Arten hinzufügen:
* Erstellen Sie ein neues Budget innerhalb der Gruppe: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Budget hinzufügen, die sich bei der Budgetgruppe befindet. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das neue Budget konfigurieren können.
* Ein bestehendes Budget einer Gruppe zuweisen: Öffnen Sie das jeweilige Budget, indem Sie auf dessen Kachel klicken, und wählen Sie dann oben rechts auf der Seite Budget bearbeiten. Im erscheinenden Dialogfenster wählen Sie die gewünschte Budgetgruppe aus dem Dropdown-Menü und speichern die Änderungen.
Zusätzlich können Sie eine Budgetgruppe umbenennen oder vollständig löschen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen in der Benutzeroberfläche nutzen.
Wenn Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen die Option "Budget" auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster mit den folgenden Feldern:
* Name;
* Budgetkategorie [optional];
* Budgettyp:
* Gemeinsam: Alle Teilnehmer nutzen einen gemeinsamen Budgetpool.
* Individuell: Jeder Teilnehmer verfügt über einen eigenen Budgetpool, den er unabhängig voneinander verwaltet.
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ werden Sie auf die Detailseite dieses Budgets weitergeleitet.
Für den Budgettyp „Gemeinsam“ stehen Ihnen zwei Reiter zur Verfügung: „Budgetübersicht“ und „Kosten“.
Der Reiter „Budgetübersicht“ ist in zwei Abschnitte unterteilt: ein Diagramm und eine detaillierte Kostenliste. Ein Kreisdiagramm visualisiert alle Kosten und zeigt den insgesamt im Budget verwendeten Betrag an. In dieser Ansicht können Sie Ihr Budget planen und verwalten, indem Sie auf die Schaltfläche „Ihr Budget planen“ klicken.
Budgetplanung
Die Budgetplanung in Flowtly erfolgt monatlich und ist flexibel gestaltet. Sie wählen ein Jahr aus, bestimmen optional einen Startmonat und legen den Betrag für jeden Monat fest. Es gibt kein festgelegtes Enddatum – die festgelegten Werte und Regeln setzen sich in zukünftigen Monaten und Jahren fort, bis Sie diese ändern. Beachten Sie, dass die Planung nicht zwingend erforderlich ist, um Budgets zu nutzen.
Der Planer zeigt jeweils ein Jahr zur besseren Übersicht an. Nutzen Sie die Jahresauswahl, um die angezeigte Periode zu wechseln; dies begrenzt nicht den Gesamtzeitraum des Budgets. Klicken Sie auf einen beliebigen Monatsbalken, um den Monatseditor zu öffnen. Die Budget-Gesamtsumme oben rechts spiegelt die Summe für das aktuell sichtbare Jahr wider, und das Speichern aktualisiert das Diagramm sofort. Sie können jederzeit zurückkehren und die Monatswerte erneut anpassen.
Im Monatseditor geben Sie einen Basisbetrag für den jeweiligen Monat ein. Falls der Vormonat bereits einen Wert enthält, wird dieser als Standardwert vorgeschlagen. Optional können Sie Exponentielles Wachstum (%) anwenden, um ab diesem Zeitpunkt eine prozentuale Steigerung Monat für Monat zu kumulieren. Alternativ können Sie Lineares Wachstum (Währung) wählen, um jeden Monat einen festen Betrag hinzuzufügen, oder Stückwachstum (Währung) nutzen, wenn Ihr Budget von Einheiten abhängt. Wenn Sie die Wachstumsfelder leer lassen, wird der gleiche Wert für die folgenden Monate beibehalten.
Wenn Sie in einem Monat einen Basisbetrag oder eine Wachstumsregel festlegen, dient dies als Ausgangspunkt für alle nachfolgenden Monate und wird automatisch über Jahre hinweg übernommen. Durch das Bearbeiten eines späteren Monats wird ab diesem Zeitpunkt ein neuer Ausgangspunkt definiert. Das Leeren der Wachstumsfelder in einem späteren Monat stoppt die automatischen Erhöhungen ab diesem Punkt; bereits festgelegte Werte bleiben jedoch erhalten. Monate vor Ihrem gewählten Startmonat können auf Null bleiben, falls Sie sie nicht benötigen.
Speichern Sie Ihre Änderungen und navigieren Sie zwischen den Jahren, um zu überprüfen, wie sich die festgelegten Regeln in die Zukunft erstrecken.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Budgetplanung nicht zwingend erforderlich ist, um ein Budget zu nutzen. Sie können Kosten oder Rechnungen direkt einem Budget zuordnen, auch wenn es noch nicht geplant oder konfiguriert wurde.
In solchen Fällen gilt:
1. Das System zeigt die Budgetübersicht standardmäßig automatisch in einer monatlichen Darstellung an.
2. Die Kostentabelle wird ebenfalls angezeigt und bietet einen Überblick über die zugeordneten Kosten und Rechnungen.
Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, finanzielle Aktivitäten sofort zu verfolgen, noch bevor Sie den vollständigen Budgetkonfigurationsprozess abgeschlossen haben.
Der Reiter „Kosten“ zeigt eine Tabelle, die alle mit dem Budget verbundenen Transaktionen zusammenfasst und nach Monaten geordnet ist. Jede Zeile stellt eine Transaktion dar und zeigt die Kosten für jeden Monat im ausgewählten Zeitraum. Die Kosten werden in der entsprechenden Währung angezeigt, wobei leere Zellen darauf hinweisen, dass in diesem Monat keine Ausgaben angefallen sind. Diese strukturierte Ansicht hilft, Ausgabemuster zu analysieren und Budgets effektiv zu verwalten.
Für den Budgettyp „Individuell“ steht zusätzlich zu den Reitern „Budgetübersicht“ und „Kosten“ ein weiterer Reiter „Teilnehmer“ zur Verfügung. Dieser Reiter ermöglicht es Benutzern, Personen oder Entitäten zu verwalten und anzuzeigen, die dem spezifischen Budget zugeordnet sind. Teilnehmer können nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden, um eine klare Übersicht darüber zu gewährleisten, wer an der Zuweisung und Verwaltung des Budgets beteiligt ist.
Anwendungsbeispiele
- Monatliche, wiederkehrende Abteilungsbudgets mit prognostiziertem Wachstum verwalten.
- Individuelle Projektbudgets für verschiedene Teams oder Kunden verfolgen.
- Persönliche Ausgabenlimits für mehrere Teilnehmer innerhalb eines größeren Budgets zuweisen und überwachen.
- Flexible Ausgabenpläne einrichten, die sich basierend auf Einheiten oder festen Inkrementen anpassen.
