Шаблони рядків рахунку
Деякі контрагенти вимагають, щоб рядки рахунків були сформульовані певним чином — речення з договору, адреса інфраструктури, референс-номер, зазначений у контракті. Контрагент може зберігати бібліотеку таких формулювань, щоб ви один раз написали речення й обирали його при заповненні рядка рахунку, замість того щоб передруковувати його кожного розрахункового періоду.
Шаблон надає лише текст. Він ніколи не змінює суму і ніколи не створює рядок.
Збереження формулювань у контрагента
Відкрийте контрагента і перейдіть до Шаблони рядків рахунку. Кожен шаблон має два поля:
- Назва — те, за чим ви обираєте його в редакторі рахунку. Вона не друкується на рахунку; назвіть так, щоб це було зрозуміло тому, хто обирає: Доступ до об'єкта — щомісячний, Рамковий договір — перший орендар.
- Текст — речення, яке потрапить у рядок рахунку.
Давайте кожному шаблону унікальну назву. Назва — єдине, що ви бачите під час вибору; два шаблони з однією назвою не дозволяють зробити свідомий вибір.
Один контрагент не може мати два шаблони з однаковою назвою, і назви порівнюються нежорстко, а не символ за символом: регістр ігнорується, і більшість букв з наголосом вважається тою самою буквою, що й їхня звичайна форма — тому Site access і Sité Access тут одна і та сама назва. Кілька букв, що схожі на акцентовані форми, трактуються як окремі літери — ł поруч із l серед них — тому вони можуть співіснувати. Якщо назва вже зайнята, поле Назва про це повідомляє і шаблон не зберігається; змініть назву і збережіть знову.
Шаблони може підтримувати будь-хто, хто має право редагувати контрагента. Вони розміщені поруч з іншими налаштуваннями за замовчуванням контрагента, такими як проєкт і теги за замовчуванням.
Заповнення розрахункового періоду
Формулювання, що повторюються кожного періоду, зазвичай мають вказувати, який саме період вони охоплюють. Два символи підстановки заповнюються автоматично при застосуванні шаблону:
| Символ підстановки | Стає |
|---|---|
{period} |
Розрахунковий місяць — наприклад 07/2026. |
{quarter} |
Квартал — наприклад Q3 2026. |
Шаблон, записаний як Плата за доступ до інфраструктури, вул. Млинова 18, за період {period}, потрапить у рядок рахунку як Плата за доступ до інфраструктури, вул. Млинова 18, за період 07/2026.
Використовуйте {quarter} для контрагентів, яким виставляються рахунки щоквартально, і {period} для решти. З контрагента нічого не виводиться автоматично — обраний шаблон визначає, що ви маєте на увазі.
Все інше у фігурних дужках не є символом підстановки і друкується рівно так, як ви написали. Редактор звертає на це увагу, якщо виявляє такий вираз, — на випадок друкарської помилки — але все одно дозволяє зберегти: видимий текст легше помітити і виправити, ніж прогалину в рядку.
Формат місяця — 07/2026, 07.2026 або 2026-07 — встановлюється один раз для всієї організації в Налаштуваннях організації. Він навмисно відділений від формату дати, оскільки розрахунковий період охоплює місяць і не має дня. Квартали відображаються як Q3 2026 незалежно від цього вибору.
Застосування шаблону до рядка рахунку
Під час редагування рядка рахунку оберіть Використати шаблон. Список показує кожен шаблон контрагента, відрендерений для розрахункового періоду рахунку, — ви читаєте речення так, як воно буде надруковане (включно з місяцем), а не сирий текст із символом підстановки.
Вибір шаблону записує його текст у поле опису рядка. Це весь ефект:
- Жодна сума не змінюється. Кількість, ціна нетто, ПДВ, знижка і підсумок рахунку залишаються рівно такими, якими ви їх залишили.
- Жодний рядок не створюється. Якщо контрагенту виставляється рахунок на трьох рядках, ви додаєте три рядки і обираєте шаблон для кожного. Ніщо не генерує їх за вас.
- Текст стає власним вмістом рядка. Він копіюється, а не прив'язується, тому ви можете редагувати його після вибору, як будь-який інший опис.
Використати шаблон з'являється лише тоді, коли клієнт рахунку пов'язаний із контрагентом, у якого є збережені шаблони. Якщо опція відсутня, або клієнт не має запису контрагента, або бібліотека цього контрагента порожня.
Вибір шаблону замінює те, що вже містилося в описі рядка, — спочатку оберіть шаблон, а потім вносьте правки, а не навпаки.
Редагування шаблону пізніше
Оскільки формулювання копіюється в рядок у момент вибору, подальша зміна шаблону впливає лише на рядки, записані після цього моменту. Рахунки, вже складені, затверджені або надіслані, зберігають текст, із яким були видані; ніщо їх не перезаписує.
Якщо рядок неправильний, виправте цей рядок — оберіть інший шаблон або відредагуйте опис безпосередньо.
Приклади використання
- Збережіть точне речення з договору, яке орендодавець вимагає на кожному місячному рахунку за інфраструктуру, і застосовуйте його одним кліком щомісяця.
- Зберігайте один шаблон на кожного кінцевого клієнта в рамках одного рамкового договору й обирайте різні для кожного рядка одного рахунку.
- Формулюйте рядки контрагента, якому рахунки виставляються щоквартально, за допомогою
{quarter}, щоб період відображався якQ3 2026без необхідності його вводити. - Змініть формат періоду організації на
2026-07, щоб кожен рядок, побудований із шаблону, відповідав очікуваній нотації бухгалтерської системи. - Виправте посилання на договір у шаблоні контрагента, знаючи, що рахунки, вже надіслані цьому контрагенту, залишаться без змін.