Registos do sistema e trilho de auditoria

A secção de Registos de Auditoria, acessível através da área de Definições no mosaico Registos de Auditoria, fornece um registo cronológico dos principais eventos do sistema. Esta funcionalidade garante total rastreabilidade e transparência das alterações feitas dentro do sistema. Os registos de auditoria capturam uma ampla gama de ações, incluindo:

• Criação, modificação e rescisão de contratos
• Adição, atualização ou remoção de férias
• Alteração de limites de férias
• Criação de benefícios para colaboradores
• Registo e remoção de faturas
• Modificações feitas nos registos de colaboradores (como adição/atualização de tarifas, atualizações de informações pessoais, alterações nas permissões de utilizador).

Cada evento é registado com:

• A data e hora da ação
• O nome do colaborador que realizou a ação
• O nome do colaborador afetado pela alteração (se aplicável)

Este acompanhamento abrangente de eventos permite aos utilizadores monitorizar atividades-chave e manter um trilho de auditoria fiável.

Além disso, a tabela de registos inclui uma coluna "Ver mais", oferecendo informações detalhadas sobre cada evento. Clicar em "Ver mais" revela os dados JSON em bruto, que contêm todos os atributos e valores relevantes associados à ação. Este nível de detalhe facilita uma auditoria aprofundada e melhora a precisão dos dados.

As entradas de ausência indicam o tipo de ausência. Uma entrada sobre tempo livre diz de que tipo era, entre parênteses a seguir ao substantivo: Time off (Delegation) was created, Time off request (Remote work) was approved. Isto abrange as ausências criadas, alteradas e removidas, e os pedidos aprovados, aprovados sem notificações, autoaprovados e rejeitados. Um tipo criado pela sua organização é mostrado com o nome que lhe deu. Quando o tipo não é conhecido, por exemplo porque já não existe, a entrada diz simplesmente Time off.

O ecrã Audit logs

O trilho de auditoria é o ecrã Audit logs, em "Settings" → "Administration" → "Audit logs". Lista uma entrada por ação registada, a mais recente primeiro, 100 entradas por página, nestas colunas:

• "Action": o que foi feito, e a quê.
• "User": a pessoa que o fez.
• "Related team member": a pessoa a quem o registo diz respeito, quando existe.
• "Date": quando aconteceu.
• "View More": abre os detalhes da entrada.

Selecionar o cabeçalho "Action", "User", "Related team member" ou "Date" ordena todo o registo por essa coluna; selecioná-lo de novo inverte a ordem.

A caixa de pesquisa encontra entradas pela sua ação e pelos nomes do utilizador e do colaborador relacionado. Quatro filtros restringem ainda mais a lista. Os três primeiros aceitam vários valores ao mesmo tempo, e "Date" aceita um intervalo:

• "Relation name": o tipo de registo a que a entrada diz respeito, como um acordo, um pedido de ausência, uma fatura ou uma definição da organização.
• "User": entradas feitas pelas pessoas que escolher.
• "Related team member": entradas sobre as pessoas que escolher.
• "Date": um intervalo de datas, com intervalos prontos a escolher.

Cada filtro em uso é mostrado acima da lista e pode ser removido individualmente, ou todos de uma vez.

Do evento de auditoria aos e-mails enviados

Alguns eventos de auditoria também enviaram notificações, por exemplo uma decisão sobre um pedido de ausência. Quando um evento tem essa ligação, os seus detalhes oferecem "View related notifications". Abre o histórico de e-mails restringido às notificações sobre esse registo em concreto, e uma linha acima da lista indica o registo. "Show all email history" remove o filtro. Os resultados que foram colocados temporariamente em pausa não têm referência ao registo, pelo que não aparecem na lista restringida.

O histórico de e-mails está aberto apenas aos administradores da organização, pelo que a ligação só é mostrada a quem a pode abrir.

Exemplos de utilização

• Investigar alterações: Identifique rapidamente quem modificou as permissões ou os detalhes pessoais de um colaborador e quando.
• Conformidade e responsabilização: Mantenha um registo verificável de todos os eventos do ciclo de vida dos contratos para conformidade regulatória.
• Deteção de erros: Rastreie as alterações do sistema para identificar a causa de um comportamento inesperado ou de uma alteração de dados.
• Aplicação de políticas: Monitorize as modificações nos limites de férias ou criações de benefícios para garantir o cumprimento das políticas da empresa.
• Movimentos entre projetos: verifique quem moveu uma linha de fatura para outro projeto, e quando, depois de a receita de um projeto ter mudado inesperadamente.