Como os seus dados são protegidos
Esta página descreve as proteções em torno dos dados que a sua organização mantém no Flowtly: onde são armazenados, como uma organização é mantida separada de outra, como são cifrados, como é feita a cópia de segurança e onde encontrar os documentos que cobrem os dados pessoais ao abrigo do RGPD. Descreve apenas medidas que estão em vigor.
Onde os seus dados são armazenados
O Flowtly funciona na Google Cloud. Os servidores da aplicação, a base de dados, os ficheiros que carrega e a cache de curta duração estão todos numa região da Google Cloud na Bélgica, dentro da União Europeia.
Quando o Flowtly lê o texto de um documento que carrega, como uma fatura ou um recibo, essa leitura é feita pelo serviço de IA da Google na mesma região.
Cada organização é mantida separada
Cada organização no Flowtly tem uma base de dados própria para os seus dados de trabalho: as suas pessoas, projetos, clientes, finanças e documentos. O que tem de funcionar entre organizações, como as contas de utilizador, as adesões a organizações e os registos de início de sessão, é mantido numa base de dados partilhada separada.
Cada pedido ao Flowtly indica a organização em que atua. Antes de qualquer coisa ser lida em seu nome, o Flowtly verifica se é membro dessa organização. Se não for, o pedido é recusado. Um pedido que não indica nenhuma organização não chega aos dados de trabalho de organização alguma: o Flowtly recusa abrir a base de dados de uma organização que não lhe foi indicado usar, em vez de recorrer a uma predefinida.
As notificações na aplicação seguem a mesma linha. Uma notificação destinada a uma pessoa só pode ser lida por essa pessoa, e uma destinada a uma organização apenas por pessoas com sessão iniciada nessa organização. Os avisos sobre o próprio Flowtly são mostrados a todos.
Cifragem
Em trânsito. O Flowtly é servido apenas por HTTPS. Um pedido que chega por HTTP simples é redirecionado para HTTPS antes de qualquer coisa ser trocada. Por trás do Flowtly, a ligação entre a aplicação e a sua base de dados também é cifrada, e a base de dados só a aceita de um cliente que apresente um certificado de confiança.
Em repouso. A base de dados, as suas cópias de segurança e os ficheiros que carrega são armazenados na Google Cloud, que cifra por predefinição os dados armazenados.
As chaves e palavras-passe que os próprios serviços do Flowtly usam são mantidas num repositório de segredos gerido, não no código da aplicação.
Ficheiros que carrega
Os ficheiros carregados são mantidos em armazenamento privado. O acesso público é bloqueado ao nível do armazenamento, pelo que um ficheiro não pode tornar-se acessível publicamente por uma ligação ou por uma definição de partilha, por engano ou de outra forma.
O armazenamento guarda versões anteriores de um ficheiro. Substituir ou eliminar um ficheiro não destrói de imediato a versão que existia antes.
Cópias de segurança
É feita uma cópia de segurança da base de dados automaticamente todos os dias, e são mantidas as 30 mais recentes. Para além das cópias diárias, cada alteração é registada continuamente, o que permite restaurar a base de dados para um momento recente escolhido, e não apenas para o momento em que foi feita uma cópia de segurança.
A base de dados está também protegida contra eliminação: não pode ser removida por um único comando, por engano, sem que essa proteção seja primeiro desativada de forma deliberada.
Proteção à frente do Flowtly
Cada pedido passa por uma firewall de aplicações web antes de chegar ao Flowtly.
- As sondagens automáticas são recusadas. As pesquisas que varrem a internet à procura de software vulnerável nunca chegam ao Flowtly.
- O tráfego invulgar é vigiado por uma defesa adaptativa contra ataques de negação de serviço.
- Os pedidos que alteram dados têm um limite de frequência por endereço. Um endereço que envie demasiados num minuto é recusado, e um que continue é bloqueado durante algum tempo.
Os inícios de sessão falhados repetidos também são abrandados: depois de demasiados, o Flowtly suspende novas tentativas durante algum tempo, como descreve Iniciar sessão.
O Flowtly nunca guarda a sua palavra-passe em si, apenas um hash unidirecional da mesma. Além da palavra-passe, uma organização pode exigir autenticação multifator a todos, ou fazer com que os seus membros iniciem sessão através de início de sessão único com o Google Workspace ou a Microsoft. Iniciar sessão e Autenticação multifator cobrem ambos.
Quem pode ver o quê dentro da sua organização
As proteções acima mantêm as outras organizações de fora. Dentro da sua própria organização, o acesso é decidido por funções: o que cada pessoa pode ver e alterar segue as funções que um administrador lhe atribui. Permissões explica como funcionam as funções.
As ações principais ficam registadas. O registo de auditoria mostra quem alterou o quê e quando, e cada início de sessão é registado com a rede de onde veio. Por predefinição, o Flowtly guarda apenas o prefixo de rede do endereço, não o endereço completo; um administrador pode alterar isto em "Settings" → "Security", como descreve Definições de segurança.
Dados pessoais e o RGPD
A sua organização pode manter dados pessoais no Flowtly, como dados de colaboradores, candidatos ou clientes. Os termos em que o Flowtly trata esses dados em nome da sua organização estão definidos em documentos publicados na íntegra em flowtly.eu:
- o Acordo de tratamento de dados
- as Medidas técnicas e organizativas que o acompanham
- a Política de privacidade
A página Segurança em flowtly.eu reúne os mesmos documentos para uma avaliação de aquisições ou de segurança.
Para eliminar uma conta, ou uma organização inteira, consulte Eliminar a sua conta e os seus dados.
Exemplos de utilização
- Responder a um questionário de segurança de um cliente: Use esta página para saber onde os dados são armazenados, como as organizações são separadas e como funcionam as cópias de segurança, e anexe o acordo de tratamento de dados e as medidas técnicas e organizativas publicados para os termos contratuais.
- Verificar a residência dos dados para uma avaliação do RGPD: A base de dados do Flowtly e os ficheiros que carrega são armazenados numa região da Google Cloud na Bélgica, dentro da União Europeia.
- Tranquilizar uma equipa quanto aos documentos carregados: Os contratos, recibos de vencimento e faturas carregados para o Flowtly ficam em armazenamento privado que não pode ser tornado público.
- Explicar o que uma cópia de segurança abrange: É feita uma cópia de segurança diária da base de dados, mantendo-se as últimas 30, e esta também pode ser restaurada para um momento recente escolhido.
- Reforçar o início de sessão de toda a organização: Exija autenticação multifator ou início de sessão único, para que uma palavra-passe divulgada não seja suficiente por si só para entrar.