Políticas da empresa

As políticas da empresa são as regras internas que uma organização regista por escrito e mantém atualizadas — tratamento de ausências, direito a benefícios, limites de despesas, utilização de equipamentos. Todos os colaboradores as podem ler. Só um administrador as pode escrever.

Cada política é uma página com um identificador permanente, e a sua redação é guardada como uma série de versões. Uma versão tem a data em que entrou em vigor, pelo que a página consegue responder à pergunta que importa quando uma regra mudou: o que se aplicava a 15 de março? A redação anterior nunca é substituída nem eliminada — continua legível na sua própria data, e é isso que torna uma política utilizável como prova meses depois.

Ler uma política

A lista de políticas mostra todas as políticas da organização. Ao abrir uma, vê-se a versão em vigor hoje, com a data de início junto ao título.

O histórico de versões ao lado da página lista todas as versões e identifica cada uma:

• "In force" — a redação que se aplica hoje. Há exatamente uma.
• "Archived" — redação que se aplicava antes e que entretanto foi substituída. Continua legível.
• "Scheduled" — redação que foi escrita mas cuja data de início ainda não chegou. Ainda não se aplica, embora qualquer pessoa a possa abrir e ler.

Ao selecionar uma versão arquivada, esta abre com um aviso que diz claramente que não é a regra de hoje. Definir o campo "As of" para um dia no passado mostra o que se aplicava nesse dia.

As políticas ligam-se entre si. Uma ligação dentro de uma política leva sempre à versão do destino que está em vigor quando se segue a ligação, nunca à redação que estava em vigor quando a ligação foi escrita.

Escrever uma política

Estas ações só aparecem para os administradores. Todos os outros veem as mesmas páginas sem elas.

"New policy" cria a página. Pede um título e um identificador. O identificador é o que as outras políticas usam para ligar aqui, e não pode ser alterado depois — nada regista que políticas ligam a uma determinada página, pelo que mudá-lo quebraria essas ligações em silêncio.

"Rename" altera apenas o título, pela mesma razão.

"Publish version" acrescenta uma nova versão. Pede a redação e a data em que entra em vigor:

• "Today" — passa de imediato a ser a versão em vigor, e a anterior fica arquivada.
• Uma data futura — é guardada como agendada. A redação atual continua a ser a mostrada como em vigor até essa data chegar, e o editor di-lo quando se escolhe uma data futura. É assim que se prepara uma alteração de regra anunciada com antecedência sem que produza efeitos antes do tempo.

Publicar acrescenta sempre. Não há forma de editar nem eliminar uma versão publicada, e isso é deliberado: uma versão que pudesse ser alterada à posteriori deixaria de poder responder ao que se aplicava em março, e uma que pudesse ser eliminada responderia mal. Uma correção publica-se como uma nova versão, exatamente como funciona uma adenda em papel.

Um administrador pode, ainda assim, retirar uma política inteira. Esta desaparece então da lista e já não pode ser aberta.

As políticas não enviam notificação quando uma versão é publicada, não recolhem confirmações de leitura e não são assinadas. Uma data de início só altera qual a redação mostrada como em vigor. As assinaturas eletrónicas são uma funcionalidade à parte na Gestão de Documentos.

Exemplos de utilização

• Publicar a política de ausências para que todos os colaboradores possam ler as regras atuais sem precisar de perguntar.
• Responder à pergunta de um contabilista sobre que regra de benefícios se aplicava na data em que foi feito um pagamento.
• Preparar com antecedência os limites de despesas do próximo trimestre, datados do primeiro dia do mês; até lá, os colaboradores continuam a ver os limites atuais como os que estão em vigor.
• Corrigir um erro na redação atual publicando uma versão corrigida, deixando intacto o registo do que estava anteriormente em vigor.
• Ligar a política de equipamentos a partir da política de integração, para que um novo colaborador passe de uma página para a seguinte.