Політики компанії

Політики компанії — це внутрішні правила, які організація фіксує письмово та підтримує в актуальному стані: порядок оформлення відпусток, право на пільги, ліміти витрат, користування обладнанням. Кожен працівник може їх читати. Писати їх може лише адміністратор.

Кожна політика — це сторінка зі сталим ідентифікатором, а її текст зберігається як серія версій. Версія має дату, з якої вона чинна, тож сторінка може відповісти на питання, яке має значення після зміни правила: що діяло 15 березня? Попередній текст ніколи не перезаписується й не видаляється — він залишається доступним за своєю датою, і саме це робить політику придатною як доказ через місяці.

Читання політики

Список політик показує всі політики організації. Відкривши одну з них, ви бачите версію, чинну сьогодні, з датою початку поруч із назвою.

Історія версій поруч зі сторінкою перелічує кожну версію й позначає кожну:

• Чинна — текст, який діє сьогодні. Така версія лише одна.
• Архівна — текст, який діяв раніше й відтоді був замінений. Його все ще можна читати.
• Запланована — текст, який уже написано, але дата його початку ще не настала. Він ще не діє, хоча будь-хто може його відкрити й прочитати.

Вибір архівної версії відкриває її з повідомленням, яке прямо каже, що це не сьогоднішнє правило. Якщо встановити в полі Станом на день у минулому, буде показано, що діяло в цей день.

Політики посилаються одна на одну. Посилання всередині політики завжди веде до тієї версії цілі, що чинна на момент переходу, а ніколи до тексту, який діяв, коли посилання було написано.

Написання політики

Ці дії бачать лише адміністратори. Усі інші бачать ті самі сторінки без них.

Нове правило створює сторінку. Воно запитує назву та ідентифікатор. Ідентифікатор використовують інші політики, щоб посилатися сюди, і його не можна змінити пізніше — ніщо не фіксує, які політики посилаються на певну сторінку, тож перейменування непомітно зламало б ці посилання.

Перейменувати змінює лише назву, з тієї самої причини.

Опублікувати версію додає нову версію. Вона запитує текст і дату, з якої він набирає чинності:

• Сьогодні — вона одразу стає чинною версією, а попередня стає архівною.
• Дата в майбутньому — вона зберігається як запланована. Нинішній текст і далі показується як чинний, доки не настане ця дата, і редактор повідомляє про це, коли обрано майбутню дату. Так готують зміну правила, оголошену заздалегідь, не даючи їй набути чинності раніше.

Публікація завжди додає. Опубліковану версію не можна ні редагувати, ні видалити, і це свідомо: версія, яку можна було б змінити постфактум, більше не могла б відповісти, що діяло в березні, а версія, яку можна було б видалити, відповіла б неправильно. Виправлення публікується як нова версія — так само, як працює додаток до документа на папері.

Адміністратор усе ж може відкликати політику повністю. Тоді вона зникає зі списку, і її більше не можна відкрити.

Політики не надсилають сповіщення, коли публікується версія, не збирають підтверджень ознайомлення й не підписуються. Дата початку змінює лише те, який текст показується як чинний. Електронні підписи — це окрема функція в розділі Управління документами.

Приклади використання

• Опублікуйте політику щодо відпусток, щоб кожен працівник міг прочитати актуальні правила, не питаючи.
• Дайте відповідь на запитання бухгалтера про те, яке правило щодо пільг діяло в день здійснення платежу.
• Заздалегідь підготуйте ліміти витрат на наступний квартал із датою першого числа місяця; до того дня працівники й далі бачать нинішні ліміти як чинні.
• Виправте помилку в нинішньому тексті, опублікувавши виправлену версію, не чіпаючи запису про те, що діяло раніше.
• Додайте з політики адаптації посилання на політику щодо обладнання, щоб новий працівник переходив від однієї сторінки до наступної.