Як захищено ваші дані

Ця сторінка описує захист даних, які ваша організація зберігає у Flowtly: де вони зберігаються, як одну організацію відокремлено від іншої, як дані шифруються, як створюються резервні копії і де знайти документи, що стосуються персональних даних відповідно до GDPR. Тут описано лише ті заходи, які діють.

Де зберігаються ваші дані

Flowtly працює на Google Cloud. Сервери застосунку, база даних, файли, які ви завантажуєте, і короткочасний кеш розташовані в одному регіоні Google Cloud у Бельгії, в межах Європейського Союзу.

Коли Flowtly зчитує текст завантаженого вами документа, наприклад рахунку або чека, це робить служба ШІ від Google в тому самому регіоні.

Кожну організацію відокремлено

Кожна організація у Flowtly має власну базу даних для робочих даних: людей, проєктів, клієнтів, фінансів і документів. Те, що має працювати між організаціями, як-от облікові записи користувачів, членство в організаціях і записи про входи, зберігається в окремій спільній базі даних.

Кожен запит до Flowtly вказує організацію, у межах якої він виконується. Перш ніж щось буде прочитано від вашого імені, Flowtly перевіряє, що ви є учасником цієї організації. Якщо ні, запит відхиляється. Запит, який не вказує жодної організації, взагалі не отримує доступу до робочих даних жодної організації: Flowtly відмовляється відкривати базу даних організації, яку йому не було вказано використовувати, замість того щоб повертатися до бази за замовчуванням.

Сповіщення в застосунку діють за тим самим принципом. Сповіщення, призначене одній людині, може прочитати лише ця людина, а призначене організації - лише ті, хто увійшов до цієї організації. Повідомлення про сам Flowtly показуються всім.

Шифрування

Під час передавання. Flowtly доступний лише через HTTPS. Запит, що надходить через звичайний HTTP, перенаправляється на HTTPS до того, як відбудеться будь-який обмін даними. Позаду Flowtly з'єднання між застосунком і його базою даних також зашифроване, а база даних приймає його лише від клієнта, який пред'являє довірений сертифікат.

У стані спокою. База даних, її резервні копії та ваші завантажені файли зберігаються в Google Cloud, який шифрує збережені дані за замовчуванням.

Ключі й паролі, які використовують власні служби Flowtly, зберігаються в керованому сховищі секретів, а не в коді застосунку.

Файли, які ви завантажуєте

Завантажені файли зберігаються в закритому сховищі. Публічний доступ заблоковано на рівні сховища, тому файл не можна зробити публічно доступним за посиланням чи налаштуванням спільного доступу, ні помилково, ні навмисно.

Сховище зберігає попередні версії файлу. Заміна або видалення файлу не знищує одразу версію, що була раніше.

Резервні копії

Резервні копії бази даних створюються автоматично щодня, і зберігаються 30 останніх копій. Окрім щоденних копій, безперервно записується кожна зміна, що дає змогу відновити базу даних на вибраний недавній момент часу, а не лише на момент створення копії.

База даних також захищена від видалення: її не можна видалити однією командою, помилково, не вимкнувши спершу цей захист свідомо.

Захист перед Flowtly

Кожен запит проходить через вебфаєрвол застосунків, перш ніж потрапити до Flowtly.

Автоматизовані зондування відхиляються. Сканування, що прочісують інтернет у пошуках вразливого програмного забезпечення, не доходять до Flowtly.
За незвичним трафіком стежить адаптивний захист від атак типу «відмова в обслуговуванні».
Запити, що змінюють дані, обмежуються за частотою для кожної адреси. Адресу, що надсилає забагато запитів за хвилину, відхиляють, а ту, що не припиняє, блокують на деякий час.

Повторні невдалі входи також сповільнюються: після надто великої кількості спроб Flowtly на деякий час призупиняє подальші спроби, як описано в статті Вхід до системи.

Flowtly ніколи не зберігає сам ваш пароль, лише його односторонній хеш. Окрім пароля, організація може вимагати багатофакторну автентифікацію для всіх або запропонувати членам входити через єдиний вхід (SSO) із Google Workspace чи Microsoft. Обидва варіанти описано в статтях Вхід до системи і Багатофакторна автентифікація.

Хто що бачить усередині вашої організації

Захист, описаний вище, не допускає інші організації. Усередині вашої організації доступ визначається ролями: що кожна людина може бачити й змінювати, залежить від ролей, які їй надав адміністратор. Як працюють ролі, пояснює стаття Дозволи.

Ключові дії записуються. Журнал аудиту показує, хто що змінив і коли, а кожен вхід записується разом із мережею, з якої він здійснений. За замовчуванням Flowtly зберігає лише префікс мережі адреси, а не повну адресу; адміністратор може змінити це в розділі Налаштування → Безпека, як описано в статті Налаштування безпеки.

Ваша організація може зберігати у Flowtly персональні дані, наприклад відомості про працівників, кандидатів чи клієнтів. Умови, на яких Flowtly обробляє ці дані від імені вашої організації, викладено в документах, опублікованих повністю на flowtly.eu:

Угода про обробку даних
Технічні й організаційні заходи, що її доповнюють
Політика конфіденційності

Сторінка Безпека на flowtly.eu збирає ті самі документи для закупівельної перевірки чи перевірки безпеки.

Щоб видалити обліковий запис або всю організацію, див. Видалення облікового запису та даних.

Приклади використання

Відповідь на анкету клієнта щодо безпеки: скористайтеся цією сторінкою для відомостей про те, де зберігаються дані, як відокремлено організації і як працюють резервні копії, а для договірних умов додайте опубліковані угоду про обробку даних і технічні й організаційні заходи.
Перевірка місця зберігання даних для оцінки GDPR: база даних Flowtly і файли, які ви завантажуєте, зберігаються в регіоні Google Cloud у Бельгії, в межах Європейського Союзу.
Заспокоєння команди щодо завантажених документів: договори, розрахункові листки й рахунки, завантажені до Flowtly, зберігаються в закритому сховищі, яке не можна зробити публічним.
Пояснення, що охоплює резервна копія: базу даних копіюють щодня, зберігаючи останні 30 копій, а також її можна відновити на вибраний недавній момент часу.
Посилення входу для всієї організації: вимагайте багатофакторну автентифікацію або єдиний вхід, щоб викраденого пароля самого по собі було недостатньо для входу.