Virksomhedspolitikker

Virksomhedspolitikker er de interne regler, en organisation skriver ned og holder ajour — håndtering af fravær, ret til personalegoder, udgiftsgrænser, brug af udstyr. Alle medarbejdere kan læse dem. Kun en administrator kan skrive dem.

Hver politik er en side med en fast identifikator, og dens ordlyd opbevares som en række versioner. En version bærer den dato, hvor den trådte i kraft, så siden kan besvare det spørgsmål, der tæller, når en regel er ændret: hvad gjaldt den 15. marts? Tidligere ordlyd overskrives aldrig og slettes aldrig — den forbliver læsbar på sin egen dato, og det er det, der gør en politik brugbar som dokumentation måneder senere.

Sådan læser du en politik

Politiklisten viser alle politikker i organisationen. Når du åbner en, vises den version, der gælder i dag, med startdatoen ved siden af titlen.

Versionshistorikken ved siden af siden viser alle versioner og mærker hver enkelt:

• "In force" — den ordlyd, der gælder i dag. Der er præcis én.
• "Archived" — ordlyd, der gjaldt tidligere og siden er afløst. Kan stadig læses.
• "Scheduled" — ordlyd, der er skrevet, men hvis startdato endnu ikke er kommet. Den gælder ikke endnu, selv om alle kan åbne og læse den.

Når du vælger en arkiveret version, åbnes den med en meddelelse, der klart siger, at den ikke er dagens regel. Hvis du sætter datoen "As of" til en dag i fortiden, vises det, der gjaldt den dag.

Politikker henviser til hinanden. Et link i en politik fører altid til den version af målet, der gælder, når du følger det, aldrig til den ordlyd, der var gældende, da linket blev skrevet.

Sådan skriver du en politik

Disse handlinger vises kun for administratorer. Alle andre ser de samme sider uden dem.

"New policy" opretter siden. Den beder om en titel og en identifikator. Identifikatoren er det, andre politikker bruger til at linke hertil, og den kan ikke ændres bagefter — intet registrerer, hvilke politikker der linker til en given side, så en omdøbning ville bryde de links uden varsel.

"Rename" ændrer kun titlen, af samme grund.

"Publish version" tilføjer en ny version. Den beder om ordlyden og datoen, hvor den træder i kraft:

• "Today" — den bliver straks den gældende version, og den forrige bliver arkiveret.
• En fremtidig dato — den gemmes som planlagt. Den nuværende ordlyd er fortsat den, der vises som gældende, indtil datoen kommer, og editoren siger det, når en fremtidig dato vælges. Sådan forberedes en regelændring, der er varslet på forhånd, uden at den træder i kraft for tidligt.

Udgivelse tilføjer altid. Det er ikke muligt at redigere eller slette en udgivet version, og det er bevidst: en version, der kunne ændres bagefter, kunne ikke længere svare på, hvad der gjaldt i marts, og en, der kunne slettes, ville svare forkert. En rettelse udgives som en ny version, præcis som et tillæg fungerer på papir.

En administrator kan stadig trække en hel politik tilbage. Den forsvinder så fra listen og kan ikke længere åbnes.

Politikker sender ikke en notifikation, når en version udgives, indsamler ikke bekræftelser og bliver ikke underskrevet. En startdato ændrer kun, hvilken ordlyd der vises som gældende. Elektroniske underskrifter er en separat funktion i Dokumentstyring.

Eksempler på anvendelse

• Udgiv fraværspolitikken, så alle medarbejdere kan læse de gældende regler uden at spørge.
• Besvar en revisors spørgsmål om, hvilken regel for personalegoder der gjaldt på den dato, en betaling blev foretaget.
• Forbered næste kvartals udgiftsgrænser på forhånd med første dag i måneden som dato; indtil da ser medarbejderne stadig de nuværende grænser som de gældende.
• Ret en fejl i den nuværende ordlyd ved at udgive en rettet version, så optegnelsen over det, der tidligere gjaldt, forbliver intakt.
• Link til udstyrspolitikken fra onboardingpolitikken, så en ny medarbejder følger én side videre til den næste.