Faturar as horas faturáveis e ver a margem do projeto
Transforme um mês de horas registadas num projeto numa fatura emitida a partir do próprio projeto e, depois, compare o que cada fase faturou com o que custou.
Temas:Faturação e finançasProjetos e registo de horasPrimeiros passos
Antes de começar
No Flowtly, o tempo registado é faturado a partir do próprio projeto. O botão Invoice num projeto abre um painel lateral que prepara as linhas da fatura para um mês, com base nas horas registadas no projeto e na tarifa de faturação que cada pessoa tem nele. Verifique as linhas, abra-as no formulário da fatura e guarde.
A margem consulta-se no mesmo projeto, em Project financials e no subseparador Phase margin. Compara o que cada fase faturou com o seu custo de mão de obra e o seu custo direto, e acrescenta uma linha Whole project. Funciona por fase, pelo que exige um projeto dividido em fases.
Permissões de que precisa: Invoices manager para ver o botão Invoice, Projects manager para adicionar tarifas de faturação e Account manager ou Profitability viewer para abrir Project financials. Um administrador vê tudo isto.
O que terá no final
As horas faturáveis do mês estão numa fatura guardada e associada ao projeto, e pode consultar a margem do projeto por fase.
O que precisa
- Um projeto com um cliente e horas registadas nele no mês que pretende faturar.
- Uma tarifa de faturação no projeto para cada pessoa cujas horas fatura.
- A permissão Invoices manager para faturar e Account manager ou Profitability viewer para consultar a margem.
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Conclua o fluxo
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Verificar que cada pessoa tem uma tarifa de faturação
Abra Projects no menu lateral e abra o projeto que pretende faturar. Clique em Members no cabeçalho da página. A coluna Rate mostra a tarifa de faturação atual de cada pessoa neste projeto. Clique numa tarifa para ver o respetivo histórico. Nessa janela, Add rate adiciona uma nova tarifa e Extend rate prolonga a mais recente.
Dicas
- Uma pessoa sem tarifa mostra No rate set na janela do histórico. Adicione uma tarifa antes de faturar o tempo dela.
- Adicionar ou prolongar uma tarifa exige a permissão Projects manager.
- Uma pessoa que está no projeto através do projeto principal mostra aqui um traço. A tarifa dela é definida no projeto principal.
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Abrir o painel de faturação no projeto
No cabeçalho da página do projeto, clique em Invoice. O painel Create an invoice abre à direita. Em Period, escolha o Month que está a faturar. O painel fatura um mês civil de cada vez, do primeiro ao último dia.
Dicas
- O botão Invoice só é mostrado a pessoas com a permissão Invoices manager.
- A fatura é preparada para o cliente definido no projeto, por isso associe primeiro o projeto ao respetivo cliente.
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Escolher o que entra na fatura
Em Scope, marque o que faturar: Associated transactions, Assets, Work time log e Include sub-projects. Work time log é a opção que inclui as horas registadas. Include sub-projects acrescenta as horas registadas nas fases do projeto e começa marcada quando o projeto tem fases. Desmarque tudo o que não pretende nesta fatura.
Dicas
- Num projeto Fixed price, Work time log começa desmarcada. O preço não resulta das horas, pelo que faturar também o tempo registado cobraria duas vezes.
- O filtro Tags em Associated transactions restringe apenas essas transações. Não altera as horas que são faturadas.
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Rever as linhas da fatura
A secção Invoice lines pré-visualiza as linhas com que a fatura vai abrir. É construída a partir das mesmas escolhas, pelo que o que vê é o que o formulário recebe. Quando as linhas estiverem corretas, clique em Create an invoice no fundo do painel.
Dicas
- Nothing to invoice for this period with the scope above significa que o mês ou o âmbito não tem itens faturáveis. Verifique o Month e se Work time log está marcada.
- Se a pré-visualização indicar que alguns itens precisam de atenção, pode continuar na mesma. O ecrã seguinte indica exatamente que registos estão a bloquear as linhas.
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Resolver as horas bloqueadas e guardar a fatura
O formulário da fatura abre com as linhas preenchidas e o cliente do projeto selecionado. Se algumas horas não puderem ser valorizadas, um aviso intitulado Some logged hours have no rate ou Some logged hours match more than one rate lista cada registo por data, colaborador, projeto e horas. Marque Leave off nos registos a excluir e clique em Draft without the selected rows, ou corrija a tarifa e recomece a partir do projeto. Verifique o cabeçalho e os totais e, depois, clique em Save.
Dicas
- Cada linha mantém o projeto de onde veio. É essa ligação que associa a fatura ao projeto.
- Para enviar a fatura guardada ao seu cliente, siga o tutorial Criar uma fatura de saída a partir do passo do e-mail.
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Consultar a margem do projeto
De volta ao projeto, abra o separador Project financials e escolha Phase margin. Cada fase tem uma linha com Invoiced, Labour cost, Direct cost, Margin e Margin %. A última linha, Whole project, conta também o que foi lançado no próprio projeto, pelo que não é a soma das fases. O intervalo de datas acima da tabela abre da data de início do projeto até hoje.
Dicas
- Se o separador indicar This project has no phases, adicione uma no separador Phases com Add project phase. Até lá, Team costs over time mostra o custo das horas registadas no projeto.
- Uma Margin % que mostra nothing invoiced não é zero. Nada foi faturado no período, pelo que não há percentagem a mostrar.
- Project financials exige a permissão Account manager ou Profitability viewer.
Concluído!
As suas horas registadas estão agora numa fatura guardada e cada linha indica o projeto de onde veio.
Repita isto uma vez por mês para cada projeto faturável e consulte Phase margin após cada faturação para ver que fases dão lucro e quais não dão.