Extratos de consumos dos inquilinos

Um extrato de consumos de um inquilino calcula o que o contrato de arrendamento de um inquilino deve por eletricidade num mês: a energia que os contadores do inquilino registaram, multiplicada pela tarifa em vigor. Destina-se a ser confrontado com as faturas de consumos que já emitiu.

Ainda não existe um ecrã para isto. Os extratos só podem ser calculados, lidos e finalizados através da API da Flowtly, pelo seu administrador ou por um parceiro de integração. Nada disto aparece hoje nos menus da aplicação, e nada é faturado a partir de um extrato.

O que contém um extrato

• Um extrato por contrato de arrendamento e mês, para os contadores de eletricidade das unidades que o contrato abrange.
• Uma linha por contador: os kWh registados, o preço unitário e o montante.
• Os montantes são arredondados a duas casas decimais por linha, e o total é a soma das linhas arredondadas.
• Um inquilino cujas unidades não têm contador não tem extrato.

Como o mês é medido

• Só conta a parte do mês em que o contrato está efetivamente em vigor. Um contrato que começa no dia 16 é medido a partir do dia 16. Um contrato sem data de fim é tratado como ainda em vigor.
• A tarifa é a que está em vigor no primeiro dia do mês. Uma tarifa definida para um projeto ou contador específico prevalece sobre a tarifa predefinida da organização. Uma tarifa predefinida nunca se aplica antes da sua própria data de início.
• Uma unidade que dois contratos partilham no mesmo período é assinalada, porque, de outra forma, cada contrato seria cobrado pela totalidade da unidade.

Rascunho e final

Um extrato calculado é um rascunho. Recalcular um rascunho atualiza-o com as leituras e tarifas atuais. Uma segunda pessoa com a permissão adequada finaliza-o depois. Um extrato final nunca mais muda, mesmo que uma leitura ou uma tarifa seja editada mais tarde. Para corrigir um extrato final, calcula-se de novo, o que cria um novo rascunho ao lado; ao finalizar esse rascunho, ele substitui o anterior.

Um extrato não pode ser finalizado enquanto tiver um bloqueio:

• uma linha não tem tarifa, pelo que não pode ser valorizada;
• uma leitura parece duvidosa (negativa, marcada como estimativa ou muito afastada das restantes leituras desse contador);
• o extrato não tem linhas.

Os bloqueios são listados com o extrato, para que veja o que corrigir antes de finalizar.

Eliminar um contrato de arrendamento que tem extratos

Um contrato de arrendamento que tem um extrato final não pode ser eliminado. Como um extrato final é um registo que nunca muda, a Flowtly recusa a eliminação, lista os extratos finais por tipo de consumo e mês, e não altera nada. Os rascunhos não impedem a eliminação: são removidos juntamente com o contrato.

Comparação com as suas faturas

Uma comparação só de leitura coloca cada extrato ao lado das faturas de consumos emitidas ao mesmo cliente. Conta as linhas de fatura etiquetadas como consumos e vendidas no mês seguinte ao mês de consumo (ou mais tarde, se a sua organização fatura com mais meses de atraso). Para cada contrato mostra a diferença. Os contratos dentro de um por cento são mostrados como coincidentes; as diferenças maiores são assinaladas como sem explicação e nunca são forçadas a coincidir. Se não houver fatura ou total para comparar, a comparação di-lo em vez de mostrar um zero.

Quem pode fazer o quê

Ambas as permissões estão desativadas por predefinição e são atribuídas deliberadamente, nos seus grupos de permissões:

• "Meter Statements Calculator" calcula e lê extratos e a comparação.
• "Meter Statements Finaliser" finaliza extratos e pode lê-los.

As duas são separadas para que quem calcula não seja quem aprova.

Tudo isto exige também que as funcionalidades de gestão imobiliária e a definição de contadores de consumos (Definições de ativos) estejam ativadas para a sua organização.

Definir a tarifa predefinida

Se as suas faturas já mostram o que cobrou por kWh, a equipa de apoio da Flowtly pode deduzir delas a tarifa predefinida de um mês: toma a tarifa com que as faturas da maioria dos inquilinos concordam e regista-a uma só vez. Primeiro mostra o que registaria e não escreve nada até ser confirmado, e recusa quando as tarifas dos inquilinos não coincidem.

O que ainda não está coberto

Encargos de serviços comuns e acerto de fim de ano, água e calor, inquilinos sem contador, um ecrã para qualquer destes pontos e a conversão de um extrato numa fatura.