Importar leituras de contadores (Contadores)

A vista Contadores permite importar para o Flowtly as leituras de todos os contadores de consumo de um mês inteiro numa única ação, eliminando a necessidade de introduzir manualmente cada leitura para cada ativo. Carregue a folha de cálculo que a sua equipa de instalações já exporta (eletricidade, água ou gás), confirme qual o contador correspondente a cada linha e o Flowtly guarda as leituras. Essas leituras são então incluídas automaticamente nos seus processos de imputação de custos.

As leituras podem ser importadas a partir de um ficheiro Excel (normalmente uma exportação de manutenção) ou a partir de uma fotografia ou documento, como a fotografia de um contador, uma folha de leituras ou uma fatura de energia (imagem ou PDF).

Navegação: Aceda a esta funcionalidade através de Operações → Ativos → Contadores. Se a opção Contadores não estiver visível, um administrador terá de ativar os contadores de consumo nas definições de ativos da organização.

Antes de começar

• Certifique-se de que a sua exportação mensal de contadores está pronta como ficheiro .xlsx. Este ficheiro deve conter informações de ativos como linhas de cabeçalho (p. ex., -> [FA-2] Nome do edifício), com cada contador listado como uma linha abaixo do respetivo ativo, incluindo nome do dispositivo, leitura atual, variação desde a última leitura, unidade e data de leitura.
• É necessário possuir uma função com permissões para gerir contadores de ativos.

Importar a partir de um ficheiro Excel

1. Na página Contadores, clique em Importar leituras.
2. Certifique-se de que a opção Excel está selecionada.
3. Clique em Escolher ficheiro .xlsx e selecione o seu ficheiro de exportação. O nome do ficheiro é apresentado após o carregamento.
4. Clique em Pré-visualizar. O Flowtly processa cada linha e abre o passo de revisão.

O passo de revisão

O Flowtly requer a sua confirmação para cada leitura antes da importação. Para cada linha verá:

• O seletor de contadores: Este campo é pré-preenchido com a melhor correspondência do Flowtly. Os contadores que mapeou anteriormente ou cujas etiquetas de referência correspondem à exportação são identificados automaticamente. Se o contador sugerido estiver incorreto, abra o seletor e procure o contador correto.
• O valor: Pode editar este campo se houver um erro de digitação no ficheiro de exportação.
• Uma caixa de verificação de inclusão: Desmarque esta caixa para as linhas que não pretende importar.

Um banner no topo indica quantas linhas não têm atualmente nenhum contador selecionado. Essas linhas não serão importadas enquanto não lhes for atribuído um contador.

Sugestão: As suas seleções de contadores são guardadas. Em importações subsequentes, as linhas previamente mapeadas serão sugeridas automaticamente, simplificando o processo após o esforço inicial de mapeamento.

5. Depois de a tabela estar correta, clique em Importar.

O Flowtly guarda as leituras e apresenta um relatório sucinto com o número de leituras criadas, o número de leituras ignoradas (devido a já existir uma leitura para o mesmo contador e data, ou a uma entrada duplicada no ficheiro), e as linhas que não puderam ser processadas.

Importar a partir de uma fotografia ou documento

A opção Fotografia permite extrair valores de contadores de vários tipos de documentos, não apenas folhas de cálculo estruturadas. Pode carregar:

• Uma fotografia de um único contador, quer seja um visor digital/LCD ou um contador analógico de mostrador.
• Uma folha ou tabela de leituras em qualquer esquema ou idioma; não precisa de seguir o formato de exportação de manutenção [FA-x].
• Uma fatura de energia ou serviços (como imagem ou PDF), a partir da qual o Flowtly lê o índice atual do contador no texto.

1. Clique em Importar leituras e selecione a opção Fotografia.
2. Escolha uma fotografia ou documento tirando uma nova foto ou selecionando uma imagem ou PDF existente no seu dispositivo.
3. O Flowtly identifica todas as leituras percetíveis e apresenta-as no mesmo passo de revisão.
4. Confirme o contador para cada linha (atribua onde não estiver preenchido automaticamente), verifique o valor e clique em Importar.

Nota: Reveja sempre os valores extraídos antes de importar. As variações nas condições de iluminação, tipos de contadores e esquemas de documentos podem afetar a precisão da leitura automática, pelo que a leitura automática serve como ponto de partida. Nada é guardado até clicar em Importar, o que torna seguro experimentar com vários documentos.

Como funciona a correspondência

Ao clicar em Pré-visualizar, o Flowtly tenta sugerir um contador para cada linha utilizando a seguinte hierarquia:

1. Confirmação de mapeamento anterior: Se mapeou anteriormente uma linha de exportação para um contador específico, essa escolha é reutilizada em importações futuras.
2. Etiqueta de referência do contador: Se os seus contadores estiverem identificados com um identificador que corresponde ao formato da exportação (p. ex., cabeçalho do ativo + nome do contador), são correspondidos automaticamente.
3. Código do ativo + nome do contador: Para organizações que utilizam o código [FA-x] na sua estrutura de ativos, conforme referenciado na exportação.

Se não for encontrada nenhuma correspondência através destes métodos, a linha aparece como não mapeada e é necessário selecionar manualmente o contador. Essa seleção é então guardada para importações subsequentes.

Uma etiqueta de referência identifica um contador apenas quando exatamente um contador ativo a possui. Quando a mesma etiqueta é detida por dois ou mais contadores ativos, o Flowtly não consegue determinar a qual deles a linha pertence — por isso deixa a linha como não mapeada em vez de escolher um, e a linha é contabilizada no banner de linhas sem contador selecionado. Selecione o contador correto no seletor e essa escolha é guardada, embora valha a pena corrigir as etiquetas para que importações futuras correspondam sem ajuda.

Um contador desativado nunca bloqueia uma correspondência. Se uma etiqueta é partilhada entre um contador ativo e um ou mais retirados, o contador ativo é a correspondência.

Manter os IDs externos únicos

O ID externo de um contador é a etiqueta de referência utilizada para correspondência, e cada um pertence a um único contador ativo dentro de uma organização. Se introduzir um ID externo num novo contador, ou o alterar num existente, enquanto outro contador ativo já detém esse valor, o Flowtly rejeita a alteração e indica o contador que já o utiliza, para que possa registar as leituras nesse contador em vez de criar um segundo para o mesmo dispositivo.

Os contadores que não estão ativos estão isentos. Desmarcar a caixa Contador está ativo num contador que retirou liberta o seu ID externo, para que o contador que substitui um dispositivo físico possa ter a mesma etiqueta e continuar a corresponder às mesmas linhas da sua exportação. Um contador sem ID externo também não é afetado — o valor só precisa de ser único quando está definido.

Proteção contra duplicados

Pode realizar múltiplas importações com segurança. O Flowtly ignora automaticamente qualquer leitura que já exista para o mesmo contador e data. Também evita entradas duplicadas num único ficheiro, garantindo que importar os dados do mesmo mês duas vezes não cria registos redundantes.

Rever um contador individual

Clique em qualquer linha da lista Contadores para abrir o painel de detalhe desse contador. Este painel apresenta:

• Um resumo: Mostra a leitura mais recente, o consumo do último período e o consumo total ao longo do período.
• Um gráfico de consumo: Visualiza as tendências de utilização mês a mês com uma barra por período.
• O histórico de leituras completo (só de leitura): Lista cada leitura com a data, o valor, o consumo do período, o tipo e a origem.

Este painel oferece uma forma rápida de identificar leituras anómalas ou monitorizar a tendência de um contador diretamente a partir da página Contadores.

O que acontece a seguir

Todas as leituras importadas aparecem imediatamente na lista Contadores e no histórico de contadores de cada ativo. Essas leituras são incluídas automaticamente no sistema existente de imputação de custos de consumo (cálculo de consumo × preço, distribuindo depois os custos pelos arrendatários com base na cascata de contadores do ativo). Não são necessários passos adicionais.

Exemplos de utilização

• Consolidar leituras mensais de contadores de eletricidade, água e gás a partir de uma folha de cálculo de gestão de instalações no Flowtly para imputação automática de custos entre propriedades.
• Digitalizar leituras manuais de contadores capturadas como fotografias ou folhas manuscritas, integrando-as no Flowtly sem introdução manual de dados.
• Extrair índices atuais de contadores diretamente de faturas de energia carregadas (imagens ou PDFs) para atualizar eficientemente os registos de ativos e garantir uma faturação precisa.
• Atualizar rapidamente os históricos de contadores de ativos individuais após uma ronda de serviço carregando uma única fotografia de contador diretamente a partir de um dispositivo móvel.