Importare letture dei contatori (Contatori)

La vista Contatori consente di importare in Flowtly le letture di tutti i contatori di utenza di un intero mese in un'unica operazione, eliminando la necessità di inserire manualmente ogni lettura per ogni asset. Caricate il foglio di calcolo già esportato dal vostro team di facility management (elettricità, acqua o gas), confermate quale contatore corrisponde a ogni riga e Flowtly salva le letture. Queste letture vengono poi incluse automaticamente nei processi di ripartizione dei costi.

Le letture possono essere importate da un file Excel (in genere un'esportazione di manutenzione) o da una foto o documento, come la foto di un contatore, un foglio di letture o una bolletta energetica (immagine o PDF).

Navigazione: Accedete a questa funzione tramite Operazioni → Asset → Contatori. Se l'opzione Contatori non è visibile, un amministratore deve abilitare i contatori di utenza nelle impostazioni asset dell'organizzazione.

Prima di iniziare

• Assicuratevi che l'esportazione mensile dei contatori sia disponibile come file .xlsx. Il file deve contenere le informazioni sugli asset come righe di intestazione (ad es. -> [FA-2] Nome edificio), con ogni contatore elencato come riga sotto il rispettivo asset, includendo il nome del dispositivo, la lettura attuale, la variazione dall'ultima lettura, l'unità e la data di lettura.
• È necessario disporre di un ruolo con i permessi per gestire i contatori degli asset.

Importare da un file Excel

1. Nella pagina Contatori, fate clic su Importa letture.
2. Verificate che sia selezionata l'opzione Excel.
3. Fate clic su Scegli file .xlsx e selezionate il file di esportazione. Il nome del file viene visualizzato una volta caricato.
4. Fate clic su Anteprima. Flowtly elabora ogni riga e apre il passaggio di revisione.

Il passaggio di revisione

Flowtly richiede la vostra conferma per ogni lettura prima dell'importazione. Per ogni riga vedrete:

• Il selettore del contatore: Questo campo è precompilato con la migliore corrispondenza di Flowtly. I contatori che avete precedentemente associato o la cui etichetta di riferimento corrisponde all'esportazione vengono identificati automaticamente. Se il contatore suggerito non è corretto, aprite il selettore e cercate il contatore corretto.
• Il valore: Potete modificare questo campo se nel file di esportazione è presente un errore di digitazione.
• Una casella di inclusione: Deselezionate questa casella per le righe che non desiderate importare.

Un banner in alto indica quante righe al momento non hanno contatori selezionati. Queste righe non verranno importate finché non verrà loro assegnato un contatore.

Suggerimento: Le vostre selezioni di contatori vengono ricordate. Per le importazioni successive, le righe precedentemente associate verranno suggerite automaticamente, semplificando il processo dopo lo sforzo iniziale di associazione.

5. Una volta che la tabella è corretta, fate clic su Importa.

Flowtly salva le letture e presenta un breve report con i dettagli di quante letture sono state create, quante sono state saltate (a causa di una lettura già esistente per lo stesso contatore e la stessa data, o di un'immissione duplicata nel file), e le righe che non hanno potuto essere elaborate.

Importare da una foto o documento

L'opzione Foto consente di estrarre valori dei contatori da vari tipi di documenti, non solo fogli di calcolo strutturati. Potete caricare:

• Una foto di un singolo contatore, che si tratti di un display digitale/LCD o di un quadrante analogico.
• Un foglio o tabella di letture in qualsiasi layout o lingua; non è necessario che segua il formato di esportazione di manutenzione [FA-x].
• Una bolletta energetica o fattura (come immagine o PDF), dalla quale Flowtly legge l'indice attuale del contatore dal testo.

1. Fate clic su Importa letture, quindi selezionate l'opzione Foto.
2. Scegliete una foto o un documento scattando una nuova foto o selezionando un'immagine o PDF esistente dal vostro dispositivo.
3. Flowtly identifica tutte le letture individuabili e le visualizza nello stesso passaggio di revisione.
4. Confermate il contatore per ogni riga (assegnatelo dove non viene compilato automaticamente), verificate il valore e quindi fate clic su Importa.

Nota: Esaminate sempre i valori estratti prima dell'importazione. Le variazioni nell'illuminazione, negli stili dei contatori e nei layout dei documenti possono influire sulla precisione della lettura automatica, pertanto la lettura automatica serve come punto di partenza. Nulla viene salvato finché non si fa clic su Importa, il che rende sicuro sperimentare con vari documenti.

Come funziona la corrispondenza

Quando fate clic su Anteprima, Flowtly tenta di suggerire un contatore per ogni riga utilizzando la seguente gerarchia:

1. Conferma della precedente associazione: Se avete precedentemente associato una riga di esportazione a un contatore specifico, quella scelta viene riutilizzata per le importazioni future.
2. Etichetta di riferimento del contatore: Se i vostri contatori sono etichettati con un identificatore che corrisponde al formato dell'esportazione (ad es. intestazione asset + nome contatore), vengono abbinati automaticamente.
3. Codice asset + nome contatore: Per le organizzazioni che utilizzano il codice [FA-x] nella loro struttura degli asset, come riferito nell'esportazione.

Se non viene trovata alcuna corrispondenza tramite questi metodi, la riga appare come non associata ed è necessario selezionare manualmente il contatore. Questa selezione viene poi ricordata per le importazioni successive.

Un'etichetta di riferimento identifica un contatore solo quando esattamente un contatore attivo la porta. Quando la stessa etichetta è posseduta da due o più contatori attivi, Flowtly non riesce a determinare a quale di essi appartiene la riga — pertanto lascia la riga non associata invece di sceglierne uno, e la riga viene conteggiata nel banner delle righe senza contatore selezionato. Selezionate il contatore corretto nel selettore e quella scelta viene ricordata, sebbene valga la pena correggere le etichette stesse in modo che le importazioni successive corrispondano senza assistenza.

Un contatore disattivato non blocca mai una corrispondenza. Se un'etichetta è condivisa tra un contatore attivo e uno o più pensionati, il contatore attivo è la corrispondenza.

Mantenere univoci gli ID esterni

L'ID esterno di un contatore è l'etichetta di riferimento utilizzata per la corrispondenza, e ogni ID appartiene a un singolo contatore attivo all'interno di un'organizzazione. Se inserite un ID esterno su un nuovo contatore, o lo modificate su uno esistente, mentre un altro contatore attivo possiede già quel valore, Flowtly rifiuta la modifica e indica il contatore che lo utilizza già, in modo che possiate registrare le letture su quel contatore invece di creare un secondo contatore per lo stesso dispositivo.

I contatori non attivi sono esenti. La deselezione della casella Contatore attivo su un contatore che avete ritirato libera il suo ID esterno, in modo che il contatore che sostituisce un dispositivo fisico possa portare la stessa etichetta e continuare ad abbinare le stesse righe della vostra esportazione. Anche un contatore senza ID esterno non è influenzato — il valore deve essere univoco solo quando è impostato.

Protezione dai duplicati

Potete eseguire più importazioni in tutta sicurezza. Flowtly salta automaticamente qualsiasi lettura già esistente per lo stesso contatore e la stessa data. Impedisce inoltre le voci duplicate all'interno di un singolo file, garantendo che importare i dati dello stesso mese due volte non crei record ridondanti.

Revisione di un singolo contatore

Fate clic su qualsiasi riga nell'elenco Contatori per aprire il pannello dei dettagli di quel contatore. Questo pannello visualizza:

• Un riepilogo: Mostra l'ultima lettura, il consumo dell'ultimo periodo e il consumo totale nel corso del periodo.
• Un grafico dei consumi: Visualizza le tendenze di utilizzo mese per mese con una barra per periodo.
• La completa cronologia delle letture (sola lettura): Elenca ogni lettura con la sua data, valore, consumo del periodo, tipo e fonte.

Questo pannello offre un modo rapido per identificare letture anomale o monitorare la tendenza di un contatore direttamente dalla pagina Contatori.

Cosa succede dopo

Tutte le letture importate appaiono immediatamente nell'elenco Contatori e nella cronologia dei contatori di ogni asset. Queste letture vengono incluse automaticamente nel sistema esistente di ripartizione dei costi di utenza (calcolo di consumo × prezzo, quindi distribuzione dei costi tra gli inquilini in base alla cascata di contatori dell'asset). Non sono necessari ulteriori passaggi.

Esempi di utilizzo

• Consolidare le letture mensili dei contatori di elettricità, acqua e gas da un foglio di calcolo di facility management in Flowtly per la ripartizione automatica dei costi tra le proprietà.
• Digitalizzare le letture manuali dei contatori acquisite come fotografie o fogli scritti a mano, integrandole in Flowtly senza inserimento manuale dei dati.
• Estrarre gli indici attuali dei contatori direttamente dalle bollette energetiche caricate (immagini o PDF) per aggiornare in modo efficiente i record degli asset e garantire una fatturazione accurata.
• Aggiornare rapidamente le cronologie dei contatori dei singoli asset dopo un giro di manutenzione caricando una singola foto del contatore direttamente da un dispositivo mobile.